Workflow kadrowy
Workflow kadrowy to uporządkowany przepływ zadań, dokumentów, informacji i decyzji związanych z obsługą pracowników. Określa, kto rozpoczyna sprawę, jakie dane należy uzupełnić, kto podejmuje decyzję oraz co powinno wydarzyć się na kolejnym etapie.
Proces może angażować pracownika, przełożonego, dział HR, kadry, IT i administrację. Każdy uczestnik otrzymuje zadania wynikające z jego roli, a status sprawy pozwala sprawdzić postęp obsługi.
Workflow kadrowy może obejmować m.in.:
- rekrutację i przygotowanie do rozpoczęcia pracy;
- onboarding, czyli wdrożenie nowego pracownika;
- wnioski urlopowe, delegacyjne i inne zgłoszenia pracownicze;
- przygotowanie i obieg dokumentacji;
- aktualizację danych oraz obsługę zmian organizacyjnych;
- offboarding, w tym przekazanie obowiązków i rozliczenie wyposażenia.
Dla każdego procesu można określić odrębny formularz, uczestników, ścieżkę akceptacji i zasady zakończenia sprawy.
Cel biznesowy
Celem workflow kadrowego jest sprawna i przewidywalna obsługa spraw pracowniczych. Organizacja może ograniczyć ręczne przekazywanie informacji, uporządkować odpowiedzialność i łatwiej kontrolować realizację zadań.
Pracownik zyskuje czytelny sposób zgłaszania spraw, przełożony - informacje potrzebne do decyzji, a dział HR - możliwość nadzorowania przebiegu obsługi. W procesach obejmujących kilka działów workflow pomaga skoordynować ich działania.
Korzyści
- Sprawniejsza obsługa pracowników - jasno określony sposób zgłoszenia i rozpatrzenia sprawy.
- Mniej pracy administracyjnej - ograniczenie przepisywania danych i ręcznego przekazywania dokumentów.
- Większa przejrzystość - możliwość sprawdzenia statusu i osoby odpowiedzialnej za kolejny krok.
- Lepsza współpraca między działami - wspólny przebieg zadań dla HR, przełożonych, IT i administracji.
- Łatwiejsza samoobsługa pracowników - dostęp do formularzy i informacji o zgłoszeniach.
- Spójne zasady działania - obsługa podobnych spraw według ustalonego procesu, z uwzględnieniem wyjątków.
Jak działa workflow kadrowy w LOGITO?
W LOGITO można projektować procesy, przypisywać role i zadania oraz konfigurować formularze, statusy i powiadomienia. Pozwala to dopasować przebieg obsługi do struktury organizacji i rodzaju sprawy.
Rozwiązania HR opisane przez LOGITO obejmują m.in. wnioski urlopowe, dokumentację pracowniczą, rekrutację i onboarding. Dostęp do dokumentów można organizować zgodnie z uprawnieniami użytkowników.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Formularze wniosków online oraz powiadomienia o ich statusach. | Rozproszone zgłoszenia i konieczność wielokrotnego pytania o postęp obsługi. |
Terminarz urlopów i możliwość wskazania zastępstwa. | Nakładające się nieobecności i trudności z zaplanowaniem obsady zespołu. |
Dokumenty pracownicze i wzory formularzy dostępne zgodnie z uprawnieniami. | Utrudnione odnajdywanie dokumentacji i porządkowanie dostępu do informacji. |
Obsługa onboardingu z określeniem potrzebnego sprzętu i dostępów. | Nieprzygotowane stanowisko pracy oraz niejasna odpowiedzialność za zadania wdrożeniowe. |
Zagrożenia dotyczą pracy bez uporządkowanego obiegu kadrowego. Zakres funkcji należy dopasować do procesów i zasad organizacji.
Przykładem zastosowania jest wdrożenie LOGITO w GT Group Tomaszek, które objęło m.in. onboarding, nieobecności, pracę zdalną i wnioski pracownicze.
Więcej informacji: https://www.logito.pl/platforma/technologia/workflow
Przykład workflow kadrowego - onboarding w 6 krokach
Poniższy scenariusz pokazuje przykładowy proces do skonfigurowania:
- Rozpoczęcie onboardingu - uprawniona osoba zgłasza przyjęcie pracownika, wskazując stanowisko, dział, przełożonego i termin rozpoczęcia pracy.
- Przygotowanie kadrowe - dział HR sprawdza potrzebne dane i dokumenty oraz ustala zadania związane z przyjęciem.
- Przygotowanie IT - odpowiedzialne osoby organizują konta, oprogramowanie i dostępy zgodnie z zatwierdzonym zakresem.
- Przygotowanie administracyjne - wyznaczony zespół przygotowuje stanowisko i przekazuje wyposażenie.
- Wdrożenie do obowiązków - przełożony ustala plan pracy, materiały i zadania na początkowy okres.
- Potwierdzenie realizacji - uczestnicy odnotowują wykonane czynności, a koordynator sprawdza zadania pozostałe do zakończenia.
Zakres automatyzacji poszczególnych czynności ustala się podczas konfiguracji procesu i projektowania integracji. Przypisanie zadania dotyczącego konta lub dostępu wymaga również określenia, kto i w jakim systemie je realizuje.
Jak przygotować wdrożenie workflow kadrowego?
- Wybierz proces początkowy - wskaż częstą, powtarzalną sprawę, której obsługa wymaga usprawnienia.
- Opisz role i decyzje - ustal uczestników, kolejność czynności, akceptacje i zastępstwa.
- Uporządkuj dane pracowników - określ źródło informacji o zatrudnieniu, strukturze organizacyjnej i przełożonych.
- Zaprojektuj formularze i wyjątki - uwzględnij wymagane dane, zwrot do uzupełnienia, odrzucenie oraz zmianę zgłoszenia.
- Ustal zakres integracji - wskaż, które informacje mają być wymieniane z systemem kadrowo-płacowym i pozostałymi narzędziami.
- Przetestuj proces z użytkownikami - sprawdź przekazywanie zadań, komunikaty oraz widoczność informacji dla różnych ról.
W projekcie integracji warto jednoznacznie wskazać system odpowiedzialny za aktualność poszczególnych danych. LOGITO opisuje taki podział odpowiedzialności jako ważny element automatyzacji procesów.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby procesów, ścieżek akceptacji, jednostek organizacyjnych i integracji oraz jakości danych. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Istotny dla kontroli dostępu do informacji pracowniczych. Wymaga właściwego przypisania ról i sprawdzenia widoczności danych. |
Koszt wdrożenia | Zależny od konfiguracji formularzy, obiegów, integracji, przygotowania danych i szkolenia użytkowników. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia możliwości współpracy z systemem kadrowo-płacowym, narzędziami IT i pozostałymi źródłami danych. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie znacząca przy licznych i powtarzalnych sprawach. Zależy od zakresu automatyzacji i samoobsługi pracowników. |
Podsumowanie
Workflow kadrowy porządkuje obsługę pracowników i współpracę między działami. W LOGITO można połączyć formularze, zadania, akceptacje i dokumenty w proces dopasowany do organizacji. Podstawą skutecznego wdrożenia są jasne odpowiedzialności, aktualne dane i właściwie skonfigurowany dostęp.