Mobilny dostęp do dokumentów
Mobilny dostęp do dokumentów to możliwość korzystania z firmowej dokumentacji na smartfonie lub tablecie, zgodnie z uprawnieniami użytkownika. Obejmuje odnajdywanie i przeglądanie materiałów, a zależnie od rozwiązania także wykonywanie działań w procesie, np. akceptowanie dokumentów, dodawanie komentarzy czy uzupełnianie informacji.
Mobilny dostęp do dokumentów - co to jest?
Dzięki temu pracownik może obsłużyć sprawę podczas delegacji, wizyty w oddziale lub pracy w terenie. Korzysta z dokumentacji powiązanej z firmowym procesem, jego statusem i historią działań.
Mobilny dostęp może obejmować:
- Wyszukiwanie dokumentów - np. według numeru, kontrahenta lub rodzaju sprawy.
- Podgląd treści i załączników - zapoznanie się z materiałami potrzebnymi do decyzji.
- Obsługę zadań - wykonywanie dostępnych akcji, takich jak akceptacja lub zwrot.
- Komentowanie - przekazywanie uwag w kontekście konkretnego dokumentu.
- Sprawdzanie statusów - ustalenie, na jakim etapie znajduje się sprawa.
Zakres dostępnych funkcji zależy od systemu, konfiguracji procesu oraz uprawnień. Przygotowanie dostępu mobilnego powinno uwzględniać czytelność danych na małym ekranie, sposób połączenia z systemem i zasady korzystania z urządzeń.
Cel biznesowy
Celem biznesowym mobilnego dostępu do dokumentów jest ograniczenie opóźnień wynikających z nieobecności pracownika przy komputerze.
Możliwość sprawdzenia dokumentu i wykonania zadania poza biurem pomaga utrzymać ciągłość obsługi. Ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy na decyzję jednej osoby czekają kolejne działy. LOGITO uwzględnia dostęp zdalny i mobilny m.in. w elektronicznym obiegu faktur.
Korzyści
Do ogólnych korzyści z mobilnego dostępu do dokumentów należą:
- Krótsze oczekiwanie na decyzje - możliwość wykonania zadania poza biurem.
- Sprawniejsza praca w terenie - dostęp do informacji podczas spotkań i wizyt w oddziałach.
- Lepsza współpraca między lokalizacjami - korzystanie ze wspólnego zasobu dokumentów.
- Mniej dodatkowych próśb o przesłanie pliku - samodzielne odnajdywanie potrzebnych materiałów.
- Większa przejrzystość spraw - możliwość sprawdzenia statusu bez kontaktowania się z innymi uczestnikami.
- Mniej rozproszonych uzgodnień - wykonywanie działań i dodawanie uwag w firmowym obiegu.
Oszczędność czasu zależy od rodzaju zadań. Największą wartość mogą przynieść krótkie, częste działania, których
odłożenie blokuje dalszą pracę.
Jak działa mobilny dostęp do dokumentów w LOGITO?
LOGITO jest responsywne i działa na smartfonach oraz tabletach. Producent opisuje dostęp przez przeglądarkę mobilną, umożliwiający m.in. przeglądanie dokumentów, akceptowanie i dodawanie komentarzy.
Platforma wykorzystuje rozwiązanie webowe określane jako PWA. Przygotowanie mobilnej obsługi obejmuje również dopasowanie widoków do urządzenia i zadań użytkownika.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Dostęp do systemu przez przeglądarkę na telefonie lub tablecie. | Odkładanie obsługi dokumentu do czasu powrotu do komputera. |
Mobilny podgląd dokumentów i możliwość ich akceptowania. | Wstrzymanie kolejnych etapów procesu podczas nieobecności akceptanta. |
Dodawanie komentarzy przy obsługiwanym dokumencie. | Rozproszenie uwag w wiadomościach i trudności z odtworzeniem ustaleń. |
Dostęp do dokumentacji zgodnie z rolą i uprawnieniami. | Przekazywanie kopii plików poza uporządkowanym obiegiem. |
Możliwość osobnego skonfigurowania widoków i kolumn dla urządzeń mobilnych. | Przeładowane listy utrudniające znalezienie informacji na małym ekranie. |
Możliwości te opisują materiały producenta i dokumentacja konfiguracji widoku mobilnego. Zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej obsługi i rozproszonej komunikacji bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania.
Administrator może określić, które widoki są prezentowane mobilnie, oraz dobrać dla nich odrębny zestaw kolumn. Dostępność widoku pozostaje powiązana z pozostałymi ustawieniami widoczności i uprawnieniami.
Przykładowa akceptacja dokumentu poza biurem
Przykładowy scenariusz do przygotowania i przetestowania może obejmować:
- Informację o zadaniu - użytkownik otrzymuje powiadomienie o dokumencie wymagającym reakcji.
- Otwarcie systemu - loguje się do LOGITO na telefonie.
- Sprawdzenie materiałów - przegląda opis dokumentu oraz potrzebne załączniki.
- Wykonanie dostępnej akcji - akceptuje dokument lub przekazuje go do uzupełnienia, zgodnie z konfiguracją.
- Kontynuację obiegu - dokument przechodzi do kolejnego etapu, a uczestnicy mogą sprawdzić jego status.
LOGITO łączy obsługę dokumentów z powiadomieniami, regułami przekazywania i kontrolą przebiegu spraw.
6 kroków przygotowania mobilnego dostępu do dokumentów
- Wybierz zadania mobilne. Ustal, co pracownicy mają wykonywać na telefonie, np. przeglądać umowy, komentować dokumenty lub zatwierdzać wnioski.
- Określ użytkowników i uprawnienia. Przypisz zakres dostępu do ról oraz obowiązków. Ustal sposób połączenia z firmowym środowiskiem.
- Dostosuj widoki. Wybierz najważniejsze kolumny i informacje. Sprawdź czytelność formularzy oraz dostępność potrzebnych działań.
- Przetestuj rzeczywiste scenariusze. Zweryfikuj logowanie, wyszukiwanie, podgląd załączników i zapis decyzji na urządzeniach używanych w firmie.
- Przeprowadź pilotaż. Udostępnij rozwiązanie wybranej grupie i zbierz uwagi dotyczące wygody obsługi.
- Oceń efekty i popraw konfigurację. Sprawdź czas oczekiwania na decyzje, liczbę wykonanych zadań mobilnych i najczęstsze trudności.
W testach warto uwzględnić różne wielkości ekranów oraz zachowanie aplikacji przy pogorszeniu lub utracie połączenia.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od gotowości systemu, zakresu zadań mobilnych i potrzebnych zmian widoków. Należy uwzględnić testy na urządzeniach użytkowników. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Zależny od uprawnień, sposobu uwierzytelniania i zabezpieczenia urządzeń. Dostęp mobilny powinien podlegać firmowym zasadom ochrony dokumentów. |
Koszt wdrożenia | Indywidualny. Obejmuje konfigurację, przygotowanie dostępu, testy i szkolenia w zakresie właściwym dla organizacji. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Do sprawdzenia dla używanych telefonów, tabletów, przeglądarek i sposobu udostępnienia systemu. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie wysoka przy częstych akceptacjach i pracy poza biurem. Efekt warto mierzyć przez czas oczekiwania oraz realizacji zadań. |
Podsumowanie
Mobilny dostęp do dokumentów umożliwia pracę z firmową dokumentacją na smartfonie lub tablecie. Pomaga skrócić oczekiwanie na decyzje i usprawnia obsługę spraw poza biurem.
LOGITO wspiera mobilny podgląd, akceptowanie i komentowanie dokumentów. Wygoda oraz skuteczność rozwiązania zależą od dopasowania widoków, uprawnień i zadań do potrzeb użytkowników.