Workflow międzyorganizacyjny
Workflow międzyorganizacyjny to uporządkowany przepływ zadań, dokumentów, informacji i decyzji między co najmniej dwiema odrębnymi organizacjami. Może łączyć firmę z dostawcą, klientem, podwykonawcą lub partnerem biznesowym.
Każda strona odpowiada za określoną część procesu. Przykładowo zamawiający zatwierdza zakup, dostawca potwierdza termin realizacji, a odbiorca dokumentuje przyjęcie towaru. Kolejne działania zależą od informacji przekazywanych między uczestnikami.
Partnerzy mogą zachować własne procesy wewnętrzne. Uzgodnienia dotyczą przede wszystkim tego, jakie informacje wymieniają, kiedy to robią i co oznacza otrzymane potwierdzenie. Taką współpracę odrębnych procesów przedstawiają również modele współdziałania w BPMN.
Workflow międzyorganizacyjny może obejmować m.in:
- składanie i potwierdzanie zamówień;
- uzgadnianie dokumentów z kontrahentami;
- obsługę reklamacji angażujących klienta, sprzedawcę i wykonawcę;
- odbiór usług i przekazywanie dokumentów do rozliczenia;
- koordynację zadań w projektach realizowanych wspólnie przez kilka firm.
Cel biznesowy
Celem workflow międzyorganizacyjnego jest sprawna współpraca na styku organizacji. Proces pomaga określić odpowiedzialność stron, warunki przekazania sprawy, wymagane informacje i oczekiwane terminy.
Dzięki temu firma może łatwiej ustalić, czy oczekuje na odpowiedź partnera, wewnętrzną decyzję czy potwierdzenie realizacji. Uporządkowany obieg ogranicza sytuacje, w których postęp sprawy zależy od odszukania wiadomości lub kontaktu z jedną konkretną osobą.
Korzyści
- Sprawniejsze uzgodnienia - określony sposób przekazywania informacji i podejmowania decyzji.
- Jasna odpowiedzialność - wskazanie osób kontaktowych i właścicieli kolejnych etapów.
- Mniej ręcznego przepisywania danych - wykorzystanie formularzy i integracji.
- Większa przejrzystość współpracy - łatwiejsze ustalenie, na czyje działanie oczekuje sprawa.
- Lepsza jakość informacji - uzgodniony zakres danych i dokumentów potrzebnych do realizacji zadania.
- Łatwiejsza obsługa wielu partnerów - możliwość stosowania wspólnego modelu procesu z uwzględnieniem różnic między kontrahentami.
Jak działa workflow międzyorganizacyjny w LOGITO?
LOGITO umożliwia projektowanie etapów procesu, przypisywanie ról i zadań oraz konfigurowanie formularzy, statusów i powiadomień. Te funkcje stanowią podstawę organizacji obiegu po stronie firmy. Więcej o możliwościach platformy: https://www.logito.pl/platforma/technologia/workflow.
Do włączenia partnera zewnętrznego można wykorzystać formularz zewnętrzny. LOGITO wysyła wiadomość z linkiem, a odbiorca uzupełnia formularz bez logowania do systemu. Wykonanie przewidzianej czynności pozwala kontynuować obieg. Zakres udostępnianych informacji powinien obejmować dane potrzebne do danego zadania.
Współpracę między systemami można oprzeć na integracji. Dokumentacja LOGITO opisuje m.in.. pobieranie danych z zewnętrznych interfejsów API oraz przyjmowanie danych przez webhooki. Zakres wymiany i sposób przetwarzania wymagają konfiguracji.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Etapy, role i statusy porządkujące obsługę sprawy po stronie organizacji. | Niejasna odpowiedzialność i trudności z ustaleniem kolejnego działania. |
Formularze zewnętrzne pozwalające zebrać informacje lub potwierdzenie od partnera. | Niekompletne odpowiedzi i dane rozproszone w korespondencji. |
Integracje umożliwiające wymianę danych z innymi systemami. | Ręczne przepisywanie informacji, opóźnienia i rozbieżności między zapisami. |
Generowanie dokumentów zamówień i przekazywanie ich dostawcom w skonfigurowanym obiegu. | Niespójny sposób przekazywania zamówień i utrudnione śledzenie ich obsługi. |
Zagrożenia dotyczą współpracy bez uporządkowanego procesu. LOGITO opisuje m.in. generowanie zamówień PDF przekazywanych dostawcom oraz rejestrowanie statusów ich obsługi.
Przykład workflow międzyorganizacyjnego - zamówienie w 6 krokach
Poniższy scenariusz pokazuje przykładowy proces do skonfigurowania między firmą a dostawcą:
- Przygotowanie zamówienia - firma określa przedmiot zakupu, ilość, warunki i wymagany termin oraz zbiera wewnętrzne akceptacje.
- Przekazanie dokumentu dostawcy - zamówienie trafia do partnera uzgodnionym kanałem.
- Potwierdzenie przez dostawcę - partner przekazuje informację o przyjęciu zamówienia, terminie lub proponowanych zmianach.
- Uzgodnienie rozbieżności - odpowiedzialne osoby wyjaśniają zmiany ilości, ceny lub terminu i potwierdzają dalszą realizację.
- Realizacja i odbiór - dostawca wykonuje zamówienie, a odbiorca potwierdza dostawę albo zgłasza zastrzeżenia.
- Rozliczenie i zamknięcie - dokumenty trafiają do dalszej obsługi, a strony otrzymują uzgodnione informacje o zakończeniu sprawy.
W zależności od projektu odpowiedź partnera może zostać zebrana przez formularz albo przekazana z jego systemu. Sposób wymiany informacji należy ustalić przed uruchomieniem obiegu.
Jak przygotować wdrożenie workflow międzyorganizacyjnego?
- Wyznacz granice procesu - określ zdarzenie rozpoczynające współpracę i warunek jej zakończenia.
- Ustal odpowiedzialność stron - wskaż właścicieli etapów, osoby kontaktowe i zastępstwa.
- Uzgodnij dane i statusy - określ wymagane pola, dokumenty, identyfikatory spraw oraz znaczenie potwierdzeń.
- Wybierz sposób komunikacji - dopasuj formularze, wiadomości i integracje do możliwości partnerów.
- Zaprojektuj dostęp i obsługę wyjątków - ustal zakres udostępnianych informacji oraz postępowanie przy braku odpowiedzi, zmianie lub odrzuceniu.
- Przeprowadź pilotaż z partnerem - sprawdź cały przebieg, poprawność danych i reakcję na nieudaną wymianę informacji.
LOGITO opisuje analizę możliwości technicznych, uzgodnienie zakresu integracji i testy przed uruchomieniem rozwiązania produkcyjnego.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby partnerów, złożoności uzgodnień, dostępnych interfejsów i zakresu integracji. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Zależny od modelu dostępu, zakresu udostępnianych informacji i zabezpieczenia wymiany danych. |
Koszt wdrożenia | Zależny od konfiguracji procesu, formularzy, integracji oraz testów prowadzonych z partnerami. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia systemów wszystkich uczestników, formatów danych i możliwości komunikacji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie znacząca przy częstej wymianie informacji i powtarzalnych uzgodnieniach. Zależy od zakresu automatyzacji. |
Podsumowanie
Workflow międzyorganizacyjny porządkuje współpracę firm przez uzgodnione zadania, dokumenty i potwierdzenia. LOGITO dostarcza mechanizmy modelowania obiegu, formularze zewnętrzne i możliwości integracji. Skuteczne wdrożenie wymaga wspólnych zasad komunikacji, jasnej odpowiedzialności oraz właściwego zakresu udostępnianych danych.