Jak firmy skracają obieg faktur o 60% dzięki AI i low-code/no-code?

Czym jest automatyzacja w księgowości – i co zmienia?

Księgowość to jeden z tych obszarów firmy, w którym czas i dokładność mają bezpośrednie przełożenie na wyniki. Gdy organizacja rośnie, rośnie też liczba dokumentów, obiegów, kontroli i raportów, a razem z nimi koszty operacyjne, ryzyko błędów i przeciążenie zespołów finansowych.  

Dlatego firmy coraz częściej decydują się na automatyzację procesów księgowych. To reakcja na konkretną potrzebę: uproszczenie, przyspieszenie i uporządkowanie codziennej pracy. 

W pierwszym kroku automatyzacja polega na wdrożeniu rozwiązań typu RPA (Robotic Process Automation), które wykonują za pracowników rutynowe, powtarzalne zadania, np. rejestrowanie dokumentów, przesyłanie ich do akceptacji czy archiwizację. Systemy tego typu pozwalają ograniczyć ręczne wprowadzanie danych, zmniejszyć liczbę błędów i odzyskać dziesiątki godzin pracy miesięcznie.

Dziś jednak samo RPA to za mało. Nowoczesna automatyzacja sięga po sztuczną inteligencję i narzędzia, które użytkownicy mogą sami konfigurować, i co ważne bez kodowania i zależności od działu IT. AI nie tylko odczytuje dane z dokumentów, ale także analizuje ich treść, rozpoznaje wzorce, kategoryzuje, podpowiada działania. System staje się wsparciem dla zespołu, a nie tylko zbiorem instrukcji.

Co więcej, dzięki platformom typu low-code/no-code, można samodzielnie modyfikować przebieg procesu, dodawać nowe kroki, testować scenariusze bez pisania ani jednej linijki kodu. To właśnie ta elastyczność zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają finansami - od sztywnej procedury do dynamicznego, adaptowalnego modelu działania. [KOTWICA]

Jak sztuczna inteligencja wspiera procesy workflow?

Tradycyjne systemy finansowo-księgowe działają w oparciu o sztywne reguły – aby przetwarzać dokumenty, wymagają wcześniejszego zdefiniowania instrukcji. Sztuczna inteligencja w księgowości idzie krok dalej: analizuje treść dokumentów, rozpoznaje kontekst, wykrywa wzorce i klasyfikuje dane nawet wtedy, gdy dokument ma nietypową formę. Dzięki temu AI sprawdza się szczególnie w firmach, w których liczba dokumentów jest wysoka, a ich różnorodność utrudnia stosowanie stałych schematów.

W praktyce AI w systemach workflow potrafi automatycznie odczytać dane z faktur, wyciągów bankowych i innych dokumentów źródłowych, przypisać je do właściwych kategorii oraz zarejestrować w systemie według ustalonego schematu. Efekt? Mniej błędów, krótszy czas przetwarzania i pełna spójność danych w całej organizacji. 

W systemie LOGITO moduł AI można włączyć w dowolnym miejscu procesu, aby automatycznie analizował treść dokumentów i decydował o sposobie ich obsługi.

Jakie korzyści daje wdrożenie AI w księgowości?

Wdrożenie sztucznej inteligencji w procesach księgowych to nie tylko kwestia nowoczesności, a konkretne, mierzalne efekty widoczne już po kilku tygodniach. AI znacząco redukuje czas i koszt obsługi dokumentów, ponieważ eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych. W przeciwieństwie do klasycznych rozwiązań opartych na OCR, inteligentny system działa na poziomie treści – rozumie kontekst i strukturę dokumentu, nie tylko jego obraz.

Firmy, które zautomatyzowały najważniejsze procesy księgowe z pomocą AI i narzędzi konfigurowalnych przez użytkowników, odnotowują wzrost produktywności działu, a także poprawę terminowości, m.in. dzięki szybszemu zamykaniu miesiąca czy roku.  

Automatyzacja oparta na AI minimalizuje błędy ludzkie, co wprost przekłada się na większą spójność i rzetelność danych finansowych. Dane są wówczas nie tylko bardziej wiarygodne, ale także łatwiej dostępne i możliwe do analizy w czasie rzeczywistym. 

Korzystają na tym nie tylko liczby, ale też ludzie. Zespoły księgowe odzyskują czas, który wcześniej poświęcały na rutynowe, powtarzalne czynności. To z kolei przekłada się na większą satysfakcję pracowników i lepsze wykorzystanie ich kompetencji. 

Z perspektywy strategicznej AI w księgowości umożliwia szybsze podejmowanie decyzji na podstawie danych, bez potrzeby czekania na raporty końcowe. Procesy stają się bardziej elastyczne i skalowalne, można je łatwo rozbudowywać i modyfikować, bez konieczności kosztownych wdrożeń IT.  

W praktyce oznacza to, że organizacja jest lepiej przygotowana na zmiany, niezależnie od tego, czy chodzi o nowe wymagania, większy wolumen dokumentów czy rozwój nowych modeli biznesowych.[KOTWICA] 

Przykład działania AI w LOGITO

Najlepiej o możliwościach systemu świadczy konkret. W LOGITO komponent AI można osadzić w wybranym punkcie procesu, na przykład po zarejestrowaniu dokumentu, takiego jak umowa. To moment, w którym sztuczna inteligencja „wchodzi do gry” i przeprowadza analizę treści, wspierając użytkownika w dalszych krokach.

Na tym etapie system może automatycznie wygenerować streszczenie dokumentu. To nie skrót tytułowy, ale faktyczne podsumowanie zawartości zgodnie z wcześniej zdefiniowanym promptem, czyli zestawem instrukcji, które określają, na co AI ma zwrócić uwagę.

Dzięki temu osoba obsługująca dokument nie musi czytać całego pliku. Wystarczy zajrzeć do streszczenia, by zrozumieć, czego dotyczy umowa, jaki jest jej zakres i na jakie działania należy zareagować.

Ten sposób działania znacząco przyspiesza pracę szczególnie tam, gdzie dokumentów jest dużo, a ich przegląd zabierał dotąd czas kilkuosobowego zespołu. Co więcej, wygenerowane podsumowanie może być automatycznie przekazane do kolejnych etapów obiegu, np. jako załącznik dla działu prawnego czy kontrolingu. W ten sposób LOGITO buduje ciągłość informacji między działami bez potrzeby dodatkowego opisywania dokumentów.

[KOTWICA]  

Czym są rozwiązania low-code/no-code i jak wspierają księgowość? 

Automatyzacja z użyciem AI to tylko część układanki. Równie ważne jest to, jak łatwo można taki proces zbudować i zmienić. Właśnie tu pojawia się low-code/no-code, tzn. podejście, które pozwala tworzyć procesy w formie graficznej, bez konieczności programowania.

W LOGITO użytkownik sam projektuje przebieg dokumentu: wybiera etapy, ustala reguły, łączy proces z systemami finansowo-księgowymi. Może też w kilku kliknięciach dodać działanie AI, np. generowanie streszczenia umowy albo klasyfikację dokumentu.

Dzięki temu zespoły finansowe nie muszą czekać tygodniami na wdrożenie nowej wersji procesu. Reagują od razu – zmieniają formularze, dostosowują reguły, rozbudowują strukturę obiegu.

[KOTWICA]

Jak LOGITO łączy AI i low-code w jednym systemie?

System LOGITO to więcej niż elektroniczny obieg dokumentów. To platforma klasy EZD, która umożliwia nie tylko zarządzanie dokumentami, ale też automatyzację całych procesów księgowych, od rejestracji faktur, przez akceptacje kosztów, aż po integrację z systemami finansowo-księgowymi.

Na tle innych rozwiązań wyróżnia się połączeniem komponentów AI z podejściem low-code. Dzięki temu użytkownicy mogą nie tylko konfigurować procesy bez kodowania, ale też samodzielnie decydować, w których momentach warto uruchomić wsparcie sztucznej inteligencji.

Gotowe moduły AI, takie jak analiza treści dokumentu, klasyfikacja czy generowanie podsumowania, można łatwo dodać do wybranego etapu obiegu.

Elastyczność platformy pozwala na szybkie modyfikacje i skalowanie bez kosztownych wdrożeń i długich analiz. To rozwiązanie, które wspiera nie tylko codzienną pracę działu księgowości, ale też przygotowuje firmę na przyszłe potrzeby.  [KOTWICA]

Podsumowanie

Automatyzacja księgowości nie musi być trudna. Dzięki połączeniu AI i low-code/no-code zespół finansowy zyskuje narzędzia, które realnie usprawniają procesy. LOGITO pozwala samodzielnie tworzyć i rozwijać obiegi dokumentów.

Zobacz, jak Twój dział księgowości może pracować szybciej i dokładniej.

Umów prezentację LOGITO