Zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM)
Zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM, ang. Human Resource Management) to ogół działań związanych z pozyskiwaniem, organizowaniem pracy, rozwojem i utrzymywaniem pracowników w organizacji. Obejmuje zarówno codzienną obsługę spraw pracowniczych, jak i planowanie kompetencji potrzebnych do realizacji celów firmy.
Do głównych obszarów HRM należą:
- Planowanie zatrudnienia - określanie potrzeb kadrowych i wymaganych umiejętności.
- Rekrutacja i onboarding - pozyskiwanie kandydatów oraz wdrażanie nowych pracowników.
- Administracja kadrowa - obsługa dokumentacji, wniosków i zmian dotyczących zatrudnienia.
- Rozwój i ocena pracowników - ustalanie celów, przekazywanie informacji zwrotnej oraz planowanie szkoleń.
- Wynagradzanie i utrzymanie pracowników - tworzenie zasad wynagradzania, motywowania i rozwoju zawodowego.
- Zakończenie współpracy - organizacja przekazania obowiązków, rozliczenia zasobów i zamknięcia dostępów.
HRM łączy perspektywę organizacji z potrzebami pracowników. Odpowiedzialność za ten obszar współdzielą dział HR, menedżerowie i zarząd. Systemy informatyczne wspierają realizację ustalonych zasad, porządkują dane i ułatwiają współpracę.
Cel biznesowy
Celem zarządzania zasobami ludzkimi jest zapewnienie organizacji odpowiednich kompetencji i warunków współpracy potrzebnych do realizacji jej planów.
Dobrze zorganizowane HRM pomaga przewidywać potrzeby kadrowe, sprawnie wdrażać nowych pracowników i rozwijać umiejętności zespołów. Uporządkowanie bieżącej obsługi ogranicza również czas poświęcany na poszukiwanie dokumentów, wyjaśnianie statusów wniosków i ponowne wprowadzanie danych.
Pracownicy zyskują czytelne procedury, a menedżerowie - informacje potrzebne do planowania pracy i podejmowania decyzji.
Korzyści
Uporządkowane zarządzanie zasobami ludzkimi przynosi następujące korzyści:
- Sprawniejsza obsługa pracowników - jasny sposób składania wniosków i uzyskiwania odpowiedzi.
- Lepsze przygotowanie do rozpoczęcia pracy - skoordynowanie dokumentów, wyposażenia i zadań wdrożeniowych.
- Mniej błędów administracyjnych - ograniczenie braków, powielania informacji i niejasnej odpowiedzialności.
- Łatwiejsze planowanie pracy - dostęp do informacji o nieobecnościach i potrzebach zespołów.
- Bardziej świadomy rozwój kompetencji - powiązanie celów pracowników z potrzebami organizacji.
- Większa przejrzystość procesów - określone role, terminy i zasady podejmowania decyzji.
Jak LOGITO wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM)?
LOGITO wspiera cyfryzację wybranych procesów kadrowych poprzez elektroniczne formularze, obieg wniosków, dokumentację pracowniczą oraz obsługę rekrutacji i onboardingu. Zakres rozwiązania można dopasować do sposobu działania organizacji.
Przykłady zastosowania platformy w tym obszarze znajdują się na stronie: https://www.logito.pl/zastosowanie/dzialy/kadry-i-hr.
Poniższa tabela porównuje pracę w odpowiednio skonfigurowanym LOGITO z obsługą spraw kadrowych bez uporządkowanego obiegu informacji.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Uporządkowana dokumentacja pracownicza - dokumenty i wzory formularzy można gromadzić w elektronicznych teczkach, z dostępem zgodnym z nadanymi uprawnieniami. | Rozproszenie dokumentów między folderami, pocztą i segregatorami, utrudniające odnalezienie potrzebnych materiałów. |
Elektroniczna obsługa urlopów - formularze, akceptacja, statusy, powiadomienia i kalendarz nieobecności wspierają współpracę pracownika, przełożonego i kadr. | Ręczne przekazywanie wniosków, niejasny status decyzji i trudności z planowaniem dostępności zespołu. |
Wsparcie onboardingu - proces może obejmować określenie sprzętu i dostępów potrzebnych nowemu pracownikowi oraz koordynację jego wdrożenia. | Nieprzygotowane stanowisko pracy, pominięte zadania i opóźnienia w rozpoczęciu wykonywania obowiązków. |
Organizacja rekrutacji - zgłoszenia kandydatów można porządkować, wyszukiwać i udostępniać uprawnionym uczestnikom procesu, wspierając komunikację z kandydatami. | Rozproszone aplikacje, trudności z przekazywaniem informacji i opóźnienia w obsłudze kandydatów. |
Przykład wdrożenia: w GT Group Tomaszek wykorzystano LOGITO m.in. do obsługi onboardingu, urlopów i nieobecności, pracy zdalnej oraz wniosków pracowniczych. W projekcie powstała również wewnętrzna baza wiedzy. Pokazuje to możliwość połączenia kilku obszarów codziennej obsługi pracowników w jednym środowisku.
6 etapów cyfryzacji procesów HRM
- Wybierz proces wymagający usprawnienia.
Określ problem, np. długi czas akceptacji wniosków, braki w dokumentacji albo opóźnienia w przygotowaniu stanowisk pracy. Ustal oczekiwany rezultat. - Opisz rzeczywisty przebieg obsługi.
Wskaż uczestników, wymagane informacje, decyzje i wyjątki. Uwzględnij współpracę HR z przełożonymi, IT, administracją oraz pracownikami. - Uporządkuj dane i dokumenty.
Ustal źródło danych o pracownikach, strukturę organizacyjną i obowiązujące formularze. Określ, kto odpowiada za aktualizację poszczególnych informacji. - Zaprojektuj odpowiedzialność i dostęp.
Przypisz osoby obsługujące i zatwierdzające sprawy. Ustal zastępstwa oraz zakres widoczności dokumentów i danych pracowniczych. - Skonfiguruj obieg i wymianę danych.
Przygotuj formularze, statusy, powiadomienia i ścieżki akceptacji. Jeżeli potrzebna jest integracja, określ przekazywane dane, kierunek wymiany i sposób obsługi błędów. - Przeprowadź pilotaż i oceń wyniki.
Sprawdź typowe sytuacje oraz wyjątki, przeszkol użytkowników i zbierz ich uwagi. Porównaj czas obsługi, liczbę braków i terminowość realizacji zadań przed zmianą i po jej wdrożeniu.
Jak przygotować organizację?
Przed wdrożeniem warto zgromadzić:
- Aktualną strukturę organizacyjną - wraz z przełożonymi, zespołami i zasadami zastępstw.
- Listę procesów i formularzy HR - z określeniem częstotliwości ich wykorzystywania.
- Zasady podejmowania decyzji - wskazujące osoby zatwierdzające i sposób obsługi wyjątków.
- Wykaz systemów oraz źródeł danych - określający, gdzie utrzymywane są informacje kadrowe i rozliczeniowe.
- Mierniki skuteczności - z definicją sposobu pomiaru i wynikiem początkowym.
W przygotowaniu powinni uczestniczyć przedstawiciele HR, menedżerów i pracowników. Dzięki temu projekt uwzględni potrzeby osób składających wnioski oraz zespołów odpowiedzialnych za ich obsługę.
Kryteria i ocena
Ocena dotyczy wdrożenia cyfrowego wsparcia wybranych procesów HRM.
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od liczby procesów, wyjątków, jakości danych i zakresu integracji. Rozpoczęcie od jednego obiegu ułatwia sprawdzenie przyjętych rozwiązań. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Potencjalnie wysoki przy właściwym ograniczeniu dostępu do danych pracowniczych, przetestowaniu konfiguracji i regularnej aktualizacji uprawnień. |
Koszt wdrożenia | Obejmuje analizę, konfigurację, przygotowanie danych, integracje i szkolenia. Warto uwzględnić również utrzymanie oraz rozwój procesów. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga analizy istniejących systemów kadrowych i możliwości wymiany danych. Zakres integracji ustala się dla konkretnego środowiska. |
Oszczędność czasu w organizacji | Możliwa dzięki ograniczeniu ręcznego przekazywania dokumentów, pytań o status i ponownego wprowadzania informacji. Efekty należy mierzyć dla wybranych procesów. |
Podsumowanie
Zarządzanie zasobami ludzkimi pomaga organizować zatrudnienie, rozwijać kompetencje i usprawniać codzienną współpracę. LOGITO wspiera wybrane procesy HRM poprzez elektroniczną dokumentację, wnioski, rekrutację i onboarding. Dobre efekty wymagają jasnych zasad, aktualnych danych oraz zaangażowania HR, menedżerów i pracowników.