Workflow finansowy
Workflow finansowy to uporządkowany przepływ dokumentów, informacji, zadań i decyzji związanych z finansami organizacji. Określa, kto wprowadza dane, kto je sprawdza, kto zatwierdza koszt oraz kiedy dokument może zostać przekazany do księgowości lub dalszego rozliczenia.
Podstawą działania są ustalone reguły: kolejność czynności, role uczestników, limity akceptacji, terminy i sposób obsługi wyjątków. Przykładowo faktura może wymagać opisu przez osobę zamawiającą usługę, zatwierdzenia przez właściciela budżetu i weryfikacji księgowej.
Workflow finansowy może obejmować:
- obieg faktur kosztowych;
- zatwierdzanie wniosków zakupowych i wydatków;
- kontrolę wykorzystania budżetów;
- rozliczanie delegacji i wydatków pracowniczych;
- przygotowanie dokumentów do księgowania i obsługi płatności.
Takie obszary zastosowania opisuje również LOGITO w rozwiązaniach dla księgowości i finansów.
Cel biznesowy
Celem workflow finansowego jest sprawna obsługa dokumentów i decyzji finansowych zgodnie z zasadami organizacji. Firma może ustalić odpowiedzialność za poszczególne czynności, kontrolować planowane koszty oraz szybciej identyfikować dokumenty oczekujące na działanie.
Dla działu finansowego oznacza to łatwiejsze przygotowanie danych do rozliczeń. Kierownicy zyskują informacje o wydatkach wymagających zatwierdzenia, a pracownicy - czytelny sposób przekazywania dokumentów.
Korzyści
- Sprawniejsza akceptacja kosztów - dokumenty przechodzą przez określone etapy i trafiają do właściwych osób.
- Lepsza kontrola wydatków - możliwość sprawdzania kosztów względem budżetów i limitów.
- Mniej ręcznego przepisywania danych - wykorzystanie importu dokumentów i integracji.
- Większa przejrzystość odpowiedzialności - łatwiejsze ustalenie, kto powinien wykonać kolejną czynność.
- Szybsze wykrywanie zaległości - widoczność dokumentów oczekujących na opis, akceptację lub rozliczenie.
- Łatwiejsze raportowanie - uporządkowane informacje o statusach, kosztach i przebiegu obsługi.
Jak działa workflow finansowy w LOGITO?
LOGITO umożliwia skonfigurowanie elektronicznego obiegu faktur: od rejestracji dokumentu, przez opis i akceptację, po przekazanie danych do dalszej obsługi. Rozwiązanie oferuje m.in. pobieranie faktur z poczty elektronicznej i KSeF, wykorzystanie OCR oraz powiązanie faktur z dokumentami zakupu.
Kontrolę kosztów można oprzeć na budżetach, projektach, MPK - miejscach powstawania kosztów - i kodach kontrolingowych. LOGITO opisuje również limity budżetowe, powiadomienia o ich przekroczeniu oraz dodatkową akceptację wydatków przekraczających ustalone progi.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Rejestrowanie faktur i powiązanie ich z zamówieniami, umowami lub projektami. | Rozproszenie dokumentów utrudniające sprawdzenie, czego dotyczy koszt i z jakim zakupem się wiąże. |
Ścieżki akceptacji z przypisanymi zadaniami, powiadomieniami i limitami kwotowymi. | Opóźnienia, pomijanie wymaganych decyzji i niejasna odpowiedzialność za zatwierdzenie wydatku. |
Przypisywanie kosztów do budżetów, MPK i kodów kontrolingowych. | Trudności z oceną wykorzystania środków i późne zauważenie odchyleń od planu. |
Integracja z ERP oraz dostęp do statusów i historii obsługi dokumentów. | Ręczne przenoszenie danych i czasochłonne ustalanie przebiegu rozliczenia. |
Zagrożenia odnoszą się do pracy bez uporządkowanego obiegu finansowego. Zakres funkcji i integracji należy dopasować do procesu organizacji.
Więcej informacji: https://www.logito.pl/platforma/technologia/workflow.
Przykład workflow finansowego - obsługa faktury w 7 krokach
- Rejestracja dokumentu - faktura zostaje wprowadzona do obiegu z odpowiedniego źródła.
- Weryfikacja danych - sprawdzane są informacje potrzebne do obsługi dokumentu oraz ewentualne rozbieżności.
- Opis merytoryczny - osoba odpowiedzialna wyjaśnia cel wydatku i wskazuje właściwy projekt, budżet lub MPK.
- Akceptacja kosztowa - uprawnione osoby zatwierdzają koszt zgodnie z obowiązującymi limitami.
- Obsługa księgowa - dokument jest weryfikowany i przekazywany do księgowania w uzgodnionym modelu współpracy z systemem finansowo-księgowym.
- Przygotowanie i zatwierdzenie płatności - odpowiedzialne osoby wykonują czynności poprzedzające realizację przelewu.
- Potwierdzenie rozliczenia - informacja o wykonanej płatności zostaje odnotowana, a obieg zamknięty zgodnie z przyjętymi zasadami.
To przykładowy przebieg. W praktyce może obejmować dodatkowe akceptacje, zwrot do poprawy lub wyjaśnienie niezgodności z zamówieniem. LOGITO opisuje zarówno wieloetapowy obieg faktur, jak i szerszy proces Purchase-to-Pay.
Jak przygotować wdrożenie workflow finansowego?
- Zmapuj obecny proces - ustal źródła dokumentów, uczestników, etapy i miejsca powstawania opóźnień.
- Określ role i uprawnienia - wskaż osoby opisujące dokumenty, zatwierdzające koszty i obsługujące rozliczenia.
- Przygotuj reguły finansowe - uporządkuj limity, budżety, MPK, projekty i kategorie kosztów.
- Zaprojektuj obsługę wyjątków - uwzględnij korekty, odrzucenia, brakujące dane, zmiany kwoty i nieobecność akceptującego.
- Ustal zakres integracji - określ, jakie dane trafiają do ERP i skąd wracają informacje o księgowaniu lub płatności.
- Przeprowadź pilotaż - sprawdź reprezentatywne dokumenty, poprawność przekazywania zadań i kompletność danych.
Zakres wymiany danych oraz kierunek integracji wymagają sprawdzenia możliwości technicznych wykorzystywanych systemów. LOGITO uwzględnia taką analizę przed zaprojektowaniem połączenia.
Warto również ustalić mierniki efektów, np. czas od wpływu faktury do akceptacji, liczbę dokumentów oczekujących po terminie i udział zwrotów do poprawy.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby procesów, spółek, ścieżek akceptacji i integracji oraz przygotowania danych. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Istotny dla kontroli dostępu i zatwierdzania kosztów. Efekt zależy od właściwego przypisania ról i uprawnień. |
Koszt wdrożenia | Zależny od konfiguracji obiegów, formularzy, reguł, integracji i zakresu wsparcia. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia współpracy z ERP, systemem finansowo-księgowym oraz pozostałymi źródłami danych. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie znacząca przy dużej liczbie dokumentów i akceptacji. Zależy od zakresu automatyzacji i jakości danych. |
Podsumowanie
Workflow finansowy porządkuje zadania i decyzje związane z kosztami, dokumentami i rozliczeniami. LOGITO pozwala połączyć obieg faktur, akceptacje, kontrolę budżetów i wymianę danych z ERP. Skuteczność rozwiązania zależy od jasnej odpowiedzialności, aktualnych danych i przetestowanych zasad obsługi.