Czy system EZD wystarczy do zarządzania budżetem urzędu? Dlaczego administracja publiczna potrzebuje także platformy workflow?

Każdego dnia w urzędzie powstają nowe potrzeby zakupowe. Wydziały zgłaszają konieczność zakupu materiałów, usług czy sprzętu, podpisywane są umowy, pojawiają się kolejne faktury, realizowane są przesunięcia budżetowe i powstają nowe zobowiązania. To właśnie wtedy zapadają decyzje, które mają bezpośredni wpływ na realizację budżetu.

Problem polega na tym, że informacja o tych decyzjach bardzo często pojawia się w systemach finansowo-księgowych dopiero po pewnym czasie, najczęściej po zarejestrowaniu dokumentów i ich zaksięgowaniu. W efekcie osoby zarządzające jednostką nie widzą pełnego obrazu sytuacji finansowej w momencie podejmowania decyzji.

Powstaje tzw. luka informacyjna – okres pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania a momentem, w którym zostanie ono odzwierciedlone w danych finansowych. To właśnie w tej przestrzeni rodzi się największe ryzyko błędnych decyzji. Wielu przedstawicieli administracji zakłada, że problem ten rozwiązuje system EZD. Nie jest to jednak jego zadanie.

Zadaniem EZD jest zarządzanie dokumentacją i sprawami urzędu – nie kontrola budżetu, limitów czy wydatków na żywo. Dokładnie tę lukę wypełnia platforma workflow, taka jak LOGITO.

EZD i platforma workflow – dwa systemy, dwa różne zadania

W dyskusji o cyfryzacji administracji bardzo często pojawia się błędne założenie, że wdrożenie systemu EZD rozwiązuje wszystkie problemy związane z obiegiem informacji w urzędzie. Nie rozwiązuje. I nie dlatego, że EZD jest niewystarczające. Po prostu zostało stworzone do realizacji zupełnie innych zadań.

EZD odpowiada za elektroniczne zarządzanie dokumentacją – rejestruje pisma, prowadzi sprawy zgodnie z JRWA, porządkuje korespondencję oraz zapewnia zgodność z wymaganiami kancelaryjnymi. Platforma workflow odpowiada natomiast za zarządzanie procesami biznesowymi i administracyjnymi. Najprościej mówiąc, EZD odpowiada na jedno pytanie:

• Gdzie znajduje się dokument?

Platforma workflow odpowiada na pytania zarządcze:

• Czy mamy wolne środki i czy wydatek mieści się w planie?
• Ile pieniędzy wydaliśmy, a ile jest już zaangażowanych?
• Na jakim etapie jest wydatek i kto za niego odpowiada?
• Jak wygląda wykonanie budżetu tu i teraz?

To dwa zupełnie różne światy. Jeden koncentruje się na dokumencie. Drugi na procesie, który ten dokument uruchamia. Dlatego LOGITO nie zastępuje systemu EZD. Rozszerza jego możliwości o procesy administracyjne i finansowe, których EZD nigdy nie miało obsługiwać.

Dlaczego EZD nie zostało stworzone do zarządzania budżetem?

To pytanie pojawia się bardzo często podczas rozmów z przedstawicielami administracji publicznej. Odpowiedź jest prosta. EZD zostało zaprojektowane przede wszystkim jako system wspierający kancelarię oraz prowadzenie spraw administracyjnych.

Jego głównym zadaniem jest:

• rejestracja korespondencji,
• prowadzenie spraw zgodnie z JRWA,
• dekretacja dokumentów,
• archiwizacja,
• zapewnienie zgodności z procedurami kancelaryjnymi.

Natomiast zarządzanie budżetem wymaga zupełnie innych mechanizmów. System powinien wiedzieć między innymi:

• jakie środki zostały zaplanowane,
• jakie środki są już zaangażowane,
• jakie zobowiązania zostały zaciągnięte,
• które wydatki oczekują na realizację,
• które środki wróciły do budżetu,
• czy nowy wydatek nie przekroczy dostępnego limitu.

Są to informacje procesowe i finansowe. Nie dokumentowe. Dlatego coraz więcej jednostek administracji decyduje się na model, w którym EZD odpowiada za dokumentację, a platforma workflow zarządza procesami realizowanymi wokół tych dokumentów.

„Sekretarz, burmistrz czy skarbnik nie mają dzisiaj dostępu do aktualnych danych. Żeby dowiedzieć się, ile środków zostało, muszą poprosić pracownika o przygotowanie zestawienia. Dostają je z opóźnieniem, a powinni widzieć to od razu.”

Mariusz Lęcznar - Dyrektor Produktu LOGITO

Ten problem nie wynika z braku systemów. Większość urzędów posiada już EZD, system finansowo-księgowy oraz wiele narzędzi wspierających codzienną pracę. Brakuje jednak miejsca, które połączy wszystkie informacje w jeden spójny proces.

W praktyce oznacza to, że wiele jednostek nadal:

• prowadzi budżety w rozproszonych arkuszach Excel,
• przygotowuje zestawienia na potrzeby kierownictwa ręcznie,
• kontroluje limity finansowe poza systemem,
• obsługuje zamówienia i wnioski zakupowe w wiadomościach e-mail lub dokumentach papierowych,
• nie posiada pełnego powiązania pomiędzy budżetem, zamówieniem, umową i fakturą.

W rezultacie decyzje finansowe bardzo często podejmowane są na podstawie danych historycznych, a nie aktualnego obrazu sytuacji.

Budżet to żywy proces, a nie jednorazowy plan

Jednym z największych błędów w myśleniu o finansach publicznych jest przekonanie, że budżet jest dokumentem uchwalanym raz w roku, którego wykonanie można analizować dopiero po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

W rzeczywistości budżet funkcjonuje każdego dnia. Pojawiają się nowe wydatki. Realizowane są przesunięcia pomiędzy paragrafami. Środki są rezerwowane pod planowane zakupy. Powstają zobowiązania wynikające z podpisanych umów. Część środków wraca do budżetu po zakończeniu postępowań lub rozliczeniu wydatków – i każda z tych operacji zmienia rzeczywisty obraz finansów jednostki.

Dlatego osoby odpowiedzialne za zarządzanie budżetem potrzebują informacji tu i teraz, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca.

Platforma workflow odwzorowuje cały cykl życia budżetu i pozwala monitorować go na bieżąco.

W jednym miejscu można sprawdzić:

• ile środków zostało zaplanowanych,
• ile środków jest już zaangażowanych,
• ile zostało wykorzystanych,
• ile pozostaje jeszcze do dyspozycji,
• ile środków wróciło do budżetu,
• jakie zobowiązania oczekują jeszcze na rozliczenie.

To właśnie ta bieżąca informacja zarządcza pozwala podejmować decyzje szybciej i z większą pewnością.

Jak wygląda proces wydatkowania środków w nowoczesnym urzędzie?

Wbrew pozorom faktura nie jest początkiem procesu. Jest jego końcem. Cały proces rozpoczyna się znacznie wcześniej – od momentu pojawienia się potrzeby biznesowej.

Typowy przebieg wygląda następująco:

1. Pracownik zgłasza potrzebę zakupu.
2. Powstaje wniosek o wydatkowanie środków.
3. System automatycznie sprawdza dostępność budżetu.
4. Wniosek trafia do właściwych osób akceptujących.
5. Po uzyskaniu zgody tworzona jest umowa lub zamówienie.
6. Środki zostają zaangażowane.
7. Po wpływie faktury następuje jej powiązanie z wcześniejszymi etapami procesu.
8. System automatycznie aktualizuje wykonanie budżetu oraz udostępnia aktualne dane kierownictwu.

Dzięki temu cały proces pozostaje spójny – od planu finansowego aż po rozliczenie wydatku.

Przykład z praktyki

Wyobraźmy sobie sytuację, w której Wydział Inwestycji planuje zakup dokumentacji projektowej.

W tradycyjnym modelu pracownik przygotowuje wniosek, sprawdza dostępność środków w arkuszu Excel lub kontaktuje się z działem finansowym, uzyskuje akceptację, a informacje o rzeczywistym zaangażowaniu budżetu pojawiają się dopiero po kolejnych etapach procesu.

W modelu opartym na platformie workflow cały proces przebiega automatycznie. Po złożeniu wniosku system natychmiast weryfikuje dostępność środków, kieruje dokument do odpowiednich osób, rezerwuje budżet, tworzy powiązanie z zamówieniem i umową, a po wpływie faktury automatycznie aktualizuje wykonanie planu finansowego. Sekretarz, skarbnik czy burmistrz nie muszą czekać na przygotowanie zestawienia. Widzą aktualny stan realizacji budżetu dokładnie w momencie podejmowania decyzji.

Jak platforma workflow porządkuje proces wydatkowania środków?

W wielu urzędach poszczególne etapy procesu realizowane są w różnych narzędziach. Wniosek powstaje w jednym miejscu, budżet prowadzony jest w arkuszu Excel, zamówienie przygotowywane jest w kolejnym systemie, a faktura trafia do systemu finansowo-księgowego. W rezultacie informacje są rozproszone, a każda osoba uczestnicząca w procesie widzi jedynie jego fragment.

Platforma workflow łączy wszystkie te działania w jeden spójny proces. Każdy kolejny etap wykorzystuje informacje z poprzedniego, automatycznie aktualizuje stan budżetu i zapisuje historię podjętych decyzji. Dzięki temu urząd nie zarządza już pojedynczymi dokumentami, lecz całym cyklem życia wydatku, a zarząd może w dowolnym momencie sprawdzić status procesu oraz jego wpływ na realizację budżetu.

Jeden proces. Pełna kontrola.

Kontrola wydatków zaczyna się przed powstaniem faktury

Jednym z najczęstszych błędów jest przekonanie, że kontrola wydatków rozpoczyna się w momencie wpływu faktury.W rzeczywistości większość decyzji finansowych zapada znacznie wcześniej. To właśnie wtedy warto zweryfikować, czy planowany wydatek jest zgodny z planem finansowym, czy jednostka dysponuje odpowiednimi środkami oraz czy realizacja zakupu nie spowoduje przekroczenia obowiązujących limitów.

Platforma workflow wspiera ten proces automatycznie.

LOGITO umożliwia między innymi:

• automatyczną kontrolę dostępności środków przed akceptacją wydatku,
• monitorowanie poziomu zaangażowania środków,
• kontrolę limitów budżetowych,
• prowadzenie budżetów zadaniowych,
• pełną historię decyzji i akceptacji,
• automatyczne aktualizowanie wykonania budżetu.

Dzięki temu kierownictwo podejmuje decyzje na podstawie aktualnych danych, a nie informacji przygotowanych po zakończeniu procesu.

Kontrola CPV i wsparcie procesu zamówień publicznych

W jednostkach sektora publicznego kontrola wydatków nie kończy się na budżecie. Równie istotne jest monitorowanie wartości zakupów w kontekście przepisów dotyczących zamówień publicznych.

Platforma workflow może wspierać ten obszar poprzez:

• automatyczne przypisywanie wydatków do odpowiednich kodów CPV,
• agregowanie wartości zakupów realizowanych w ramach tych samych kategorii,
• monitorowanie progów wynikających z obowiązujących procedur,
• ograniczanie ryzyka nieświadomego przekroczenia wartości wymagających zastosowania odpowiedniego trybu postępowania.

Dzięki temu jednostka zyskuje dodatkowe wsparcie w planowaniu i kontroli wydatków jeszcze przed ich realizacją.

Jak LOGITO współpracuje z systemem EZD?

Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, czy wdrożenie platformy workflow oznacza konieczność rezygnacji z obecnie wykorzystywanego systemu EZD. Nie. LOGITO nie zastępuje systemu EZD.

Oba rozwiązania realizują inne zadania i mogą współpracować w ramach jednego środowiska. Najczęściej integracja obejmuje:

• powiązanie procesu z numerem sprawy prowadzonej w EZD,
• pobieranie metadanych dokumentów (np. numer sprawy, data wpływu czy jednostka organizacyjna),
• synchronizację statusów procesu,
• przekazywanie informacji o zakończeniu procesu,
• archiwizację dokumentów zgodnie z przyjętymi zasadami prowadzenia spraw.

Dzięki temu dokument pozostaje w systemie EZD, natomiast cały proces administracyjno-finansowy realizowany jest w platformie workflow. Każdy system odpowiada za obszar, do którego został zaprojektowany.

EZD i LOGITO – dwa systemy, dwa różne zadania

Jedna platforma. Aktualna informacja. Lepsze decyzje.

Cyfryzacja administracji publicznej nie kończy się na elektronicznym obiegu dokumentów. Nowoczesne urzędy potrzebują również narzędzi, które pozwalają zarządzać procesami finansowymi, kontrolować realizację budżetu oraz podejmować decyzje w oparciu o aktualne dane.

LOGITO uzupełnia możliwości systemów EZD właśnie o ten obszar. Nie zmienia sposobu prowadzenia dokumentacji. Nie zastępuje istniejących rozwiązań. Rozszerza je o zarządzanie procesami administracyjnymi i finansowymi – od planowania budżetu, przez wnioski o wydatkowanie, zamówienia, umowy i faktury, aż po raportowanie oraz kontrolę zarządczą.

To oznacza mniej ręcznej pracy, większą przejrzystość procesów i przede wszystkim dostęp do informacji, które pozwalają podejmować decyzje wtedy, gdy są naprawdę potrzebne – a nie dopiero po zamknięciu miesiąca.

Jeden dostawca, zero integracji: LOGITO jako kompleksowe EZD i Workflow

Choć LOGITO świetnie współpracuje z zewnętrznymi systemami (zarówno z bezpłatnym rozwiązaniem rządowym EZD RP, jak i komercyjnymi systemami kancelaryjnymi), integracja nie jest wymogiem. Urząd nie musi wdrażać dwóch osobnych programów – może w 100% oprzeć swoją pracę wyłącznie na LOGITO.

Platforma posiada pełną funkcjonalność nowoczesnego systemu klasy EZD (obsługa kancelarii, rejestry, prowadzenie spraw wg JRWA, obieg pism, archiwizacja). Wybór jednego, spójnego środowiska eliminuje potrzebę budowania skomplikowanych i kosztownych integracji między systemami od różnych dostawców. To idealny scenariusz: jedna platforma, jeden dostawca, jedno wsparcie techniczne i bezkompromisowa ciągłość danych – od rejestracji pisma w kancelarii aż po wykonanie budżetu.

Transformacja cyfrowa w praktyce – przed i po wdrożeniu platformy workflow

Podsumowanie - Nowy standard zarządzania w administracji publicznej

Cyfryzacja urzędu nie kończy się na "bezpapierowym" obiegu pism. Prawdziwa efektywność zaczyna się tam, gdzie dokumenty zostają połączone z realnymi decyzjami finansowymi i kontrolą budżetu. Niezależnie od tego, czy urząd poszukuje rozszerzenia dla istniejącego systemu EZD, czy kompleksowej platformy łączącej kancelarię z procesami wydatkowymi – LOGITO dostarcza pełną kontrolę w jednym miejscu. To krok od biernej archiwizacji danych do pełnego, bezpiecznego i automatycznego zarządzania procesami w czasie rzeczywistym.

Chcesz przejąć pełną kontrolę nad procesami i budżetem w urzędzie?

Skontaktuj się z nami i zobacz, jak LOGITO uzupełnia lub zastępuje tradycyjne EZD.