Silnik decyzyjny
Silnik decyzyjny to komponent oprogramowania, który na podstawie danych wejściowych i określonej logiki wyznacza wynik decyzji. Może wskazywać np. właściwą ścieżkę akceptacji, kategorię sprawy lub konieczność dodatkowej weryfikacji.
W rozwiązaniu opartym na regułach silnik sprawdza warunki i ustala wynik zgodnie z zapisanymi zasadami. Jedna decyzja może wymagać oceny kilku reguł oraz różnych danych.
Działanie takiego mechanizmu obejmuje cztery podstawowe elementy:
- Dane wejściowe - np. kwotę, rodzaj dokumentu lub jednostkę organizacyjną.
- Reguły - warunki określające sposób wyznaczenia wyniku.
- Kontekst - np. etap procesu, datę lub rolę użytkownika.
- Wynik - informację wykorzystywaną przez aplikację do dalszego działania.
Przykładowo wynik może wskazywać, że faktura wymaga akceptacji dyrektora. Samą ocenę zasadności wydatku może następnie przeprowadzać wskazana osoba.
Cel biznesowy
Celem biznesowym silnika decyzyjnego jest spójne i sprawne stosowanie zasad organizacji w powtarzalnych sytuacjach.
Mechanizm ogranicza potrzebę ręcznego ustalania, kto powinien otrzymać dokument, jaki wariant obsługi zastosować i kiedy potrzebna jest dodatkowa kontrola. Ułatwia również wykorzystanie tych samych kryteriów w różnych działach.
Korzyści
Dobrze przygotowana logika decyzyjna może zapewnić:
- Spójność obsługi - stosowanie uzgodnionych zasad w podobnych przypadkach.
- Krótszy czas kwalifikowania spraw - automatyczne sprawdzanie zdefiniowanych warunków.
- Mniej ręcznego kierowania dokumentów - wybór ścieżki według dostępnych danych.
- Lepszą obsługę wyjątków - po określeniu zasad przekazywania nietypowych przypadków do weryfikacji.
- Łatwiejsze sprawdzanie poprawności działania - porównywanie wyników z oczekiwanym rezultatem.
- Możliwość obsługi większej liczby spraw - przy odpowiednio przygotowanym środowisku i nadzorze.
Jak działa logika decyzyjna w LOGITO?
W LOGITO decyzje dotyczące przebiegu obiegu można konfigurować za pomocą bloków warunkowych. Warunki mogą odwoływać się do danych dokumentu, informacji o procesie oraz kontekstu systemowego.
Wynik sprawdzenia warunku jest wykorzystywany w skonfigurowanym procesie, np. do wyboru kolejnego etapu.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Wykorzystanie danych i kontekstu - warunki mogą uwzględniać informacje z dokumentu, procesu oraz systemu, np. datę lub grupę użytkowników. | Pracownik może potrzebować ręcznego zestawiania informacji przed wyborem dalszego działania. |
Warunkowy wybór ścieżki - blok „Jeżeli” pozwala kierować dokument do odpowiedniego kroku według ustalonych kryteriów. | Podobne sprawy mogą trafiać na różne ścieżki wskutek odmiennej interpretacji zasad. |
Sprawdzanie danych formularza - walidatory mogą kontrolować zgodność informacji i blokować dalsze przekazanie albo wyświetlać ostrzeżenie. | Niekompletne dane mogą powodować nieprawidłową kwalifikację lub konieczność późniejszych wyjaśnień. |
Powiązanie wyniku z działaniem - akcje systemowe mogą wykonywać skonfigurowane operacje, np. zmieniać status lub wysyłać powiadomienie. | Nawet po ustaleniu właściwej ścieżki dalsza obsługa może wymagać osobnych czynności ręcznych. |
Obsługa limitów akceptacji - proces kosztowy może uwzględniać limity organizacji i dodatkową akceptację po ich przekroczeniu. | Uczestnicy mogą pomijać wymagany poziom akceptacji lub niepotrzebnie angażować dodatkowe osoby. |
Testowanie i rozwijanie procesów - LOGITO umożliwia uruchamianie przygotowanego workflow, sprawdzanie jego działania i wersjonowanie procesów. | Zmiany zasad mogą być trudniejsze do zweryfikowania przed wykorzystaniem ich w codziennej pracy. |
Wskazane zagrożenia dotyczą pracy ręcznej lub rozproszonej, bez LOGITO albo rozwiązania o porównywalnych funkcjach. Ich wystąpienie zależy od organizacji pracy.
Przykładowa logika decyzji: wybór ścieżki akceptacji zakupu
Poniższy przykład wykorzystuje ilustracyjny próg 5 000 zł netto w PLN. Warunki i ścieżki wymagają uzgodnienia oraz konfiguracji zgodnie z zasadami organizacji.
Dane i warunek | Oczekiwany wynik |
|---|---|
Brak wymaganych danych lub dane niepoprawne | Uzupełnienie albo korekta wniosku. |
Poprawne dane i kwota większa od zera, do 5 000 zł włącznie | Ścieżka akceptacji kierownika. |
Poprawne dane i kwota powyżej 5 000 zł | Ścieżka akceptacji kierownika, następnie dyrektora. |
Przebieg działania w 6 krokach:
- Pobranie danych - system otrzymuje informacje o wniosku i jego wartości.
- Sprawdzenie poprawności - reguły weryfikują wymagane pola oraz dopuszczalne wartości.
- Ocena warunków - kwota jest porównywana z ustalonym progiem.
- Wyznaczenie wyniku - zostaje określona właściwa ścieżka obsługi.
- Realizacja procesu - workflow przekazuje zadania do wskazanych osób.
- Zapis informacji - zgodnie z projektem utrwalane są dane i rezultat potrzebne do późniejszej weryfikacji.
Wyznaczenie ścieżki oznacza skierowanie sprawy do odpowiednich uczestników. Akceptacja zakupu pozostaje osobnym działaniem.
Jak przygotować logikę decyzyjną do wdrożenia?
- Nazwij decyzję. Określ, jaki wynik jest potrzebny, np. wskazanie wymaganych akceptantów.
- Zdefiniuj dane wejściowe. Ustal źródła, formaty, jednostki i moment pobrania danych.
- Opisz reguły oraz wyjątki. Wyjaśnij granice progów, brakujące informacje i przypadki wymagające oceny człowieka.
- Sprawdź kompletność logiki. Ustal, co powinno się wydarzyć przy spełnieniu kilku warunków albo braku pasującego wariantu.
- Przeprowadź testy. Porównaj wyniki z oczekiwaniami dla przypadków typowych, granicznych i błędnych.
- Ustal odpowiedzialność za zmiany. Wskaż właściciela zasad oraz sposób zatwierdzania i weryfikowania aktualizacji.
Dla przykładowego progu warto sprawdzić kwoty 4 999,99 zł, 5 000 zł i 5 000,01 zł, a także brak kwoty, wartość ujemną i niezgodną walutę.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od liczby decyzji, zależności między regułami, jakości danych i zakresu wyjątków. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Może wspierać kontrolę wymaganych akceptacji. Wymaga poprawnego ustalenia uprawnień, danych i warunków działania. |
Koszt wdrożenia | Zależy od analizy, konfiguracji, skryptów, integracji i testów. Należy uwzględnić utrzymanie reguł. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia dostępności danych, spójności identyfikatorów i sposobu przekazywania wyników do innych systemów. |
Oszczędność czasu w organizacji | Może być znacząca przy częstych, powtarzalnych decyzjach. Pomiar powinien uwzględniać również ręczną obsługę wyjątków. |
Podsumowanie
Silnik decyzyjny przekłada dane i reguły na wynik wykorzystywany w dalszej obsłudze sprawy. W LOGITO logika decyzyjna może opierać się na warunkach procesu, walidacji i skonfigurowanych działaniach. Jej skuteczność zależy od jakości danych, kompletności zasad i testowania wyjątków.