Modelowanie procesów biznesowych

Modelowanie procesów biznesowych - co to jest?

Najczęściej przyjmuje postać diagramu uzupełnionego opisem ról, danych i reguł. Pomaga przedstawić cały przebieg sprawy, np. od złożenia wniosku zakupowego do jego zatwierdzenia albo od otrzymania reklamacji do przekazania odpowiedzi klientowi. Modelowanie jest jednym z elementów projektowania i rozwijania procesów w systemach BPMS.

Dobrze przygotowany model określa:

• Początek i koniec procesu - co uruchamia sprawę i jaki rezultat oznacza jej zakończenie.
• Zadania i kolejność działań - co należy wykonać i jakie są zależności między etapami.
• Role i odpowiedzialność - kto realizuje zadania, podejmuje decyzje i nadzoruje proces.
• Dane oraz dokumenty - jakie informacje są potrzebne i co powstaje podczas pracy.
• Warunki przejścia - kiedy sprawa trafia do kolejnego etapu lub innego odbiorcy.
• Wyjątki - jak obsłużyć braki, odrzucenie, opóźnienie lub wycofanie sprawy.

Modele AS-IS i TO-BE

W modelowaniu rozróżnia się dwa ujęcia:

• AS-IS - opisuje rzeczywisty, obecny przebieg procesu, w tym ręczne czynności, miejsca oczekiwania i nieformalne uzgodnienia.
• TO-BE - przedstawia docelowy sposób działania po wprowadzeniu zmian.

Porównanie obu modeli pomaga ustalić, które etapy warto uprościć, jakie reguły doprecyzować i gdzie zastosować automatyzację. Analiza powinna uwzględniać doświadczenia osób faktycznie realizujących zadania.

BPMN w modelowaniu procesów

BPMN, czyli Business Process Model and Notation, to standard graficznego przedstawiania procesów biznesowych. Zapewnia wspólny sposób zapisu, który ułatwia współpracę osób biznesowych, analityków i specjalistów IT.

Diagram może służyć dokumentowaniu i analizie pracy, a także przygotowaniu rozwiązania informatycznego. Samo zastosowanie notacji wymaga jeszcze uzgodnienia logiki procesu i szczegółów jego realizacji.

Cel biznesowy

Celem biznesowym modelowania procesów jest zrozumienie i uzgodnienie sposobu pracy oraz zaprojektowanie zmian odpowiadających potrzebom organizacji.

Model pomaga wykrywać zbędne przekazania, powtarzające się czynności i niejasną odpowiedzialność. Pozwala również omówić przyszły sposób działania przed rozpoczęciem konfiguracji systemu. Dzięki temu zespół może wcześniej rozstrzygnąć, kto podejmuje decyzje i jak obsługuje się sytuacje nietypowe.

Korzyści

Do ogólnych korzyści z modelowania procesów biznesowych należą:

• Lepsze zrozumienie pracy - wspólny obraz przebiegu sprawy dla wszystkich uczestników.
• Jasna odpowiedzialność - wskazanie wykonawców, akceptantów i właściciela procesu.
• Wykrywanie wąskich gardeł - identyfikacja miejsc oczekiwania i zbędnych przekazań.
• Spójne zasady obsługi - uzgodnienie decyzji, wyjątków i wymaganych informacji.
• Łatwiejsze przygotowanie automatyzacji - określenie potrzeb przed konfiguracją rozwiązania.
• Sprawniejsze wdrażanie pracowników - możliwość wyjaśnienia zadań na podstawie czytelnego modelu.

Korzyści operacyjne, takie jak krótszy czas realizacji, należy potwierdzić po wprowadzeniu zaprojektowanych zmian.

Jak działa modelowanie procesów biznesowych w LOGITO?

LOGITO łączy graficzne modelowanie procesów w BPMN z konfiguracją workflow w podejściu low-code/no-code. Użytkownik projektujący obieg może określać ścieżki zadań i decyzji, przypisywać role oraz sprawdzać scenariusze przed udostępnieniem procesu pracownikom.

Diagram jest powiązany z elementami potrzebnymi do wykonania procesu, m.in. formularzami, akcjami, odbiorcami zadań i statusami. Zakres konfiguracji zależy od logiki obiegu i wymaganych integracji.
 

Możliwości te opisują materiały LOGITO dotyczące BPMN, workflow oraz konfiguracji diagramu procesu. Zagrożenia w tabeli dotyczą przede wszystkim ręcznej obsługi i rozproszonej dokumentacji bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania.

Przykład modelowania akceptacji wniosku zakupowego

Przykładowy model do uzgodnienia i skonfigurowania może obejmować:

1. Złożenie wniosku - pracownik opisuje potrzebę, podaje kwotę i dodaje wymagane materiały.
2. Sprawdzenie kompletności - brakujące dane powodują przekazanie wniosku do uzupełnienia.
3. Wybór ścieżki - reguły uwzględniają np. kwotę, dział lub rodzaj zakupu.
4. Akceptację - wniosek trafia do wskazanych osób zgodnie z ich odpowiedzialnością.
5. Obsługę decyzji - zatwierdzenie, odrzucenie albo zwrot uruchamia odpowiedni dalszy wariant.
6. Zakończenie - proces kończy się po zapisaniu rozstrzygnięcia i wymaganych informacji.

W tym przykładzie granicą procesu jest decyzja dotycząca wniosku. Dalsza realizacja zakupu może stanowić odrębny proces lub jego rozwinięcie.

6 kroków modelowania procesu biznesowego

1. Określ cel i granice. Ustal oczekiwany rezultat, zdarzenie rozpoczynające oraz warunki zakończenia procesu.
2. Poznaj stan obecny. Porozmawiaj z uczestnikami, przeanalizuj dokumenty i sprawdź rzeczywiste przekazania, opóźnienia oraz wyjątki.
3. Zbuduj model AS-IS. Przedstaw zadania, role, decyzje i przepływ informacji. Zweryfikuj opis z osobami wykonującymi pracę.
4. Zaprojektuj model TO-BE. Uprość zbędne etapy, doprecyzuj odpowiedzialność i ustal docelowe reguły.
5. Sprawdź scenariusze. Przejdź przez typową sprawę, brak danych, odmowę, zastępstwo i przekroczenie terminu. Popraw niejasności.
6. Przygotuj wdrożenie i pomiar. Ustal właściciela procesu, zasady aktualizacji oraz wskaźniki oceny. Przy automatyzacji skonfiguruj i przetestuj obieg.

LOGITO zaleca uwzględnianie rzeczywistych wyjątków i odpowiedzialności przed przeniesieniem reguł do systemu.

Kryteria i ocena

 
Ocena dotyczy przygotowania modelu oraz ewentualnego uruchomienia procesu w systemie.

Podsumowanie

Modelowanie procesów biznesowych porządkuje wiedzę o zadaniach, rolach i zasadach działania. Pozwala opisać stan obecny oraz uzgodnić docelowy sposób pracy.

LOGITO wspiera przejście od modelu BPMN do skonfigurowanego i przetestowanego obiegu. Skuteczność rozwiązania zależy od jakości analizy, udziału uczestników i regularnej oceny wyników.