Scenariusze użycia (use case)
Scenariusze użycia opisują, jak użytkownik lub inny uczestnik współdziała z systemem, aby osiągnąć określony cel. Pomagają ustalić, jakie informacje przekazuje, jakiej reakcji oczekuje i jaki rezultat powinien otrzymać.
W analizie wymagań use case oznacza przypadek użycia, natomiast scenariusz przedstawia konkretną ścieżkę jego realizacji. Jeden przypadek użycia może obejmować przebieg podstawowy oraz warianty, np. zatwierdzenie wniosku, jego odrzucenie lub konieczność poprawienia danych.
Dobry opis przypadku użycia uwzględnia:
- Aktora - rolę użytkownika lub systemu uczestniczącego w interakcji.
- Cel - rezultat, który ma wartość dla użytkownika.
- Początek - zdarzenie uruchamiające działanie i warunki wymagane przed rozpoczęciem.
- Przebieg podstawowy - kolejne działania uczestników i odpowiedzi systemu.
- Warianty i wyjątki - inne drogi realizacji oraz reakcje na problemy.
- Stan końcowy - informację, co zostało osiągnięte lub zapisane po zakończeniu.
Przykładowe przypadki użycia w organizacji to zgłoszenie zapotrzebowania na zakup, rozpatrzenie reklamacji czy przekazanie umowy do opiniowania.
Cel biznesowy
Celem biznesowym scenariuszy użycia jest uzgodnienie oczekiwanego działania rozwiązania przed jego konfiguracją lub rozbudową.
Konkretny opis pomaga zespołom biznesowym i technicznym jednakowo rozumieć potrzeby użytkowników. Ułatwia też ustalenie zakresu wdrożenia: jakie działania mają być dostępne, kto za nie odpowiada i po czym można rozpoznać, że rozwiązanie działa prawidłowo.
Korzyści
Przygotowanie scenariuszy użycia może zapewnić organizacji:
- Lepsze dopasowanie systemu do pracy użytkowników - dzięki analizie rzeczywistych sytuacji.
- Mniej nieporozumień - wspólne rozumienie celu, danych i oczekiwanych rezultatów.
- Czytelniejszy zakres wdrożenia - wskazanie działań objętych projektem.
- Wcześniejsze rozpoznanie wyjątków - uwzględnienie odrzucenia, brakujących danych czy niedostępności uczestnika.
- Sprawniejsze testowanie - możliwość sprawdzenia uzgodnionych ścieżek działania.
- Łatwiejsze zarządzanie zmianami - wskazanie scenariuszy wymagających aktualizacji po zmianie procesu.
Jak wykorzystuje się scenariusze użycia w LOGITO?
Przy wdrożeniu LOGITO opis przypadku użycia może stanowić podstawę konfiguracji procesu. Cele uczestników, potrzebne dane i warianty obsługi można przełożyć na formularze, etapy, warunki i działania dostępne w systemie.
LOGITO udostępnia graficzne projektowanie workflow oraz możliwość uruchamiania i testowania przygotowanego przebiegu.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Odwzorowanie przebiegu pracy - modelowanie BPMN pozwala przedstawić etapy procesu i powiązać zadania z odpowiedzialnymi osobami lub działami. | Opis wymagań może pozostać oderwany od faktycznego sposobu przekazywania pracy. |
Formularze dopasowane do scenariusza - można przygotować pola, wymagane informacje i warunki działania formularza. | Użytkownicy mogą przekazywać niekompletne dane lub korzystać z niespójnych wzorów dokumentów. |
Obsługa różnych ścieżek - blok warunkowy umożliwia kierowanie dokumentu do kolejnych kroków według ustalonych kryteriów. | Warianty obsługi mogą wymagać ręcznych ustaleń i prowadzić do pominięcia właściwego etapu. |
Działania i uzasadnienia decyzji - akcje procesu mogą obejmować akceptację, odrzucenie oraz wymagane uwagi. | Powody decyzji mogą pozostawać poza dokumentacją procesu i być trudne do odtworzenia. |
Weryfikacja działania prototypu - przygotowany workflow można uruchomić i sprawdzić pod kątem potrzeb organizacji. | Różnice między oczekiwaniem a działaniem rozwiązania mogą zostać zauważone dopiero podczas codziennej pracy. |
Rozwijanie kolejnych wersji procesu - wersjonowanie pozwala opracowywać kolejne warianty obiegu wraz ze zmianą potrzeb. | Nieuporządkowane zmiany mogą powodować rozbieżności między uzgodnionym opisem a działającym procesem. |
Wskazane zagrożenia dotyczą pracy ręcznej lub rozproszonej, bez LOGITO albo rozwiązania o porównywalnych funkcjach. Ich wystąpienie zależy od organizacji pracy.
Przykładowy przypadek użycia: uzyskanie decyzji dotyczącej zakupu
Poniższy przykład jest propozycją specyfikacji wymagającej dopasowania do organizacji. LOGITO opisuje elektroniczne formularze zamówień, przekazywanie ich do akceptujących oraz informowanie o statusie.
- Cel: pracownik otrzymuje decyzję dotyczącą zgłoszonego zakupu.
- Aktorzy: pracownik i osoba akceptująca.
- Warunki początkowe: dostęp do formularza oraz określone zasady wyznaczania akceptanta.
Przebieg podstawowy w 6 krokach:
- Pracownik podaje przedmiot zakupu, uzasadnienie i przewidywaną wartość.
- System sprawdza dane zgodnie z ustalonymi wymaganiami.
- Pracownik przesyła kompletne zgłoszenie.
- System kieruje je do właściwej osoby akceptującej.
- Akceptant zatwierdza zgłoszenie.
- System zapisuje decyzję, aktualizuje status i informuje pracownika.
Warianty wymagające osobnego opisu:
- Brak wymaganych danych - pracownik otrzymuje informację, co należy uzupełnić.
- Odrzucenie zgłoszenia - zapisywana jest decyzja i uzasadnienie zgodnie z przyjętą procedurą.
Przykładowe kryterium odbioru: kompletne zgłoszenie trafia do wskazanego akceptanta, a po decyzji pracownik widzi właściwy status i otrzymuje informację o wyniku.
Jak przygotować scenariusze użycia do wdrożenia?
- Wybierz konkretny cel użytkownika. Zamiast ogólnego „zarządzania dokumentami” opisz rezultat, np. uzyskanie akceptacji zakupu.
- Wskaż uczestników. Ustal role użytkowników oraz systemy zewnętrzne biorące udział w obsłudze.
- Określ warunki i dane. Zapisz, co musi być dostępne przed rozpoczęciem i jakie informacje są przekazywane.
- Opisz przebiegi. Przygotuj ścieżkę podstawową, warianty i sposób obsługi wyjątków.
- Uzgodnij kryteria odbioru. Określ obserwowalne wyniki pozwalające sprawdzić działanie rozwiązania
- Zweryfikuj opis z użytkownikami. Przejdź przez przykłady, sprawdź prototyp i aktualizuj ustalenia po zmianach.
Warto przypisać scenariuszom identyfikatory i właścicieli, aby łatwiej powiązać je z konfiguracją oraz wynikami testów.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od liczby scenariuszy, złożoności wyjątków, stopnia uzgodnienia wymagań i zakresu późniejszej konfiguracji. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Scenariusze pomagają zaplanować dostęp do danych i odpowiedzialność uczestników. Wymagania trzeba następnie wdrożyć i sprawdzić w systemie. |
Koszt wdrożenia | Obejmuje analizę, uzgodnienia, konfigurację i testy. Precyzyjny opis może ograniczać poprawki wynikające z nieporozumień. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Pozwala wcześnie wskazać potrzebne systemy, źródła danych i zależności. Możliwości integracji wymagają technicznej weryfikacji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Może wynikać z krótszych uzgodnień, sprawniejszego testowania i lepszego dopasowania procesu do codziennej pracy. |
Podsumowanie
Scenariusze użycia pomagają uzgodnić, czego użytkownik potrzebuje i jak rozwiązanie powinno reagować. Przy wdrożeniu LOGITO mogą wspierać konfigurację formularzy, warunków i obiegów oraz przygotowanie testów. Największą wartość dają wtedy, gdy obejmują konkretne cele, warianty obsługi i sprawdzalne rezultaty.