Elektroniczny system faktur gotowy na KSeF od pierwszego dnia

 

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy od lutego 2026 roku. Sam system to jednak za mało. Potrzebujesz automatyzacji, która uwolni Cię od ręcznej pracy i przepisywania danych. Połącz KSeF z LOGITO i zyskaj pełną kontrolę nad fakturami: automatyczne pobieranie plków XML, pobieranie, weryfikację, PDF-y i ścieżki akceptacji. Jeden system, kompletna automatyzacja.

 

KSeF_top

Dlaczego integracja KSeF z LOGITO zmienia wszystko w obiegu faktur?

  • Sam KSeF to tylko obowiązek prawny - platforma do wysyłania i odbierania faktur XML. 
Ale w praktyce to dopiero początek problemów: musisz logować się ręcznie, sprawdzać nowe faktury (bo KSeF nie ma opcji powiadomień), pobierać XML-e, generować PDF-y, weryfikować dane i jakoś to wszystko ogarnąć w księgowości. To paraliżuje proces.

  • LOGITO to elektroniczny system faktur, który eliminuje te problemy i zamienia obowiązek 
w przewagę konkurencyjną. System automatycznie pobiera faktury z KSeF - na etapie wdrożenia możesz wybrać, jak często LOGITO będzie odpytywać skrzynkę KSeF i pobierać faktury ( może być to nawet kilkadziesiąt razy dziennie).

Efekt? Księgowość pracuje szybciej, błędów jest mniej, a Ty masz pełną kontrolę nad kosztami w czasie rzeczywistym. To nie jest kolejny system do obsłużenia, tylko narzędzie, które robi robotę za Ciebie.

Zyskujesz kompletny proces:

 

  • automatyczne ścieżki akceptacji z limitami
  • opisywanie faktur kodami projektów
  • integrację z ERP
  • i pełną synchronizację danych

 

Wszystko w jednym miejscu - faktury z KSeF, zagraniczne, z e-maili i skanera. Jedna ścieżka dla wszystkich dokumentów.

CTA_ksef

Zbuduj proces obiegu faktur pod realia Twojej organizacji

LOGITO pozwala skonfigurować elektroniczny obieg faktur z KSeF tak, jak potrzebuje Twoja firma. Nie musisz stosowywać się do sztywnych schematów - system dostosowuje się do Ciebie.

Zdefiniuj własne ścieżki akceptacji z limitami kwotowymi, przypisuj faktury do projektów 
i centrów kosztowych, integruj z ERP czy systemem księgowym.

Możesz pracować z zespołem ekspertów LOGITO albo samodzielnie - intuicyjny kreator procesów w technologii low-code pozwala wprowadzać zmiany nawet pracownikom nietechnicznym.

Twoja organizacja zachowuje zgodność 
z wymogami KSeF, ale proces wewnętrzny działa dokładnie według Twojej polityki firmowej. Żadnych opóźnień, żadnych przestojów.

Obieg faktur z integracją KSeF, czyli wszystkie funkcje 
w jednym systemie

  • LOGITO to program m.in. do KSeF, który oferuje 
kompletne rozwiązanie dla Twojej firmy:

    Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

     

    System pobiera dokumenty, logowanie nie jest potrzebne.

  • Generowanie PDF z numerem KSeF

     

    Automatyczna konwersja XML na czytelne dokumenty z numerem identyfikacyjnym.

  • Weryfikacja danych biznesowych

     

    Sprawdzanie stawek VAT, kwot i zgodności kontrahentów.

  • Automatyczne powiadomienia

     

    Natychmiastowe alerty o nowych fakturach, sprawdzanie KSeF nie jest potrzebne.

  • Ścieżki akceptacji z limitami

     

    Konfigurowane procesy zatwierdzania zgodne z polityką firmową.

  • Opisywanie faktur kodami

     

    Przypisywanie do projektów i centrów kosztowych dla kontroli budżetu.

  • Jedna ścieżka dla wszystkich

     

    Obsługa faktur z KSeF i spoza w jednym procesie.

  • Integracja z ERP

     

    Automatyczny transfer danych, ręczne przepisywanie nie jest potrzebne.

  • Centralne repozytorium

     

    Jedno miejsce dla dokumentów z kilku spółek czy oddziałów.

  • Kontroling i raporty

     

    Monitoring terminów, kwot i analizy kosztowe w czasie rzeczywistym.

LOGITO - elastyczny system, gotowy na każdą integrację

System LOGITO łączy się z platformami zewnętrznymi, zapewniając płynny przepływ danych i eliminując ręczne przepisywanie informacji między systemami.

 

Dzięki modułowej architekturze LOGITO możesz rozbudowywać system o kolejne integracje w miarę rozwoju firmy.

KSeF


Automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z wymogami prawnymi

Systemy ERP


Bezpośrednia synchronizacja danych finansowych i księgowych z systemami zarządzania przedsiębiorstwem

OCR


Automatyczne rozpoznawanie tekstu 
z zeskanowanych faktur i wypełnianie pól systemowych, ręczne wprowadzanie nie jest potrzebne

GUS


Weryfikacja danych kontrahentów w bazie Głównego Urzędu Statystycznego dla zapewnienia poprawności informacji

Biała lista VAT


Sprawdzanie aktywnych rachunków bankowych kontrahentów w wykazie Ministerstwa Finansów dla bezpiecznych płatności

Kursy walut NBP 


Automatyczne pobieranie aktualnych kursów walut z Narodowego Banku Polskiego do przeliczania faktur zagranicznych

Poczta elektroniczna 


Odbieranie faktur z e-maili i automatyczne przekierowanie do odpowiednich ścieżek akceptacji w systemie

Skaner


Bezpośrednie importowanie zeskanowanych dokumentów do systemu 
z automatycznym rozpoznawaniem typu faktury

Elektroniczny obieg faktur - usprawnienie, które realnie wspiera księgowość

  • Oszczędność czasu księgowości

     

    Księgowość nie musi logować się do platformy rządowej ani ręcznie sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty. Faktury trafiają bezpośrednio do procesu akceptacji z już zweryfikowanymi danymi kontrahentów i stawkami VAT.

  • Eliminacja błędów

     

    LOGITO weryfikuje nie tylko zgodność struktury XML, ale również poprawność danych biznesowych - stawki VAT, kwoty netto-brutto, zgodność z umowami i limitami. System wykrywa potencjalne błędy przed akceptacją faktury, eliminując konieczność wystawiania kosztownych 
i czasochłonnych faktur korygujących. Dodatkowo integracja z Białą listą VAT i GUS zapewnia aktualność danych kontrahentów.

  • Pełna kontrola kosztów i zgodność

     

    Automatyczne ścieżki akceptacji z konfigurowalnymi limitami kwotowymi zapewniają, że każda faktura przechodzi właściwą autoryzację. System umożliwia opisywanie faktur kodami projektów i centrów kosztowych. To pozwala na bieżący kontroling wydatków. Raporty 
i analizy w czasie rzeczywistym dają pełen obraz sytuacji finansowej natychmiast po przetworzeniu dokumentów.

Najczęściej zadawane pytania

Nie. KSeF nie ma funkcji powiadomień. Aby sprawdzić, czy wpłynęła faktura, musisz zalogować się do systemu. LOGITO rozwiązuje ten problem - automatycznie pobiera faktury z KSeF i wysyła natychmiastowe powiadomienia do odpowiedzialnych osób. 

Faktury z KSeF są w formacie XML. Jeśli chcesz wysłać klientowi dokument PDF, musisz skorzystać ze specjalnych narzędzi. System LOGITO automatycznie generuje czytelne faktury PDF z widocznym numerem KSeF, gotowe do wysłania kontrahentom. 

Od 1 lutego 2026 firmy z obrotami ponad 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 wszyscy pozostali podatnicy VAT. Brak wdrożenia oznacza zablokowanie rozliczeń podatkowych - urzędy skarbowe nie będą miały podstawy do przeprowadzenia rozliczeń. Od 2027 roku grożą kary do 100% kwoty podatku, nie mniej niż 1000 zł. 

To mechanizmy zabezpieczające na wypadek awarii KSeF. Tryb offline to krótkotrwałe awarie - możesz wystawiać faktury poza systemem. Tryb offline24 to dłuższe przerwy w działaniu. W obu przypadkach masz obowiązek przesłania faktur do KSeF w ciągu 7 dni od zakończenia awarii. 

KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, generuje tylko XML i nie tworzy PDF, nie weryfikuje poprawności danych biznesowych (tylko struktury), nie ma wbudowanej automatyzacji wewnętrznej (akceptacje, opisy kosztami) i nie obsługuje faktur zagranicznych. Potrzebujesz dodatkowego systemu jak LOGITO do pełnej automatyzacji. 

Proces składa się z 5 kroków:  
1) Aktywacja konta KSeF z uwierzytelnieniem,  
2) Analiza obecnych procesów i potrzeb,  
3) Wdrożenie integracji z systemem workflow jak LOGITO,  
4) Testy w środowisku testowym KSeF i pilotaż,  
5) Roll-out na całą organizację z szkoleniami zespołu. 

KSeF sprawdza tylko zgodność ze schematem faktury ustrukturyzowanej, nie weryfikuje poprawności danych. Dokument z błędami rachunkowymi może zostać przyjęty. LOGITO dodatkowo sprawdza poprawność stawek VAT, kwot netto-brutto i zgodność z kontrahentami. Jeśli błąd został już wprowadzony do KSeF, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. 

Tak. Jeśli już korzystasz z LOGITO, integracja z KSeF jest wbudowana i można ją aktywować. System obsługuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym z wymogami ustawy.  

Automatycznie. Robot w określonych interwałach czasowych łączy się z KSeF, sprawdza nowe dokumenty, wprowadza je do systemu i przypisuje odpowiedni status. Cały proces odbywa się w tle - użytkownicy nie muszą logować się do platformy rządowej. 

LOGITO obsługuje faktury z KSeF i spoza KSeF w jednej ścieżce procesowej. Faktury zagraniczne można importować przez e-mail, skaner lub OCR, a następnie przetwarzać w tym samym procesie akceptacji co dokumenty z KSeF. Nie musisz budować dwóch równoległych systemów. 

Od 2027 roku obowiązują sankcje finansowe - kary do 100% kwoty podatku na fakturze, nie mniej niż 1000 zł. Dodatkowo tracisz dostęp do szybszego zwrotu VAT (40 dni zamiast 60) i ryzykujesz utratę wiarygodności w relacjach z kontrahentami oczekującymi faktur z KSeF. 

Integracja KSeF z LOGITO umożliwia całkowite wyeliminowanie faktur papierowych. System automatycznie pobiera e-faktury, generuje PDF-y do wysyłki, archiwizuje dokumenty przez 10 lat i zapewnia dostęp z dowolnego miejsca. Eliminujesz koszty papieru, druku, wysyłki i fizycznej archiwizacji.