KSeF (Krajowy System e-Faktur)
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system informatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Umożliwia wymianę dokumentów zawierających dane zapisane według wspólnego schematu.
Faktury obsługiwane przez KSeF mają postać plików XML. Poszczególne informacje znajdują się w oznaczonych polach, dzięki czemu oprogramowanie może je odczytywać i przekazywać do dalszego przetwarzania. Użytkownik może również korzystać z czytelnej wizualizacji dokumentu, np. w PDF.
Z KSeF można pracować poprzez aplikacje udostępniane przez Ministerstwo Finansów lub oprogramowanie połączone z systemem przez API, czyli interfejs wymiany danych.
W organizacji warto rozróżnić trzy obszary:
- Wymianę faktur z KSeF - przesyłanie i pobieranie dokumentów oraz sprawdzanie informacji o ich przetworzeniu.
- Wewnętrzny obieg dokumentów - opis, weryfikację zakupu i akceptację kosztu.
- Dalszą obsługę finansową - wykorzystanie danych w systemach księgowych i procesach płatności.
Takie rozdzielenie pomaga ustalić odpowiedzialność poszczególnych osób i systemów.
Cel biznesowy
Celem wykorzystania KSeF w procesach biznesowych jest uporządkowanie wymiany danych z faktur oraz ograniczenie ręcznych czynności związanych z ich przekazywaniem i rejestracją.
Połączenie KSeF z firmowymi narzędziami może usprawnić dostarczanie dokumentów do właściwych zespołów. Dane można następnie wykorzystać do sprawdzania zakupów, przypisywania kosztów i przygotowywania zestawień.
Dla organizacji istotne jest zaprojektowanie całej drogi dokumentu: od jego pobrania, przez weryfikację, aż po przekazanie informacji do dalszej obsługi.
Korzyści
Uporządkowana obsługa KSeF i integracja z narzędziami firmowymi mogą zapewnić:
- Mniej ręcznego przepisywania danych - dzięki odczytywaniu informacji z określonych pól.
- Sprawniejsze przekazywanie faktur - dokumenty mogą trafiać bezpośrednio do firmowego obiegu.
- Łatwiejszą identyfikację dokumentów - poprzez zachowanie ich numerów i powiązań między systemami.
- Większą przejrzystość obsługi - przy rozróżnieniu etapów pobrania, weryfikacji i akceptacji.
- Mniej rozproszonych czynności - ograniczenie przenoszenia informacji między pocztą, plikami i aplikacjami.
- Lepsze wykorzystanie danych - w analizach zakupowych i kosztowych, po odpowiednim opisaniu dokumentów.
Jak LOGITO wspiera obsługę KSeF?
LOGITO udostępnia integrację z KSeF przez API, umożliwiającą automatyczny odbiór i obsługę e-faktur. Pobrane dokumenty można włączyć do skonfigurowanego procesu firmowego, obejmującego opis i akceptację.
Poniższa tabela porównuje pracę w odpowiednio skonfigurowanym LOGITO z obsługą dokumentów bez uporządkowanego połączenia z procesami wewnętrznymi.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Automatyczny odbiór faktur z KSeF - integracja przez API umożliwia przekazywanie dokumentów do obsługi w LOGITO. | Ręczne przenoszenie dokumentów i trudności z ustaleniem, które faktury zostały już przekazane do obsługi. |
Konfigurowalna ścieżka akceptacji - obieg można dopasować do osób odpowiedzialnych, limitów i przyjętych zasad organizacyjnych. | Niejasna odpowiedzialność za sprawdzenie dokumentu i podjęcie decyzji. |
Powiązanie z procesem zakupowym - rozwiązanie P2P wspiera porównywanie zamówienia, potwierdzenia dostawy i faktury. | Trudności z wyjaśnianiem rozbieżności między dokumentem a przebiegiem zakupu. |
Współpraca z ERP - wymianę informacji można przygotować zgodnie z potrzebami i możliwościami technicznymi organizacji. | Wielokrotne wprowadzanie danych i niespójne informacje w poszczególnych narzędziach. |
Status przetworzenia dokumentu w KSeF i status jego akceptacji w firmie opisują różne etapy. Przyjęcie faktury przez system nie potwierdza, że zakup został sprawdzony przez osobę odpowiedzialną za koszt.
6 kroków przygotowania integracji KSeF z firmowym obiegiem
- Określ zadania poszczególnych systemów.
Ustal, które narzędzie odpowiada za pobieranie faktur, opis dokumentów, akceptację i dalsze przetwarzanie danych. - Przygotuj zasady dostępu.
Wskaż osoby odpowiedzialne za połączenie z KSeF oraz zakres dostępu użytkowników w aplikacjach firmowych. Sprawdź ustawienia dla właściwego podmiotu. - Zaprojektuj mapowanie danych.
Określ, do których pól trafiają informacje z faktury. Uwzględnij identyfikatory dokumentu, kontrahenta, kwoty i powiązania wykorzystywane wewnątrz organizacji. - Ustal sposób kontroli pobierania.
Określ, jak sprawdzana będzie poprawność importu i jak zostaną wykryte dokumenty wymagające ponownej obsługi. Zaplanuj ograniczanie powielonych wpisów. - Połącz odbiór z procesem wewnętrznym.
Przygotuj zasady przypisywania dokumentów do osób, projektów lub zamówień. Określ sposób obsługi brakujących informacji i rozbieżności. - Przetestuj cały przepływ.
W środowisku testowym sprawdź poprawny import, błąd połączenia, brak dostępu i ponowienie operacji. Zweryfikuj również przekazanie danych do kolejnego systemu.
Jak przygotować organizację?
Przed uruchomieniem rozwiązania warto przygotować:
- Mapę obiegu faktur - z opisem odpowiedzialności systemów i zespołów.
- Listę użytkowników i zakresów dostępu - obejmującą obsługę integracji oraz dokumentów.
- Zasady opisywania kosztów - np. przypisywania projektu, działu i kategorii.
- Procedurę obsługi błędów - wskazującą osobę przyjmującą zgłoszenie i sposób potwierdzania rozwiązania problemu.
- Zestaw scenariuszy testowych - uwzględniający typowe dokumenty oraz wyjątki.
Warto też ustalić, jak użytkownicy rozpoznają różnicę między dokumentem pobranym, wymagającym wyjaśnienia i zaakceptowanym wewnętrznie.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od liczby systemów, zakresu wymiany danych i złożoności obiegu. Jasny podział odpowiedzialności ułatwia konfigurację i testy. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Zależy od sposobu uwierzytelniania, nadanych uprawnień i ochrony danych dostępowych. Weryfikacji wymagają również widoki oraz eksporty w aplikacjach firmowych. |
Koszt wdrożenia | Obejmuje analizę, konfigurację integracji, przygotowanie procesu, testy i szkolenia. Zakres prac należy określić dla konkretnego środowiska. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia interfejsów, obsługiwanych struktur danych i możliwości współpracy z ERP oraz innymi narzędziami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Możliwa dzięki ograniczeniu przenoszenia dokumentów i przepisywania danych. Efekty warto mierzyć na całej ścieżce obsługi faktury. |
Podsumowanie
KSeF umożliwia wymianę faktur ustrukturyzowanych i dostęp do ich danych. LOGITO wspiera połączenie odbioru dokumentów z firmowym opisem, weryfikacją i akceptacją. Sprawny proces wymaga poprawnej integracji, czytelnych statusów oraz ustalonej odpowiedzialności za dokumenty i błędy.