Umowy - cykl życia kontraktu (CLM)
CLM (Contract Lifecycle Management), czyli zarządzanie cyklem życia kontraktu, to uporządkowana obsługa umowy od zgłoszenia potrzeby jej zawarcia, przez przygotowanie, negocjacje, akceptację i podpisanie, aż po realizację zobowiązań, odnowienie lub zakończenie współpracy. W procesie uczestniczą zwykle przedstawiciele biznesu, działu prawnego, finansów i zakupów.
Podpisanie umowy rozpoczyna etap nadzorowania jej wykonania. Obejmuje on m.in. kontrolę dostaw, odbiorów, płatności i innych uzgodnionych zobowiązań oraz ocenę potrzeby zmiany warunków współpracy.
Dla każdego kontraktu warto określić właściciela biznesowego i zapisać najważniejsze informacje: strony, przedmiot, wartość, okres obowiązywania, terminy realizacji oraz daty wymagające podjęcia decyzji. Dokumentację uzupełniają projekty, uzgodnienia, aneksy i potwierdzenia wykonania zobowiązań.
Cel biznesowy
Celem CLM jest zapewnienie kontroli nad przebiegiem zawierania umów oraz ich późniejszą realizacją.
Organizacja zyskuje jasny podział odpowiedzialności, dostęp do dokumentacji i podstawę do podejmowania decyzji o zmianie, przedłużeniu lub zakończeniu kontraktu. Uporządkowany proces pomaga również ograniczać przestoje wynikające z niejasnych zasad opiniowania i akceptacji.
Korzyści
Zarządzanie cyklem życia umów może zapewnić:
- Sprawniejsze zawieranie kontraktów - uczestnicy znają kolejność działań i wymagane decyzje.
- Większą przejrzystość - łatwiej ustalić etap obsługi i osobę odpowiedzialną.
- Lepszą kontrolę terminów - ważne daty mogą być monitorowane z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Łatwiejszy dostęp do informacji - umowa i powiązane materiały są uporządkowane.
- Mniej pracy administracyjnej - ograniczenie ręcznego przekazywania plików i wyszukiwania ustaleń.
- Lepsze przygotowanie do odnowienia umowy - decyzja może uwzględniać historię współpracy i realizację warunków.
Jak działa zarządzanie cyklem życia umowy w LOGITO?
LOGITO wspiera konfigurację obiegu umów obejmującego przygotowanie projektu, opiniowanie, zatwierdzanie, podpisanie i późniejszą kontrolę dat. Przebieg procesu można dopasować do struktury organizacji oraz odpowiedzialności koordynatorów, akceptujących i podpisujących.
Możliwości rozwiązania opisano na stronie: https://www.logito.pl/zastosowanie/procesy/umowy.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Centralny rejestr umów z metryką porządkuje dane kontrahenta, wartość, okres obowiązywania i odpowiedzialność. | Rozproszone pliki i zestawienia utrudniają ustalenie aktualnych warunków współpracy. |
Skonfigurowane etapy opiniowania i akceptacji wskazują uczestnikom zadania do wykonania. | Projekt może oczekiwać na decyzję bez jednoznacznie wskazanej osoby odpowiedzialnej. |
Integracja z MS Word ułatwia pracę nad treścią projektu w ramach obsługi dokumentu. | Przesyłanie kolejnych kopii pocztą może utrudniać kontrolę nad uzgadnianą treścią. |
Integracje z platformami podpisu, m.in. Autenti, DocuSign i Szafir, wspierają etap podpisywania. | Ręczne koordynowanie podpisów może wydłużać zakończenie procesu zawierania umowy. |
Przypomnienia dodawane do dokumentu mogą być wysyłane przed wskazaną datą lub po niej. | Ważne terminy mogą wymagać osobnego nadzoru w kalendarzach i arkuszach. |
Historia czynności i powiązania dokumentów pomagają połączyć umowę z aneksami, protokołami lub fakturami. | Odtworzenie przebiegu sprawy i zebranie pełnej dokumentacji może być czasochłonne. |
Wskazane zagrożenia dotyczą pracy ręcznej lub rozproszonej, bez LOGITO albo porównywalnego rozwiązania wspierającego obsługę umów.
Zakres automatyzacji, sposób zapisywania kolejnych plików, zasady dostępu i kontrolę zobowiązań należy ustalić podczas projektowania wdrożenia.
Cykl życia kontraktu - 7 etapów
Podział etapów można dostosować do rodzaju umowy i procedur organizacji.
- Zgłoszenie potrzeby
Określenie celu kontraktu, kontrahenta, zakresu współpracy i osoby odpowiedzialnej za przygotowanie sprawy. - Przygotowanie projektu
Opracowanie dokumentu na podstawie przyjętego wzoru lub projektu otrzymanego od drugiej strony. - Opiniowanie i negocjacje
Uzgodnienie warunków biznesowych, finansowych i prawnych oraz uporządkowanie zgłoszonych uwag. - Akceptacja wewnętrzna
Zatwierdzenie uzgodnionej treści przez osoby wskazane w procedurze organizacji. - Podpisanie i rejestracja
Zebranie podpisów, zapisanie zawartej umowy i uzupełnienie danych potrzebnych do jej dalszej obsługi. - Realizacja i nadzór
Kontrola wykonania zobowiązań, terminów, odbiorów i rozliczeń oraz obsługa zmian w trakcie współpracy. - Odnowienie lub zakończenie
Ocena współpracy, decyzja o dalszych działaniach, rozliczenie sprawy i uporządkowanie dokumentacji.
Jak przygotować organizację do wdrożenia CLM?
- Uporządkuj rodzaje umów
Wskaż najczęstsze kontrakty, ich właścicieli i różnice w obsłudze. Zbierz przykłady projektów, aneksów i dokumentów podpisanych. - Opisz obecny przebieg pracy
Ustal, gdzie powstają opóźnienia, kto zgłasza uwagi i jak dokument trafia do podpisu oraz późniejszego nadzoru. - Zdefiniuj metrykę i terminy
Określ wspólne dane, wymagane załączniki oraz daty realizacji, wygaśnięcia i podjęcia decyzji o dalszej współpracy. - Ustal zasady pracy nad treścią
Opisz sposób oznaczania kolejnych wersji, zbierania uwag i przekazywania konkretnego pliku do akceptacji. - Zaprojektuj odpowiedzialność i dostęp
Wskaż opiniujących, akceptujących, podpisujących oraz osoby nadzorujące wykonanie umowy. Dobierz integracje i mechanizm podpisywania. - Przetestuj cały cykl
Sprawdź poprawki, odrzucenie projektu, podpisanie, aneks i przypomnienia. Po uruchomieniu oceniaj m.in. czas akceptacji i kompletność danych.
Kryteria i ocena
Ocena dotyczy wdrożenia obsługi cyklu życia umów wspieranej przez LOGITO i ma charakter
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby rodzajów umów, etapów decyzyjnych, integracji i zakresu migracji. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Potencjalnie istotny przy poprawnym nadaniu dostępu i uporządkowaniu zasad zatwierdzania dokumentów. |
Koszt wdrożenia | Indywidualny; obejmuje analizę, konfigurację, integracje, migrację i szkolenia. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia współpracy z edytorami, usługami podpisu i systemami przechowującymi dane biznesowe. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie duża przy licznych kontraktach, wieloetapowej akceptacji i ręcznym nadzorowaniu dat. |
Podsumowanie
CLM porządkuje obsługę umowy od przygotowania projektu po realizację i decyzję o dalszej współpracy. LOGITO wspiera ten proces poprzez obieg akceptacji, rejestr dokumentów, integracje i kontrolę dat. Podstawą skutecznego nadzoru są kompletne dane, jasna odpowiedzialność oraz aktualna dokumentacja kontraktu.