Widoki menedżerskie i raporty KPI
Widoki menedżerskie i raporty KPI pomagają kadrze zarządzającej oceniać przebieg procesów, kontrolować realizację celów i wskazywać obszary wymagające poprawy. Porządkują dane dotyczące m.in. terminowości, liczby obsługiwanych spraw, czasu realizacji zadań oraz obciążenia zespołów.
Widok menedżerski, nazywany również pulpitem lub dashboardem, prezentuje wybrane informacje w jednym miejscu. Może zawierać liczniki, wykresy, listy zadań i zestawienia. Raport KPI przedstawia wartości kluczowych wskaźników efektywności - ang. Key Performance Indicators - dobranych do konkretnych celów biznesowych.
Przykładowo, jeśli firma chce skrócić czas zatwierdzania umów, jednym z jej KPI może być średni czas od przekazania projektu do akceptacji do ostatecznego zatwierdzenia. Aby wynik był porównywalny, trzeba jednoznacznie określić początek i koniec pomiaru, analizowany okres oraz uwzględniane rodzaje umów.
Cel biznesowy
Celem widoków menedżerskich i raportów KPI jest dostarczenie informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. Kierownik może sprawdzić, gdzie powstają zaległości, który zespół potrzebuje wsparcia oraz czy wprowadzone usprawnienia przynoszą oczekiwany efekt.
Regularna analiza wskaźników pomaga ustalać priorytety i planować działania na podstawie wspólnie zdefiniowanych danych.
Korzyści
- Szybsze wykrywanie opóźnień - łatwiejsze zauważenie narastających zaległości i przekroczonych terminów.
- Lepsze planowanie pracy - możliwość dostosowania przydziału zadań do obciążenia zespołów.
- Spójny pomiar wyników - porównywanie rezultatów według tych samych definicji wskaźników.
- Mniej ręcznego przygotowywania zestawień - ograniczenie zbierania danych z rozproszonych źródeł.
- Ocena efektów zmian - sprawdzanie, czy modyfikacja procesu poprawiła terminowość lub skróciła czas obsługi.
- Większa przejrzystość zarządzania - wspólny punkt odniesienia podczas omawiania wyników i podejmowania decyzji.
Jak działają widoki menedżerskie i raporty KPI w LOGITO?
LOGITO udostępnia dashboardy, na których użytkownik może dodawać i układać widgety. Pulpit może obejmować istniejące listy, raporty i wykresy oraz liczniki prezentujące np. sumę lub średnią wartości zapisanych w polach dokumentów.
Dane można przedstawiać na wykresach liniowych, słupkowych i kołowych. Dostępny jest również widok Pivot, czyli interaktywna tabela przestawna umożliwiająca grupowanie danych oraz obliczanie m.in. sum, średnich i udziałów procentowych. Zakres zestawienia zależy od wybranych pól, filtrów i konfiguracji.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Zgromadzenie wybranych liczników, wykresów i zestawień na jednym pulpicie. | Rozproszenie informacji utrudniające szybki przegląd sytuacji w organizacji. |
Raport zadań pokazujący liczbę zadań w realizacji i zadań przeterminowanych poszczególnych użytkowników. | Późne zauważenie przeciążenia pracowników lub narastających zaległości. |
Filtrowanie danych oraz analiza wyników na wykresach i w tabelach przestawnych. | Trudniejsze porównywanie wyników i ustalanie przyczyn odchyleń. |
Eksport zestawień do Excela oraz możliwość skonfigurowania cyklicznego eksportu danych. | Czasochłonne przygotowywanie zestawień i ryzyko pomyłek przy ręcznym przenoszeniu danych. |
Porównanie odnosi się do pracy bez uporządkowanego raportowania. Dokumentacja LOGITO potwierdza dostępność raportu zadań, eksportu list do Excela i konfigurowanego eksportu cyklicznego.
Jakie wskaźniki mogą znaleźć się w raporcie KPI?
Dobór wskaźników powinien wynikać z celu procesu. Przykładowy zestaw do przygotowania na podstawie odpowiednio zbieranych danych obejmuje:
- Terminowość realizacji spraw - udział spraw zakończonych w terminie wśród wszystkich spraw zakończonych w danym okresie.
- Średni czas realizacji - przeciętny czas między ustalonym początkiem i końcem procesu dla zakończonych spraw.
- Liczbę zadań przeterminowanych - stan zaległości na wskazany dzień.
- Obciążenie zespołu - liczbę zadań w realizacji, interpretowaną z uwzględnieniem ich trudności i dostępności pracowników.
- Udział spraw zwracanych do poprawy - wskaźnik wymagający rejestrowania takich zwrotów i ustalenia sposobu ich liczenia.
Przykład obliczenia terminowości: jeżeli spośród 100 spraw zakończonych w danym miesiącu 90 zamknięto w terminie, terminowość wynosi 90%.
Przed porównaniem miesięcy należy zachować te same zasady uwzględniania spraw, np. anulowanych lub ponownie otwartych. Bardziej złożone KPI mogą wymagać dodatkowych pól, obliczeń lub przygotowania danych.
Praca z raportem menedżerskim - 5 kroków
- Sprawdzenie zakresu danych - upewnienie się, jakiego okresu, działu i rodzaju spraw dotyczy zestawienie.
- Porównanie wyniku z celem - ustalenie, które wskaźniki wymagają reakcji.
- Analiza przyczyn - sprawdzenie, czy opóźnienia wynikają np. z brakujących informacji, liczby zadań lub organizacji akceptacji.
- Wyznaczenie działań - ustalenie osoby odpowiedzialnej, terminu i oczekiwanego rezultatu.
- Weryfikacja efektu - ponowny pomiar według tej samej definicji wskaźnika.
Jak przygotować wdrożenie widoków menedżerskich i raportów KPI?
- Określ odbiorców raportów - ustal, jakich informacji potrzebują zarząd, kierownicy i koordynatorzy procesów.
- Wybierz kluczowe wskaźniki - powiąż każdy KPI z konkretnym celem i decyzją.
- Spisz zasady pomiaru - zdefiniuj wzór, źródło danych, okres analizy, wyłączenia i wartość docelową.
- Uporządkuj dane procesowe - zadbaj o spójne statusy, daty, przypisania do działów oraz uzupełnianie wymaganych pól.
- Przetestuj zestawienia i dostęp - porównaj wyniki z przykładowymi sprawami oraz sprawdź widoczność danych i możliwości eksportu.
- Ustal rytm przeglądów - wyznacz właścicieli wskaźników i terminy omawiania wyników.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby widoków, złożoności wskaźników i przygotowania danych. Proste zestawienia wymagają mniejszego zakresu prac niż raportowanie obejmujące kilka systemów. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Pośredni - raporty ułatwiają nadzór, a dostęp do zestawień i eksportów wymaga odpowiedniej konfiguracji. |
Koszt wdrożenia | Zależny od zakresu konfiguracji, potrzebnych obliczeń, integracji i przygotowania danych historycznych. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia dostępnych danych, struktury pól i sposobu wymiany informacji z pozostałymi systemami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie znacząca przy regularnym raportowaniu. Zależy od skali zastępowanych czynności ręcznych i jakości danych źródłowych. |
Podsumowanie
Widoki menedżerskie i raporty KPI wspierają kontrolę terminowości, analizę obciążenia zespołów i ocenę skuteczności procesów. LOGITO zapewnia narzędzia do prezentowania danych na pulpitach, wykresach i zestawieniach. Ich wartość biznesowa zależy od właściwego doboru wskaźników, jakości danych i regularnego podejmowania działań na podstawie wyników.