Typizacja dokumentów
Typizacja dokumentów to uporządkowanie dokumentacji przez wyodrębnienie powtarzalnych rodzajów dokumentów oraz ustalenie wspólnych zasad ich opisywania i obsługi. W elektronicznym obiegu dokumentów typami mogą być np. faktura zakupowa, umowa, wniosek urlopowy lub protokół odbioru.
Dla każdego typu organizacja może określić zestaw metadanych, wymagane informacje, osoby odpowiedzialne i właściwą ścieżkę postępowania. Dzięki temu dokument otrzymuje kontekst potrzebny do dalszej pracy.
Przykładowy podział może wyglądać następująco:
Typ dokumentu | Przykładowe dane opisowe | Przykładowa ścieżka obsługi |
|---|---|---|
Faktura zakupowa | Kontrahent, numer, data, kwota, termin płatności | Weryfikacja, akceptacja, księgowanie |
Umowa | Strony, przedmiot, okres obowiązywania, właściciel biznesowy | Opiniowanie, zatwierdzenie, podpisanie |
Protokół odbioru | Przedmiot odbioru, dostawca, data, wynik weryfikacji | Sprawdzenie, zatwierdzenie, powiązanie z zamówieniem |
Zakres danych i przebieg obsługi należy dostosować do procesów organizacji. Ten sam dokument może być dodatkowo opisany według projektu, działu, kontrahenta lub poziomu poufności.
Cel biznesowy
Celem typizacji dokumentów jest zapewnienie, że dokumentacja będzie opisywana w spójny sposób i kierowana do właściwej obsługi.
Organizacja ustala, jakie informacje trzeba zebrać, kto powinien pracować z dokumentem i jakie działania należy wykonać. Ułatwia to zarządzanie rosnącą liczbą dokumentów oraz współpracę między działami.
Korzyści
Dobrze zaprojektowana typizacja dokumentów może zapewnić:
- Większy porządek w dokumentacji - pracownicy korzystają z uzgodnionych nazw i kategorii.
- Sprawniejsze wyszukiwanie - dokumenty można odnajdywać według ich rodzaju i danych opisowych.
- Mniej brakujących informacji - wymagania dotyczące opisu są dopasowane do danego typu.
- Szybsze przekazywanie spraw - łatwiej określić odpowiedzialny dział i właściwy obieg.
- Czytelniejsze raportowanie - zestawienia obejmują porównywalne grupy dokumentów.
- Łatwiejszą automatyzację - ustalone typy i metadane mogą stanowić podstawę reguł systemowych.
Jak działa typizacja dokumentów w LOGITO?
Obsługę typów dokumentów w LOGITO można zaprojektować z wykorzystaniem słowników, formularzy, rejestrów i reguł workflow. Dokumentacja systemu wskazuje typy dokumentów jako przykład wartości przechowywanych w słownikach. Rejestry pozwalają natomiast organizować zbiory dokumentów i wiązać je z procesami.
Powiązanie typu z wymaganymi danymi, przebiegiem obsługi i dostępem wymaga odpowiedniej konfiguracji.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Uzgodniony słownik typów dokumentów pozwala stosować wspólne nazwy w formularzach i procesach. | Pracownicy mogą oznaczać podobne dokumenty różnymi nazwami, utrudniając ich porównywanie. |
Formularze z polami wymaganymi i warunkowymi pozwalają dopasować zakres opisu do dokumentu. | Dokumenty mogą trafiać do obsługi bez informacji potrzebnych na kolejnych etapach. |
Rejestry powiązane z procesami i numeracją porządkują ewidencję dokumentacji. | Niespójne oznaczenia i miejsca przechowywania mogą utrudniać identyfikację dokumentów. |
Reguły obiegu oparte na danych dokumentu pozwalają kierować sprawy zgodnie z ustalonym podziałem. | Dokumenty mogą wymagać ręcznego przekazywania i wyjaśniania, kto powinien je obsłużyć. |
Uprawnienia do rejestrów dla użytkowników, zespołów i działów wspierają organizację dostępu. | Niewłaściwie zorganizowane udostępnianie może prowadzić do zbyt szerokiego lub niewystarczającego dostępu. |
Filtry według skonfigurowanych pól dokumentu ułatwiają przygotowanie widoków dla wybranych typów. | Wyszukiwanie i przygotowywanie zestawień może wymagać ręcznego przeglądania plików. |
Wskazane zagrożenia dotyczą pracy ręcznej lub rozproszonej, bez LOGITO albo porównywalnego rozwiązania wspierającego zarządzanie dokumentami.
LOGITO opisuje również wykorzystanie OCR i AI do rozpoznawania typów dokumentów oraz kierowania ich do odpowiedniego obiegu. Zakres takiej automatyzacji należy dopasować do konkretnych procesów i sprawdzić na reprezentatywnych dokumentach.
Przykładowy proces typizacji dokumentu - 6 kroków
Poniższy scenariusz przedstawia przykład konfiguracji obsługi wpływającej umowy.
- Przyjęcie dokumentu
Pracownik otrzymuje plik i sprawdza jego treść oraz kontekst, np. powiązanie z kontrahentem lub prowadzoną sprawą. - Określenie typu
Dokument zostaje oznaczony jako umowa. Przy wykorzystaniu AI rozpoznany typ może podlegać weryfikacji pracownika. - Uzupełnienie metadanych
Zapisywane są informacje potrzebne do obsługi, np. strony umowy, przedmiot, okres obowiązywania i właściciel biznesowy. - Sprawdzenie kompletności
Skonfigurowane wymagania formularza pomagają zweryfikować, czy uzupełniono dane niezbędne do przekazania dokumentu dalej. - Zapis we właściwej ewidencji
Dokument trafia do rejestru przewidzianego w modelu wdrożenia, z odpowiednim oznaczeniem i zasadami dostępu. - Uruchomienie właściwego obiegu
Umowa jest kierowana do opiniowania i akceptacji zgodnie z regułami organizacji, np. zależnymi od jej rodzaju lub wartości.
Jak przygotować typizację dokumentów w organizacji?
- Zbierz reprezentatywne przykłady
Sprawdź, jakie dokumenty powstają i wpływają do firmy, jak są obecnie nazywane oraz kto z nich korzysta. - Ustal katalog typów
Wyodrębnij rodzaje, które różnią się wymaganymi danymi, przeznaczeniem lub sposobem obsługi. Dodaj krótkie definicje i przykłady. - Zaprojektuj metadane
Rozdziel informacje wspólne, np. datę wpływu i kontrahenta, od danych charakterystycznych dla konkretnego typu. - Powiąż typy z zasadami obsługi
Określ odpowiedzialność, wymagane weryfikacje, ścieżki akceptacji i zasady dostępu. - Uporządkuj istniejące oznaczenia
Przygotuj mapowanie dawnych nazw i skrótów na uzgodnione typy. Ustal sposób postępowania z dokumentami niejednoznacznymi. - Przetestuj i wyznacz opiekuna katalogu
Sprawdź formularze, filtrowanie, reguły obiegu i procedurę korekty błędnego przypisania. Wskaż osobę zatwierdzającą dodawanie nowych typów.
Kryteria i ocena
Ocena dotyczy wdrożenia typizacji dokumentów wspieranej przez LOGITO i ma charakter orientacyjny.
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby typów, różnic między nimi i zakresu porządkowania istniejących danych. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Zależny od prawidłowego powiązania struktury dokumentacji z uprawnieniami. |
Koszt wdrożenia | Indywidualny; obejmuje analizę, konfigurację, ewentualną migrację i funkcje AI. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga uzgodnienia nazw, identyfikatorów i mapowania danych między systemami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie duża przy licznej dokumentacji, ręcznym opisywaniu i częstym wyszukiwaniu. |
Podsumowanie
Typizacja dokumentów porządkuje rodzaje dokumentacji oraz zasady jej opisywania i obsługi. W LOGITO można ją oprzeć na słownikach, formularzach, rejestrach i regułach workflow. Dobrze zaprojektowany podział ułatwia wyszukiwanie, ogranicza braki danych i wspiera automatyzację procesów.