Podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny to dane elektroniczne powiązane z dokumentem lub innymi danymi, których osoba fizyczna używa do ich podpisania. Pozwala wyrazić wolę zaakceptowania określonej treści w środowisku cyfrowym. Może być wykorzystywany również przez osobę działającą w imieniu firmy. Rodzaj podpisu wpływa na sposób identyfikacji podpisującego, zabezpieczenie treści i skutki prawne dokumentu.
Rodzaj podpisu wpływa na sposób identyfikacji podpisującego, zabezpieczenie treści i skutki prawne dokumentu.
Rodzaje podpisów elektronicznych
Rodzaj podpisu | Charakterystyka |
|---|---|
Zwykły podpis elektroniczny | Podstawowy poziom podpisu. Przykładem może być wpisanie imienia i nazwiska pod wiadomością z zamiarem jej podpisania. Ocena skutków zależy od okoliczności i wymagań dotyczących danej czynności. |
Zaawansowany podpis elektroniczny | Jednoznacznie wiąże podpis z osobą, umożliwia jej identyfikację, wymaga wyłącznej kontroli nad danymi do podpisu i pozwala wykryć późniejsze zmiany podpisanej treści. |
Kwalifikowany podpis elektroniczny | Podpis zaawansowany, który dodatkowo opiera się na kwalifikowanym certyfikacie i powstaje przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. Urządzenie może być również zarządzane zdalnie przez dostawcę usługi. |
Podział ten wynika z rozporządzenia eIDAS.
Jakie znaczenie prawne ma podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma w Unii Europejskiej skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Pozostałym podpisom nie można odmówić skuteczności prawnej ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie z powodu ich elektronicznej postaci lub braku kwalifikowanego statusu.
W Polsce art. 78¹ Kodeksu cywilnego wiąże zachowanie formy elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego i zrównuje ją z formą pisemną. Przy konkretnej czynności trzeba uwzględnić wymagania dotyczące jej formy, w tym ewentualną formę szczególną, np. notarialną.
Cel biznesowy
Celem biznesowym podpisu elektronicznego jest sprawne finalizowanie dokumentów w postaci cyfrowej, z zastosowaniem poziomu podpisu odpowiedniego do danej czynności.
Firma może połączyć przygotowanie dokumentu, opiniowanie, akceptację i podpisanie w jeden proces. Ułatwia to współpracę między oddziałami, pracownikami zdalnymi oraz kontrahentami znajdującymi się w różnych lokalizacjach.
Korzyści
Wykorzystanie podpisów elektronicznych może przynieść następujące korzyści:
- Szybsze podpisywanie dokumentów - ograniczenie oczekiwania na przesyłanie papierowych egzemplarzy.
- Współpraca na odległość - możliwość podpisania dokumentu bez osobistego spotkania.
- Niższe koszty obsługi - mniej wydruków, przesyłek, skanowania i ręcznego przekazywania dokumentacji.
- Ciągłość cyfrowego obiegu - dokument może przejść od przygotowania do przechowywania w postaci elektronicznej.
- Łatwiejsza organizacja pracy - podpisanie można powiązać z odpowiedzialnością i kolejnymi etapami procesu.
- Wygodniejsze korzystanie z dokumentacji - podpisane pliki mogą być przechowywane wraz z informacjami dotyczącymi sprawy.
Jak działa podpis elektroniczny w LOGITO?
LOGITO umożliwia włączenie podpisywania do obiegu dokumentu. Producent opisuje współpracę z DocuSign, Autenti i Szafir, a dokumentacja przedstawia również konfigurację podpisów mSzafir i SimplySign przez komponent Szafir SDK. Zakres rozwiązania należy dobrać do wybranej usługi i wymagań dokumentów.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Opiniowanie i akceptacja przed podpisem - dokument przechodzi przez ustalone osoby i etapy. | Do podpisania może trafić plik bez wymaganych uzgodnień. |
Integracja z usługami podpisu - podpisywanie można powiązać z procesem obsługi dokumentu. | Przenoszenie plików między osobnymi narzędziami wymaga dodatkowych czynności. |
Zapis podpisanego pliku - opisana integracja przez Szafir SDK przewiduje automatyczny zapis dokumentu w LOGITO. | Ręczne odkładanie podpisanych plików sprzyja rozproszeniu dokumentacji. |
Etap oczekiwania na podpis - dokumentacja integracji DocuSign opisuje kontrolę zakończenia podpisywania przed przejściem dalej. | Trudniej ustalić, czy podpisanie zostało zakończone i można rozpocząć kolejny etap. |
Historia obiegu - możliwość sprawdzenia wykonawców, czynności i dat. | Odtworzenie przebiegu sprawy wymaga przeszukiwania wiadomości i osobnych notatek. |
Wspólne repozytorium - podpisany dokument można przechowywać razem z informacjami o sprawie. | Uczestnicy procesu mogą korzystać z różnych kopii dokumentacji. |
Opisane funkcje wynikają z możliwości obiegu umów, konfiguracji podpisów i historii dokumentu.
Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej, rozproszonej obsługi bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania. Rodzaj podpisu i sposób weryfikacji należy ustalić podczas projektowania wdrożenia.
Przykładowy proces podpisania umowy w 6 krokach
Po skonfigurowaniu obiegu i wybranej integracji proces może wyglądać następująco:
- Przygotowanie dokumentu - wprowadzenie projektu umowy i danych sprawy.
- Opiniowanie - zebranie uwag od wskazanych uczestników procesu.
- Akceptacja treści - zatwierdzenie wersji przeznaczonej do podpisania.
- Przekazanie do podpisu - uruchomienie właściwej akcji i skierowanie dokumentu do podpisujących.
- Sprawdzenie zakończenia i wyniku - potwierdzenie złożenia wymaganych podpisów oraz wykonanie ustalonej weryfikacji.
- Przechowywanie dokumentacji - zapis podpisanego pliku, informacji o procesie i potrzebnych potwierdzeń.
To przykładowy scenariusz. Szczegółowa obsługa zależy od dostawcy podpisu, konfiguracji integracji i zasad przyjętych w organizacji.
Jak przygotować wdrożenie podpisu elektronicznego? 6 kroków
- Wybierz dokumenty i procesy. Wskaż sprawy, w których podpis elektroniczny usprawni pracę.
- Ustal wymagany rodzaj podpisu. Uwzględnij przepisy, postanowienia umowne i charakter czynności.
- Określ podpisujących. Sprawdź zasady reprezentacji, pełnomocnictwa i wymaganą kolejność podpisów.
- Dobierz usługę i integrację. Zweryfikuj dostępność podpisu dla pracowników i kontrahentów, wymagane aplikacje oraz koszty.
- Przetestuj pełny przebieg. Sprawdź podpisanie przez wszystkie strony, odmowę, brak reakcji i problemy techniczne.
- Ustal weryfikację i przechowywanie. Określ odpowiedzialność za kontrolę podpisów oraz zachowanie plików i materiałów potrzebnych do późniejszego sprawdzenia.
W pilotażu warto wykorzystać rzeczywiste typy dokumentów i urządzenia używane przez przyszłych uczestników procesu.
Kryteria i ocena
Poniższa tabela przedstawia jakościową ocenę wdrożenia podpisów elektronicznych w obiegu dokumentów.
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od wyboru usługi, konfiguracji obiegu, integracji i przygotowania użytkowników. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Istotny - zależy od poziomu podpisu, identyfikacji użytkownika i kontroli dostępu do dokumentów. |
Koszt wdrożenia | Zależny od integracji, certyfikatów, abonamentów i modelu rozliczeń dostawcy. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Do weryfikacji pod kątem formatów dokumentów, aplikacji podpisujących i dostępnych integracji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie duża przy częstym podpisywaniu dokumentów przez osoby w różnych lokalizacjach. |
Podsumowanie
Podpis elektroniczny umożliwia podpisywanie dokumentów w postaci cyfrowej, a jego rodzaj decyduje o wymaganiach i skutkach prawnych. Szczególne znaczenie ma podpis kwalifikowany, równoważny podpisowi własnoręcznemu.
LOGITO pozwala powiązać podpisywanie z opiniowaniem, akceptacją i przechowywaniem dokumentacji. Wdrożenie wymaga właściwego doboru usługi, konfiguracji procesu oraz ustalenia zasad weryfikacji podpisów.