Zgodność z regulacjami (compliance)
Zgodność z regulacjami (compliance) oznacza działanie organizacji zgodnie z mającymi do niej zastosowanie przepisami, wymaganiami regulatorów i przyjętymi zobowiązaniami. W szerszym ujęciu obejmuje również przestrzeganie zasad etycznych, standardów branżowych oraz wewnętrznych polityk.
Zarządzanie compliance polega na rozpoznaniu obowiązków, przełożeniu ich na codzienne procesy, kontrolowaniu wykonania i reagowaniu na nieprawidłowości. Systemowe podejście do tego obszaru opisuje m.in. norma ISO 37301 dotycząca zarządzania zgodnością.
Zakres compliance zależy od działalności firmy. Może dotyczyć ochrony danych osobowych, dokumentacji pracowniczej, rozliczeń finansowych, cyberbezpieczeństwa, relacji z kontrahentami czy przeciwdziałania nadużyciom.
W praktyce każde istotne wymaganie warto powiązać z:
- Procesem, w którym powinno być realizowane.
- Osobą odpowiedzialną za jego wykonanie.
- Kontrolą, która pozwala wykryć nieprawidłowość.
- Dowodem wykonania, np. dokumentem, wynikiem weryfikacji lub zapisem decyzji.
- Terminem przeglądu, pozwalającym ocenić aktualność przyjętych zasad.
Cel biznesowy
Celem compliance jest ograniczanie ryzyka naruszeń oraz zapewnienie przewidywalnego, odpowiedzialnego sposobu działania organizacji.
Uporządkowany proces pomaga wcześniej wykrywać błędy, ograniczać koszty ich usuwania i chronić reputację firmy. Ułatwia również wykazanie, jakie czynności wykonano, kto podjął decyzję i na jakiej podstawie.
Dla pracowników oznacza to czytelne zasady postępowania. Dla kadry zarządzającej - lepszy wgląd w obszary wymagające kontroli, aktualizacji procedur lub podjęcia działań naprawczych.
Korzyści
Systematyczne zarządzanie zgodnością przynosi organizacji następujące korzyści:
- Mniejsze ryzyko naruszeń - dzięki określeniu obowiązków i sposobu ich realizacji.
- Czytelna odpowiedzialność - wiadomo, kto wykonuje kontrolę i podejmuje decyzję.
- Sprawniejsze przygotowanie do audytów - dokumenty i informacje o działaniach są łatwiejsze do odnalezienia.
- Większa terminowość - przeglądy i zadania mają określonych właścicieli oraz daty wykonania.
- Lepsza ochrona informacji - dostęp do dokumentacji odpowiada potrzebom poszczególnych osób.
- Większe zaufanie do organizacji - spójne zasady wspierają wiarygodność wobec pracowników, klientów i partnerów.
Jak LOGITO wspiera zgodność z regulacjami?
LOGITO może wspierać realizację procedur compliance poprzez uporządkowanie obiegu dokumentów, zadań, decyzji i powiadomień. Konfiguracja procesu pozwala odzwierciedlić zasady zatwierdzania dokumentów i podział obowiązków przyjęty w organizacji.
Poniższa tabela porównuje pracę w odpowiednio skonfigurowanym LOGITO z obsługą spraw bez uporządkowanych mechanizmów kontroli.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Kontrole w obiegu dokumentów - reguły procesu i walidacja formularzy mogą sprawdzać ustalone warunki oraz blokować zapis przy określonych błędach. | Przekazywanie niekompletnych informacji i pomijanie kontroli wymaganych procedurą. |
Uporządkowane uprawnienia - dostęp do rejestrów można określać dla użytkowników, zespołów i działów, rozdzielając podgląd od zarządzania dokumentami. | Zbyt szeroki dostęp do dokumentacji i możliwość wprowadzania zmian przez niewłaściwe osoby. |
Historia czynności i zmian - informacje o wykonawcy, dacie, działaniu i modyfikacjach pól pomagają odtworzyć przebieg obsługi dokumentu. | Trudności z ustaleniem, kto wykonał kontrolę, zmienił dane lub uczestniczył w podejmowaniu decyzji. |
Przypomnienia o terminach - dla dokumentów można ustawiać powiadomienia wysyłane przed wskazaną datą lub po jej upływie. | Przeoczenie przeglądu procedury, terminu wykonania zadania lub aktualizacji dokumentacji. |
Przykładowa konfiguracja: proces aktualizacji procedury może obejmować zgłoszenie zmiany, ocenę jej wpływu, opiniowanie i zatwierdzenie. W dokumencie można wskazać osobę odpowiedzialną oraz datę kolejnego przeglądu, dla której zostanie ustawione przypomnienie. Treść wymagań i sposób ich realizacji ustalają osoby odpowiedzialne za dany obszar.
7 kroków uporządkowania procesu compliance
- Zidentyfikuj wymagania dotyczące organizacji.
Ustal, jakie obowiązki wynikają z działalności, branży, zawartych umów i przyjętych standardów. Zapisz źródło każdego wymagania oraz obszar jego zastosowania. - Oceń ryzyko niezgodności.
Określ możliwe przyczyny naruszeń i ich skutki. Priorytety powinny uwzględniać znaczenie obowiązku, skalę działalności oraz istniejące zabezpieczenia. - Przypisz właścicieli obowiązków.
Wskaż osoby odpowiedzialne za realizację wymagań, wykonywanie kontroli i zatwierdzanie decyzji. Ustal sposób przekazywania spraw wymagających dodatkowej oceny. - Przełóż wymagania na konkretne działania.
Określ potrzebne dokumenty, akceptacje, sprawdzenia i terminy. Zapisz również sposób postępowania z wyjątkami oraz wykrytymi nieprawidłowościami. - Przygotuj dowody wykonania kontroli.
Ustal, jakie informacje potwierdzają realizację obowiązku, gdzie będą przechowywane i kto uzyska do nich dostęp. Dowód powinien pozwalać powiązać wynik kontroli z konkretną sprawą. - Przetestuj proces i przygotuj pracowników.
Sprawdź typowe sytuacje, błędne dane, brak wymaganej decyzji oraz nieobecność osoby odpowiedzialnej. Wyjaśnij użytkownikom zasady obsługi i zgłaszania problemów. - Monitoruj skuteczność i aktualizuj zasady.
Analizuj wyniki kontroli, opóźnienia i powtarzające się niezgodności. Zmiany wymagań lub działalności firmy powinny prowadzić do przeglądu procedur i konfiguracji.
Jak przygotować organizację?
Przed wdrożeniem warto przygotować:
- Rejestr wymagań - ze źródłem obowiązku, właścicielem i terminem przeglądu.
- Mapę procesów - wskazującą miejsca realizacji obowiązków i wykonywania kontroli.
- Aktualne procedury i formularze - wraz z zasadami ich zatwierdzania.
- Wykaz dokumentów potwierdzających wykonanie działań - z określeniem miejsca przechowywania i dostępu.
- Zasady obsługi niezgodności - obejmujące zgłoszenie, ocenę, działanie naprawcze i sprawdzenie rezultatu.
W przygotowaniu powinni uczestniczyć właściciele procesów, osoby odpowiedzialne za zgodność oraz administratorzy wspierających je systemów.
Kryteria i ocena
Ocena dotyczy organizacji procesu compliance wspieranego rozwiązaniami informatycznymi.
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od zakresu obowiązków, liczby procesów i stanu procedur. Rozpoczęcie od wybranego obszaru ułatwia sprawdzenie mechanizmów kontroli. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Potencjalnie wysoki przy właściwym ograniczeniu dostępu, określeniu odpowiedzialności i regularnym sprawdzaniu skuteczności zabezpieczeń. |
Koszt wdrożenia | Obejmuje analizę wymagań, przygotowanie procedur, konfigurację, testy i szkolenia. Należy uwzględnić późniejsze aktualizacje oraz przeglądy. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia dostępności danych, dokumentacji i możliwości wymiany informacji między używanymi systemami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Możliwa dzięki uporządkowaniu kontroli, przypomnień i dokumentacji. Efekty warto oceniać na podstawie czasu obsługi oraz przygotowania materiałów do weryfikacji. |
Podsumowanie
Zgodność z regulacjami wymaga powiązania obowiązków z codziennymi działaniami, odpowiedzialnością i kontrolą. LOGITO wspiera ten proces poprzez obiegi dokumentów, uprawnienia, historię czynności i przypomnienia. Skuteczność compliance zależy od aktualności wymagań oraz konsekwentnego stosowania i doskonalenia przyjętych zasad.