RPA (Robotic Process Automation)
RPA (Robotic Process Automation), czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, polega na wykorzystywaniu robotów programowych do wykonywania powtarzalnych czynności w aplikacjach. W klasycznym ujęciu robot odtwarza działania użytkownika w interfejsie, np. odczytuje informacje, uzupełnia pola, wybiera polecenia i przenosi dane między systemami.
Robot działa według przygotowanego scenariusza. Może wykonywać zadania uruchamiane przez pracownika albo pracować bez jego bieżącego udziału, zgodnie z konfiguracją.
Do robotyzacji szczególnie dobrze nadają się czynności, które:
- Często się powtarzają i zajmują zauważalną część czasu zespołu.
- Mają jednoznaczne zasady oraz możliwy do określenia wynik.
- Wykorzystują dane cyfrowe, dostępne w aplikacjach lub dokumentach.
- Przebiegają w stabilnym środowisku, którego sposób obsługi rzadko się zmienia.
- Mają rozpoznane wyjątki, które można przekazać do obsługi pracownikowi.
RPA może współpracować z OCR, sztuczną inteligencją, integracjami i workflow. Każda z tych technologii pełni inną funkcję w całym procesie.
Cel biznesowy
Celem biznesowym RPA jest ograniczenie czasu poświęcanego na rutynowe czynności i zwiększenie sprawności obsługi powtarzalnych zadań.
Robotyzacja pozwala odciążyć pracowników od kopiowania informacji, rejestrowania dokumentów czy wykonywania podobnych operacji w kilku aplikacjach. Dzięki temu zespół może przeznaczać więcej czasu na analizę, obsługę wyjątków i działania wymagające oceny sytuacji.
Korzyści
Dobrze przygotowana robotyzacja może zapewnić organizacji:
- Oszczędność czasu - przejęcie części powtarzalnych operacji.
- Mniej pomyłek przy przepisywaniu danych - ograniczenie ręcznego kopiowania informacji.
- Większą powtarzalność obsługi - wykonywanie czynności według uzgodnionego scenariusza.
- Sprawniejsze przetwarzanie większej liczby zadań - przy odpowiednio przygotowanym środowisku.
- Lepsze wykorzystanie kompetencji pracowników - większe skupienie na sprawach wymagających wiedzy i decyzji.
- Łatwiejszy pomiar wykonanej pracy - po wdrożeniu rejestrowania wyników i wyjątków.
Jak działa RPA i automatyzacja z botami w LOGITO?
LOGITO przedstawia boty jako element automatyzacji współpracujący z workflow. Dokumentacja opisuje również importowanie danych przez API i przetwarzanie ich skryptami. Poniższe przykłady obejmują szerszą automatyzację procesów; zakres pracy robota w interfejsach aplikacji należy ustalić podczas projektowania rozwiązania.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Automatyczne pobieranie dokumentów z poczty - źródło danych „Import Mail” umożliwia pobieranie dokumentów ze skonfigurowanej skrzynki. | Pracownicy mogą poświęcać czas na ręczne pobieranie załączników i wprowadzanie ich do systemu. |
Bot GUS - LOGITO opisuje automatyzację odczytywania wiadomości, weryfikacji nadawcy przez integrację z GUS i przekazywania dokumentów do obiegu. | Sprawdzanie informacji o nadawcy i rejestrowanie materiałów może wymagać kilku osobnych czynności. |
Odczyt danych przez OCR - integracja z OCR wspiera uzupełnianie informacji z dokumentów i ogranicza potrzebę ich przepisywania. | Ręczne przenoszenie danych może wydłużać obsługę i powodować pomyłki. |
Bot Active Directory - producent opisuje automatyczne pobieranie nowych kont dodanych do Active Directory. | Aktualizowanie informacji o użytkownikach może wymagać dodatkowej pracy administracyjnej. |
Bot KSeF - pobiera faktury z konta organizacji i przekazuje je do skonfigurowanego obiegu faktur. | Obsługa może wymagać osobnego pobierania dokumentów i przekazywania ich do wewnętrznego procesu. |
Dalsza obsługa według reguł workflow - warunki procesu mogą kierować dokument do odpowiedniego etapu i wykonawcy. | Ręczne ustalanie kolejnego odbiorcy może opóźniać obsługę lub prowadzić do pominięcia etapu. |
Wskazane zagrożenia dotyczą pracy ręcznej lub rozproszonej, bez LOGITO albo rozwiązania o porównywalnych funkcjach. Ich wystąpienie zależy od organizacji pracy.
Przykładowy proces: automatyczna obsługa dokumentu w 6 krokach
Poniższy scenariusz pokazuje połączenie importu dokumentów, OCR, reguł i workflow. Wymaga przygotowania odpowiednich integracji oraz zasad obsługi wyjątków.
- Wpływ dokumentu - wiadomość z załącznikiem trafia do wskazanej skrzynki pocztowej.
- Pobranie materiału - skonfigurowana automatyzacja importuje dokument do LOGITO.
- Odczyt danych - OCR rozpoznaje informacje potrzebne do uzupełnienia formularza.
- Kontrola i wyjaśnienie wyjątków - ustalone reguły sprawdzają dane, a przypadki wymagające korekty trafiają do pracownika.
- Przekazanie do właściwego etapu - dokument zostaje skierowany zgodnie z warunkami obiegu.
- Dalsza realizacja - wskazane osoby wykonują wymagane czynności, np. weryfikację i akceptację dokumentu.
Podczas projektowania trzeba ustalić również sposób postępowania po błędzie i ponownym uruchomieniu zadania, aby ograniczyć ryzyko wielokrotnego wykonania tej samej operacji.
Jak przygotować proces do robotyzacji?
- Wybierz odpowiednie zadanie. Zmierz liczbę powtórzeń, czas wykonania i skalę ręcznej pracy.
- Opisz przebieg i wyjątki. Ustal dane wejściowe, reguły, oczekiwany wynik i sytuacje wymagające udziału człowieka.
- Dobierz sposób automatyzacji. Sprawdź dostępność API oraz zakres czynności wymagających obsługi interfejsu aplikacji.
- Przygotuj dostęp i odpowiedzialność. Określ uprawnienia robota, sposób zarządzania danymi dostępowymi i właściciela procesu.
- Przetestuj scenariusze awaryjne. Uwzględnij brak danych, niedostępność systemu, duplikaty i przerwanie zadania.
- Uruchom pilotaż i monitoring. Porównaj wyniki z pracą ręczną i ustal zasady utrzymania automatyzacji.
Warto rozpocząć od niewielkiego, dobrze rozpoznanego zakresu i rozszerzać go po sprawdzeniu jakości działania.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od stabilności procesu, liczby aplikacji, dostępności integracji i skali wyjątków. Nieuporządkowany proces wymaga wcześniejszego doprecyzowania zasad. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Wymaga właściwego nadania uprawnień robotowi, ochrony danych dostępowych i rejestrowania wykonywanych operacji. |
Koszt wdrożenia | Zależy od narzędzi, konfiguracji, infrastruktury, testów i utrzymania. Należy uwzględnić aktualizacje automatyzowanych aplikacji. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga oceny interfejsów, API, mechanizmów logowania i ograniczeń technicznych poszczególnych systemów. |
Oszczędność czasu w organizacji | Może być znacząca przy częstych, powtarzalnych czynnościach. Pomiar powinien obejmować również obsługę błędów i nadzór nad robotem. |
Podsumowanie
RPA pomaga automatyzować powtarzalne czynności wykonywane w aplikacjach. LOGITO opisuje wykorzystanie botów, integracji, OCR i workflow do usprawniania obsługi dokumentów. Skuteczne wdrożenie wymaga właściwego wyboru zadań, rozpoznania wyjątków, przygotowania dostępu i regularnego nadzoru nad działaniem automatyzacji.