Orkiestracja procesów
Orkiestracja procesów to koordynowanie zadań, osób i systemów informatycznych tak, aby wspólnie realizowały określony cel biznesowy. Określa kolejność działań, zależności między etapami oraz warunki uruchamiania kolejnych czynności.
Orkiestracja procesów -definicja
Obejmuje zarówno zadania wykonywane przez pracowników, jak i działania automatyczne. Pozwala zarządzać przebiegiem sprawy od jej rozpoczęcia do zakończenia, również wtedy, gdy wymaga ona współpracy kilku działów i aplikacji.
W praktyce orkiestracja procesów biznesowych porządkuje:
- Kolejność działań -wskazuje, co musi wydarzyć się przed rozpoczęciem następnego etapu.
- Odpowiedzialność -przypisuje zadania konkretnym osobom, zespołom lub systemom.
- Przepływ danych -określa, jakie informacje są przekazywane między uczestnikami procesu.
- Reguły i wyjątki -uwzględnia akceptacje, odrzucenia, braki danych i błędy.
- Nadzór nad realizacją -umożliwia śledzenie postępów i wykrywanie opóźnień.
Orkiestracja, automatyzacja i integracja -jak się łączą?
Pojęcie | Znaczenie w praktyce |
|---|---|
Automatyzacja zadania | System wykonuje określoną czynność, np. wysyła powiadomienie po zatwierdzeniu dokumentu. |
Integracja systemów | Aplikacje wymieniają dane, np. przekazują informacje o zamówieniu między platformą obiegu dokumentów a ERP. |
Orkiestracja procesów | Wspólny przebieg określa, kiedy wykonać zadanie, uruchomić wymianę danych i skierować sprawę do kolejnego uczestnika. |
Automatyzacja i integracja dostarczają mechanizmów, które orkiestracja łączy w uporządkowany przebieg pracy.
Cel biznesowy
Celem biznesowym orkiestracji procesów jest zapewnienie ciągłości realizacji spraw obejmujących wiele zadań, działów i systemów. Organizacja może ustalić wspólne zasady przekazywania pracy oraz ograniczyć przestoje na styku poszczególnych etapów.
Przykładowo zatwierdzenie zapotrzebowania może uruchamiać obsługę zamówienia, przekazanie danych do ERP i późniejszy obieg dokumentów rozliczeniowych. Każde działanie ma określone miejsce w całym procesie.
Korzyści
Dobrze zaprojektowana orkiestracja procesów może przynieść następujące korzyści:
- Krótszy czas realizacji spraw -ograniczenie oczekiwania na ręczne przekazanie zadania.
- Mniej powtarzalnych czynności -zmniejszenie liczby wiadomości, przypomnień i operacji administracyjnych.
- Lepsza kontrola zależności -kolejne działania są uruchamiane zgodnie z przyjętymi regułami.
- Większa przejrzystość -łatwiej ustalić aktualny etap i przyczynę zatrzymania sprawy.
- Sprawniejsza obsługa wyjątków -wcześniej określone ścieżki pomagają reagować na błędy i nietypowe sytuacje.
- Łatwiejsze doskonalenie procesu -analiza przebiegu pracy wskazuje miejsca wymagające zmian.
Jak działa orkiestracja procesów w LOGITO?
LOGITO wspiera orkiestrację przez połączenie mechanizmu workflow, formularzy, akcji systemowych, podprocesów i integracji. Graficzny model pozwala określić etapy oraz role uczestników, a konfiguracja obiegu wskazuje sposób przekazywania zadań.
Dokumentacja platformy opisuje również uruchamianie innego procesu z bieżącego obiegu oraz powiązanie dokumentu podprocesu z dokumentem głównym. Pozwala to łączyć odrębne obiegi, np. sprawę zakupową z dokumentami wymagającymi dalszej obsługi.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Graficzny model procesu -etapy i odpowiedzialność można przedstawić we wspólnym schemacie. | Rozproszone instrukcje utrudniają ustalenie pełnego przebiegu sprawy. |
Warunkowe ścieżki obiegu - dalsze działania mogą zależeć od danych lub decyzji użytkownika. | Ręczne wybieranie ścieżki zwiększa ryzyko pominięcia wymaganego etapu. |
Powiązane podprocesy - z głównego obiegu można uruchomić proces w innym module. | Osobno prowadzone sprawy trudniej połączyć z dokumentem źródłowym. |
Akcje systemowe - skonfigurowane czynności mogą wykonywać się automatycznie. | Pracownicy muszą pamiętać o wykonaniu powtarzalnych operacji. |
Integracje z aplikacjami biznesowymi - dane mogą przepływać między LOGITO a innymi systemami. | Ręczne przepisywanie informacji sprzyja rozbieżnościom i opóźnieniom. |
Statusy, terminy i powiadomienia - pomagają nadzorować realizację kolejnych etapów | Ustalenie przyczyny opóźnienia wymaga dodatkowych zapytań i sprawdzania dokumentów. |
Opisane zastosowania wynikają z możliwości konfiguracji diagramu, akcji i połączeń z innymi systemami. Ich zakres zależy od projektu wdrożenia.
Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej, rozproszonej obsługi bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania.
Przykładowy proces zakupowy w 6 krokach
Po skonfigurowaniu odpowiednich obiegów i integracji scenariusz może wyglądać następująco:
- Zgłoszenie zapotrzebowania - pracownik wprowadza opis zakupu, przewidywaną wartość i uzasadnienie.
- Weryfikacja informacji - osoba odpowiedzialna sprawdza kompletność zgłoszenia i kieruje je dalej lub do uzupełnienia.
- Akceptacja - przyjęte reguły określają wymagane zgody, np. dodatkową akceptację powyżej ustalonej kwoty.
- Realizacja zamówienia - dział zakupów podejmuje działania, a uzgodniona integracja przekazuje potrzebne dane do ERP.
- Potwierdzenie odbioru - pracownik zapisuje informację o dostawie lub wykonaniu usługi.
- Obsługa rozliczenia - powiązany obieg faktury obejmuje właściwe weryfikacje i akceptacje, a następnie sprawa zostaje zakończona.
To przykładowa konfiguracja wykorzystująca mechanizmy workflow, podprocesów i integracji dostępne w LOGITO.
Jak przygotować orkiestrację procesów? 6 kroków
- Wybierz proces i cel usprawnienia. Określ oczekiwany rezultat, np. skrócenie czasu obsługi zamówienia.
- Opisz przebieg od początku do końca. Uwzględnij uczestników, dokumenty, aplikacje i momenty przekazywania pracy.
- Ustal reguły oraz wyjątki. Zapisz warunki akceptacji, odrzucenia, poprawy danych i reakcji na opóźnienie.
- Sprawdź możliwości integracji. Uzgodnij zakres danych, kierunek wymiany i system odpowiedzialny za aktualność poszczególnych informacji.
- Skonfiguruj i przetestuj rozwiązanie. Sprawdź typowy przebieg, odmowę akceptacji, brak danych i niedostępność połączonego systemu.
- Uruchom pilotaż i oceniaj wyniki. Zbierz uwagi użytkowników oraz porównaj czas realizacji i liczbę błędów z sytuacją przed wdrożeniem.
Plan powinien obejmować także zasady monitorowania i odpowiedzialność za obsługę problemów po uruchomieniu procesu.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby etapów, wyjątków i połączonych systemów oraz gotowości opisu procesu. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Istotny -wymaga określenia uprawnień użytkowników, dostępu integracji i zakresu przekazywanych danych. |
Koszt wdrożenia | Zależny od konfiguracji, integracji, dodatkowych rozszerzeń i zakresu utrzymania. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Do weryfikacji na podstawie dostępnych interfejsów, dokumentacji i możliwości technicznych aplikacji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie duża w procesach wymagających częstego przekazywania zadań i danych między działami. |
Podsumowanie
Orkiestracja procesów łączy zadania, ludzi i systemy w uporządkowany przebieg prowadzący do konkretnego rezultatu biznesowego. Pomaga kontrolować zależności i ograniczać przestoje między etapami.
LOGITO wspiera takie podejście przez konfigurowalne obiegi, akcje systemowe, podprocesy i integracje. Skuteczność rozwiązania zależy od opisania reguł, przetestowania wyjątków i regularnego nadzorowania przebiegu pracy.