Wydajność operacyjna
Wydajność operacyjna określa, jakie rezultaty organizacja uzyskuje przy wykorzystaniu dostępnych zasobów: czasu pracy, ludzi, narzędzi i infrastruktury. W procesach biurowych może oznaczać np. liczbę poprawnie obsłużonych wniosków, faktur lub zgłoszeń w odniesieniu do nakładu pracy.
Podstawą pomiaru produktywności jest relacja wyników do nakładów. Jednym z mierników jest rezultat uzyskany na godzinę pracy - takie podejście stosuje również OECD w definicji produktywności pracy.
W ocenie wydajności operacyjnej warto uwzględniać jakość, terminowość i złożoność zadań. Pozwala to sprawdzić, czy usprawnienie rzeczywiście zwiększa możliwości organizacji oraz czy nie powoduje dodatkowych poprawek.
Na wydajność wpływają m.in.. sposób przekazywania zadań, dostępność informacji, liczba etapów akceptacji, jakość danych oraz współpraca między działami.
Cel biznesowy
Celem poprawy wydajności operacyjnej jest uzyskiwanie lepszych rezultatów przy racjonalnym wykorzystaniu zasobów. Organizacja może zwiększyć zdolność obsługi spraw, ograniczyć zbędne czynności i sprawniej reagować na zmiany obciążenia.
Dla kierowników oznacza to lepszą podstawę do planowania pracy. Dla zespołów - bardziej przejrzyste zadania, mniej ręcznego przekazywania informacji i łatwiejszy dostęp do potrzebnych danych.
Korzyści
- Lepsze wykorzystanie czasu pracy - ograniczenie zbędnych czynności i powtarzanego wprowadzania danych.
- Większa zdolność obsługi spraw - możliwość realizacji większego wolumenu przy zachowaniu wymaganej jakości.
- Sprawniejsze planowanie zasobów - łatwiejsze rozpoznawanie przeciążonych etapów i zespołów.
- Mniej pracy związanej z poprawkami - ograniczenie skutków brakujących lub niespójnych informacji.
- Lepsza terminowość - możliwość wcześniejszego reagowania na narastające kolejki.
- Łatwiejsza ocena usprawnień - porównywanie wyników przed zmianą i po jej wdrożeniu.
Jak LOGITO wspiera wydajność operacyjną?
LOGITO umożliwia projektowanie procesów, przypisywanie zadań i ról oraz konfigurowanie statusów i powiadomień. Pozwala uporządkować sposób obsługi spraw i ograniczać ręczne przekazywanie dokumentów między uczestnikami.
Do nadzorowania pracy można wykorzystać raport zadań oraz dashboardy. Dokumentacja opisuje zestawienie liczby zadań w realizacji i przeterminowanych, a także pulpity zawierające listy, wykresy i liczniki.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Przepływ zadań z przypisanymi rolami, statusami i powiadomieniami. | Przestoje związane z ręcznym przekazywaniem spraw i niejasną odpowiedzialnością. |
Formularze z polami wymaganymi i regułami walidacji. | Niekompletne zgłoszenia i dodatkowa praca przy uzupełnianiu informacji. |
Raport liczby zadań w realizacji i zadań przeterminowanych. | Trudniejsze wykrywanie narastających kolejek i opóźnień. |
Dashboardy zestawiające wybrane dane procesowe. | Rozproszone informacje i czasochłonne przygotowywanie zestawień. |
Zagrożenia dotyczą pracy bez uporządkowanego obiegu i pomiaru. Skuteczność formularzy, raportów i pulpitów zależy od ich konfiguracji oraz jakości danych.
Jak mierzyć wydajność operacyjną?
Dobór mierników powinien wynikać z rodzaju procesu i celu usprawnienia. Przydatne są m.in..:
- Liczba poprawnie zakończonych spraw na roboczogodzinę - pokazuje wynik w odniesieniu do nakładu pracy.
- Czas realizacji sprawy - okres od ustalonego początku do zakończenia procesu.
- Terminowość - udział spraw zakończonych w wymaganym terminie w analizowanej grupie.
- Udział spraw wymagających poprawek - pomaga oceniać jakość obsługi i dodatkowy nakład pracy.
- Liczba spraw otwartych i przeterminowanych - pokazuje stan kolejki w określonym momencie.
Przykład obliczeniowy: zespół poprawnie zakończył 120 porównywalnych spraw, przeznaczając na ich obsługę łącznie 60 roboczogodzin. Wynik wynosi:
120 spraw ÷ 60 roboczogodzin = 2 sprawy na roboczogodzinę.
Porównując okresy, należy zachować te same zasady liczenia oraz uwzględnić zmiany trudności zadań i jakości wyników. Mierniki oparte na roboczogodzinach wymagają danych o rzeczywistym nakładzie pracy.
Jak poprawić wydajność operacyjną - 6 kroków
- Wybierz proces i określ rezultat - ustal, co uznajesz za prawidłowo zakończoną sprawę oraz gdzie zaczyna się i kończy pomiar.
- Zmierz stan początkowy - zbierz dane o liczbie spraw, czasie, nakładzie pracy, opóźnieniach i poprawkach.
- Znajdź przyczyny strat - sprawdź miejsca oczekiwania, zbędne przekazania, brakujące informacje i powtarzane czynności.
- Zaprojektuj usprawnienie - uprość formularz, uporządkuj odpowiedzialność lub zautomatyzuj wybrany etap.
- Przetestuj zmianę - sprawdź jej działanie na reprezentatywnych sprawach i zbierz uwagi uczestników.
- Porównaj wyniki i kontynuuj doskonalenie - oceń efekt według tych samych definicji i ustal kolejne działania.
LOGITO opisuje podobne podejście w materiałach o doskonaleniu procesów: poznanie rzeczywistego przebiegu, identyfikację wąskich gardeł, projektowanie zmian i regularne mierzenie efektów.
Kryteria i ocena
Poniższa ocena dotyczy projektu poprawy wydajności operacyjnej z wykorzystaniem narzędzi do zarządzania procesami.
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od zakresu usprawnienia, dostępności danych i liczby procesów objętych zmianą. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Pośredni. Zmiany powinny uwzględniać właściwe uprawnienia oraz kontrolę dostępu do raportów i dokumentów. |
Koszt wdrożenia | Zależny od analizy procesu, konfiguracji, integracji i przygotowania danych do pomiaru. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia źródeł danych i możliwości współpracy z wykorzystywanymi systemami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie znacząca przy dużej liczbie czynności ręcznych, przekazań i poprawek. Wymaga potwierdzenia pomiarem. |
Podsumowanie
Wydajność operacyjna łączy wyniki procesów z wykorzystanym nakładem zasobów. LOGITO wspiera jej poprawę przez porządkowanie obiegu, formularze i raportowanie. Rzetelna ocena wymaga spójnych mierników, wiarygodnych danych oraz uwzględnienia jakości i złożoności pracy.