System workflow w firmie: co to jest, jak działa i jakie oprogramowanie wybrać?

Wniosek o zakup nowego sprzętu czeka na akceptację od kilku dni; pracownik nie wie, czy może składać zamówienie, a nowy menedżer, który powinien podjąć decyzję, nawet nie wie, że jest osobą decyzyjną. W tym samym czasie faktura za organizację wydarzenia krąży między działami, bo nikt nie wie, kto ma ją opłacić, a osoba, która powinna podjąć decyzję, nawet nie wie, że sprawa od kilku dni czeka na jej skrzynce. Brzmi jak jeden wielki chaos? A tak wygląda rzeczywistość wielu firm. W większości z nich ręczne przekazywanie zadań „jakoś działa” – dopóki zadań nie przybędzie albo ktoś nie pójdzie na urlop.

System workflow porządkuje przepływ pracy: przypisuje zadania, wskazuje kolejne kroki i pozwala w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest sprawa. Dzięki temu firma może ograniczyć opóźnienia, pomyłki i przekopywanie skrzynek pocztowych w poszukiwaniu „tego brakującego maila z załącznikiem”.

Co to jest workflow? Definicja i podstawowe założenia przepływu pracy

Workflow, czyli przepływ pracy, to uporządkowana sekwencja czynności, które prowadzą do wykonania zadania. Określa, co trzeba zrobić, kto odpowiada za dany krok i co dzieje się dalej. Tylko tyle… i aż tyle. Akceptacja faktury to najprostszy przykład: dokument trafia najpierw do rejestracji, potem do osoby, która opisuje go merytorycznie, dalej do akceptanta, a na końcu do księgowości. Workflow wyznacza tę kolejność i warunki przejścia między etapami – jeśli np. faktura przekracza ustalony limit kwotowy, to system może skierować ją do dodatkowej akceptacji przez kogoś wyżej.

Samo spisanie procedury nie wystarczy. W wielu firmach zasady są opisane w instrukcji, a codzienna praca i tak toczy się przez e-maile, arkusze i ustalenia „na korytarzu”. System workflow przekłada procedurę na konkretne działania: użytkownik dostaje zadanie, widzi potrzebne informacje, a system zapisuje, co wydarzyło się po drodze.

Technologia workflow może dotyczyć zarówno prostego wniosku urlopowego, jak i wieloetapowego procesu, w który zaangażowanych jest kilka działów. W obu przypadkach chodzi o to samo: uczestnicy danego procesu mają wiedzieć, za co odpowiadają, a osoba zarządzająca ma móc sprawdzić status sprawy bez obdzwaniania pół biura.

Jak działa system workflow w praktyce? Od schematu do cyfrowej automatyzacji

Punktem wyjścia do automatyzacji procesu jest opisanie go tak, jak realnie przebiega w firmie, a nie tak, jak został zaplanowany w procedurze. Trzeba ustalić, kto rozpoczyna sprawę, jakie dane są potrzebne, kto podejmuje decyzje i co robić, gdy coś będzie odbiegać od normy.

Na tej podstawie powstaje schemat przepływu pracy. System może obsłużyć między innymi:

• rejestrację sprawy, na przykład przez formularz albo dodanie dokumentu,
• przypisanie zadania do osoby, roli lub działu,
• przekazanie sprawy do następnego etapu, gdy wymagane czynności są już wykonane,
• powiadomienia i przypomnienia, gdy zbliża się termin albo zadanie czeka zbyt długo,
• zapis historii, czyli wszystkich wykonanych działań i podjętych decyzji.

Załóżmy, że pracownik zgłasza zakup sprzętu. Wypełnia formularz, a system kieruje wniosek do przełożonego; jeśli kwota przekracza ustalony próg, to sprawa trafia także do działu finansowego; po akceptacji wniosek przechodzi do realizacji. Każdy z tych etapów ma przypisaną osobę lub rolę, a status sprawy nie zależy od tego, czy ktoś pamiętał o wysłaniu kolejnego e-maila.

Automatyzacja nie oznacza, że system podejmuje każdą decyzję za ludzi. Ma przejąć powtarzalne czynności i pilnować ustalonych reguł. Ocena merytoryczna, wyjątki i decyzje biznesowe nadal mogą wymagać udziału człowieka.

Systemy DMS a workflow: czym się różnią i jak ze sobą współpracują?

DMS, czyli system zarządzania dokumentami (Document Management System), pomaga przechowywać, porządkować i wyszukiwać pliki oraz dokumenty, a workflow odpowiada za przepływ zadań, plików i tych dokumentów między ludźmi i kolejnymi etapami. W praktyce jedno uzupełnia drugie, dlatego systemy DMS i workflow często pracują w parze.

Różnicę najłatwiej pokazać na dwóch pytaniach: gdzie jest dokument i co trzeba z nim zrobić. DMS pomaga znaleźć właściwą wersję umowy, a workflow kieruje ją do sprawdzenia, akceptacji albo podpisu, aby na koniec zapisać, jak przebiegała sprawa.

Dobrze widać to na przykładzie elektronicznego obiegu faktur, dlatego odwołamy się do niego ponownie: dokument nie leży tu po prostu w archiwum, tylko można go przypisać do odpowiedniej kategorii, przekazać do opisu i akceptacji, a po zatwierdzeniu skierować do księgowania – i dlatego w ogóle do tego szeroko pojętego „archiwum” nie trafia. Oczywiście szczegóły przebiegu pracy zależą od reguł przyjętych w danej organizacji.

Jak uporządkować obieg dokumentów i elektroniczny obieg faktur, przeczytasz na stronie LOGITO.

Najważniejsze funkcje nowoczesnego oprogramowania workflow

Przy wyborze systemu nie patrz na długość listy funkcji w katalogu – ważniejsze jest to, czy narzędzie odwzoruje codzienną pracę Twojej firmy. Liczy się przede wszystkim to, czy możesz w nim projektować przepływy, przypisywać zadania, kontrolować status spraw i połączyć je z systemami, których już używasz, a nie to, czy ma dużo funkcji.

Graficzny projektant procesów i podejście low-code

Graficzny projektant pokazuje kolejne etapy procesu na schemacie, dlatego zamiast czytać opis przebiegu w dokumentacji, od razu widzisz, dokąd trafia sprawa, kto podejmuje decyzję i co się dzieje, gdy akceptant powie „nie”.

BPMN to standard graficznego opisywania procesów. W praktyce działa jak wspólny język, w którym ludzie z biznesu i zespoły IT mogą rozmawiać o tym samym przepływie. Żeby zrozumieć podstawową ścieżkę procesu, nie trzeba znać wszystkich symboli BPMN.

Podejście low-code / no-code pozwala tworzyć i zmieniać część rozwiązań przy ograniczonym programowaniu. Przydaje się to zwłaszcza wtedy, gdy zmieniają się zasady akceptacji albo struktura organizacyjna, a zasady trzeba zmienić szybko, bez czekania, aż zrobi to dział IT. Zanim wybierzesz narzędzie, sprawdź, które zmiany zrobisz samodzielnie, a które wymagają wsparcia dostawcy.

Powiadomienia, zastępstwa i automatyczna dekretacja zadań

Zadanie nie zawsze trafia do jednej, konkretnej osoby – czasem trafia do czegoś szerszego, np. do zespołu albo działu; ale wtedy system może je przypisać do roli, zespołu albo pracownika, który odpowiada za dany typ spraw. Może też wysłać powiadomienie o nowym zadaniu, przypomnieć o terminie albo uruchomić zastępstwo, gdy właściciel zadania jest nieobecny. Jak więc widać, samo narzędzie nie jest „cudownym rozwiązaniem” i nie ułoży procesu za Ciebie – ale jeśli proces jest dobrze ułożony, to znacznie go przyspieszy i zautomatyzuje wznosząc pracę w firmie na wyższy poziom.

Dzięki takim regułom maleje ryzyko, że sprawa utknie, bo ktoś jest na urlopie albo przeoczył wiadomość. Warunek jest jeden: reguły muszą być aktualne i zgodne z tym, jak firma naprawdę pracuje. Automatyzacja nic nie da, jeśli system uparcie wysyła zadania do osoby, która np. od dawna zajmuje się czymś innym albo już tu nie pracuje.

Integracje z systemami ERP, CRM i pocztą elektroniczną

Jeśli pracownik musi ręcznie przepisywać te same dane do kilku systemów lub aplikacji, to rośnie ryzyko błędów, a obsługa sprawy się wydłuża. Integracje pozwalają przekazywać informacje między workflow a narzędziami, których firma już używa, takimi jak ERP, CRM czy poczta elektroniczna.

Dane potrzebne do obsługi dokumentu mogą na przykład spływać z systemu finansowego, a informacja o zakończonej akceptacji może trafiać dalej bez ręcznego przepisywania. Zakres integracji zależy od konkretnych systemów i wymagań firmy, dlatego ustal go, zanim wybierzesz rozwiązanie.

Korzyści z wdrożenia narzędzi workflow: czas, kontrola i mniej błędów

Najbardziej widoczna korzyść to zwykle krótszy czas oczekiwania na decyzję. System pokazuje, gdzie jest sprawa i kto ma wykonać kolejny krok – menedżer nie musi już za każdym razem pytać kilku osób, czy dokument został zaakceptowany i się o to przypominać.

Workflow pomaga też w rozliczaniu zadań – historia działań pokazuje, kto wykonał zadanie, kiedy to zrobił i jaką decyzję podjął. Taki ślad rewizyjny przydaje się przy kontroli wewnętrznej i przy analizie spraw, które ciągnęły się dłużej, niż zakładano.

Inne potencjalne korzyści to między innymi:

• mniej ręcznego przekazywania informacji między działami,
• mniejsze ryzyko pominięcia kroku albo pracy na nieaktualnej wersji dokumentu,
• łatwiejsze wychwytywanie zatorów i powtarzających się opóźnień,
• bardziej przejrzysty podział odpowiedzialności,
• mniej pracy administracyjnej przy powtarzalnych zadaniach.

Nie każdy proces warto od razu automatyzować – jeśli jego zasady są niejasne, zmieniają się bez uzgodnień albo nie zostały w ogóle ustalone i wszystko działa „na żywioł”, to system może po prostu przenieść ten chaos z e-maili do nowego narzędzia. Tyle tylko, że efektem będzie to chaos, tylko szybszy i z ładniejszym interfejsem. Dlatego przed wdrożeniem ustal, które kroki są naprawdę potrzebne, gdzie powstają opóźnienia i jak firma będzie mierzyć efekty. Być może z jakiegoś powodu niektórych procesów w Twojej firmie nie da się zdefiniować i ustalić ścisłej kolejności – takie sytuacje się zdarzają (nawet jeśli rzadko), ale wtedy trzeba się nad nim zastanowić.

Podsumowanie: jak wybrać elastyczny system workflow dopasowany do rozwoju firmy?

Wybierając system, zacznij od potrzeb organizacji i procesów, które ma obsługiwać. Zadaj dostawcy (i sobie) kilka pytań:

• Czy system odwzoruje proces? (Chodzi o typowe ścieżki, wyjątki i różne poziomy akceptacji)
• Czy łatwo wprowadzisz zmiany? (Reguły muszą nadążać za zmianami w strukturze i sposobie pracy)
• Czy system ma potrzebne integracje? (Narzędzie powinno współpracować z systemami, z których firma już korzysta)
• Czy masz kontrolę dostępu i historię? (Musisz wiedzieć, kto ma dostęp do informacji i jakie działania wykonano)
• Czy system jest zrozumiały dla użytkowników? (Osoby, które realizują zadania, powinny wiedzieć, co mają zrobić, bez dodatkowej instrukcji przy każdym kroku)
• Czy platforma może rosnąć razem z firmą? (Dobrze, jeśli pozwala zacząć od wybranych procesów i rozszerzać zakres wraz z potrzebami)

Najlepiej zacząć od jednego procesu, który często się powtarza i którego przebieg da się jasno opisać. Na nim sprawdzisz, czy narzędzie pasuje do sposobu pracy Twojej organizacji, zanim obejmiesz automatyzacją kolejne obszary.

Etapami przebiegało na przykład wdrożenie LOGITO w Śnieżce. Najpierw firma uruchomiła moduły standardowe, a dopiero potem dedykowane, dopasowane do jej profilu. Elektroniczny obieg dokumentów ruszył po trzech miesiącach, po testach i szkoleniach pracowników. System odwzorował strukturę całej organizacji, podległość służbową i procedury, a z czasem Śnieżka rozbudowywała go o kolejne moduły.

System workflow porządkuje codzienną pracę

System workflow zamienia ustalone zasady w widoczny, kontrolowany przepływ zadań. Może skrócić czas oczekiwania, ułatwić ustalenie odpowiedzialności i pokazać, gdzie sprawy w firmie stają w miejscu. Efekt zależy jednak od tego, czy rozwiązanie odpowiada na realne potrzeby i czy proces został dobrze opisany.

Szukasz systemu workflow, który dopasuje się do specyfiki Twojej firmy, a nie na odwrót? Zobacz, jak działa technologia workflow w LOGITO podczas indywidualnej prezentacji.