Standaryzacja procesów
Standaryzacja procesów to ustalenie, udokumentowanie i wdrożenie wspólnych zasad wykonywania powtarzalnych działań w organizacji. Określa, jak przebiega praca, kto odpowiada za poszczególne zadania, jakie informacje są potrzebne i po czym można rozpoznać prawidłowe zakończenie procesu.
Standard może obejmować:
- Etapy procesu - kolejność czynności oraz warunki przejścia między nimi.
- Role i odpowiedzialność - osoby wykonujące zadania, podejmujące decyzje i nadzorujące proces.
- Wymagane dane i dokumenty - formularze, załączniki oraz informacje potrzebne do obsługi sprawy.
- Reguły decyzyjne - kryteria zatwierdzania, odrzucania i przekazywania do dodatkowej weryfikacji.
- Terminy i wyjątki - oczekiwany czas realizacji oraz sposób postępowania w sytuacjach nietypowych.
- Kryteria jakości - wymagania dotyczące rezultatu i sposób oceny wykonania.
Wspólny standard może przewidywać kilka uzasadnionych wariantów. Przykładowo wniosek zakupowy o większej wartości może wymagać dodatkowej akceptacji, przy zachowaniu tych samych zasad rejestracji i opisu.
Cel biznesowy
Celem standaryzacji procesów jest zwiększenie przewidywalności pracy i ograniczenie nieuzasadnionych różnic w sposobie obsługi podobnych spraw.
Organizacja zyskuje wspólny punkt odniesienia: pracownicy znają oczekiwany sposób działania, kierownicy mogą oceniać wyniki, a właściciel procesu otrzymuje podstawę do wprowadzania kolejnych usprawnień.
Korzyści
Stosowanie wspólnych zasad może przynieść:
- Bardziej powtarzalną jakość - podobne sprawy są oceniane według ustalonych kryteriów.
- Mniej braków i poprawek - wymagania dotyczące danych są znane od początku.
- Sprawniejszą współpracę między działami - wiadomo, kiedy i komu przekazać zadanie.
- Łatwiejsze wdrażanie pracowników - sposób pracy jest opisany i dostępny dla zespołu.
- Lepszą porównywalność wyników - czas realizacji i liczbę błędów można oceniać według wspólnych definicji.
- Łatwiejsze skalowanie działalności - uzgodnione zasady można wykorzystać w kolejnych zespołach i oddziałach.
Jak działa standaryzacja procesów w LOGITO?
LOGITO pozwala odwzorować uzgodnione zasady w elektronicznym workflow. Proces można przedstawić jako diagram, podzielić na etapy, przypisać zadania oraz przetestować jego działanie przed szerszym uruchomieniem.
Standaryzacja obejmuje wówczas zarówno przebieg pracy, jak i sposób zbierania danych oraz zapisywania decyzji.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Wspólny model procesu porządkuje etapy i zależności między zadaniami. | Poszczególne zespoły mogą stosować odmienne, nieuzgodnione sposoby realizacji tych samych spraw. |
Formularze z polami wymaganymi i regułami walidacji pomagają egzekwować ustalony zakres danych. | Niekompletne zgłoszenia mogą wymagać dodatkowych wyjaśnień i wielokrotnego uzupełniania. |
Przypisanie wykonawców i terminów kroków porządkuje odpowiedzialność za realizację. | Zadania mogą pozostawać bez jednoznacznego właściciela lub oczekiwanego terminu wykonania. |
Warunkowe ścieżki obiegu pozwalają stosować uzgodnione warianty zależne od danych dokumentu. | Dobór ścieżki akceptacji może zależeć od indywidualnej interpretacji pracownika. |
Zdefiniowane akcje i wymagane uzasadnienia pozwalają ujednolicić sposób zatwierdzania, odrzucania i zwracania dokumentów. | Decyzje mogą być przekazywane różnymi kanałami, bez zapisanego powodu. |
Historia czynności i zmian pomaga odtworzyć przebieg obsługi oraz ustalić wykonawców działań. | Analiza sposobu realizacji sprawy może wymagać przeglądania rozproszonych wiadomości i notatek. |
Wskazane zagrożenia dotyczą pracy ręcznej lub rozproszonej, bez LOGITO albo porównywalnego rozwiązania wspierającego zarządzanie procesami.
Przykładem uporządkowania pracy jest wdrożenie LOGITO w TERMO ORGANIKA. Wspólna baza kontrahentów została połączona z obsługą korespondencji i obiegiem faktur, a proces fakturowy objął opis, akceptację oraz przekazanie do księgowania.
Przykład standaryzacji procesu zakupowego - 6 kroków
Poniższy scenariusz przedstawia przykładowy standard obsługi wniosku zakupowego, który można odwzorować w konfiguracji workflow.
- Zgłoszenie potrzeby
Pracownik wypełnia formularz zawierający przedmiot zakupu, uzasadnienie, przewidywaną wartość i dział zgłaszający. - Sprawdzenie kompletności danych
Skonfigurowane wymagania i walidacje pomagają sprawdzić, czy wniosek zawiera informacje potrzebne do oceny. - Wyznaczenie ścieżki akceptacji
Wniosek jest kierowany zgodnie z ustalonymi regułami, np. zależnymi od wartości lub kategorii zakupu. - Ocena zasadności
Osoba odpowiedzialna weryfikuje potrzebę, zakres zakupu i jego zgodność z przyjętym budżetem. - Podjęcie decyzji
Wniosek zostaje zatwierdzony, odrzucony lub zwrócony do uzupełnienia. Dla wskazanych decyzji można wymagać uzasadnienia. - Przekazanie do realizacji
Zatwierdzona sprawa trafia do działu zakupów. Dane i historia działań pozostają powiązane z dokumentem.
Jak przygotować standaryzację procesów w organizacji?
- Poznaj rzeczywisty przebieg pracy
Zbierz przykłady spraw i porównaj praktykę w poszczególnych zespołach. Zidentyfikuj powtarzające się problemy i zbędne przekazania. - Ustal wspólny zakres standardu
Określ początek procesu, oczekiwany rezultat, wymagane dane i podstawowe etapy. Uprość czynności, które nie wnoszą wartości. - Wyznacz odpowiedzialność
Wskaż właściciela procesu, wykonawców, osoby podejmujące decyzje oraz zasady zastępstw. - Opisz warianty i wyjątki
Ustal, kiedy potrzebna jest dodatkowa akceptacja, jak obsłużyć brak danych i kto rozstrzyga sytuacje nietypowe. - Przeprowadź pilotaż
Odwzoruj zasady w systemie i sprawdź je na reprezentatywnych przypadkach, uwzględniając odrzucenie, poprawki i zmianę wykonawcy. - Przeszkol zespół i oceniaj wyniki
Udostępnij aktualne instrukcje, zbieraj uwagi użytkowników i porównuj rezultaty z danymi sprzed wdrożenia.
Takie podejście łączy analizę procesu z udziałem jego wykonawców, testowaniem zmian i regularną oceną efektów.
Kryteria i ocena
Ocena dotyczy wdrożenia wspólnych standardów pracy wspieranych przez LOGITO. Ma charakter orientacyjny.
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby procesów, różnic między zespołami i zakresu uzgadnianych zmian. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Potencjalnie istotny przy uporządkowaniu odpowiedzialności, dostępu i etapów weryfikacji. |
Koszt wdrożenia | Potencjalnie istotny przy uporządkowaniu odpowiedzialności, dostępu i etapów weryfikacji. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia sposobu wymiany danych oraz podziału zadań między systemami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie duża tam, gdzie występują liczne poprawki, niejasne przekazania i powtarzalne czynności. |
Podsumowanie
Standaryzacja procesów pomaga organizacji pracować według jasnych, powtarzalnych zasad. LOGITO wspiera ich stosowanie poprzez formularze, ścieżki obiegu, przypisanie odpowiedzialności i historię działań. Trwałe efekty wymagają udziału pracowników, pomiaru wyników oraz aktualizowania standardu wraz ze zmianami w firmie.