Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?

Spis treści

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów – co warto wiedzieć?

Wdrożenie EOD – jak przygotować pracowników?

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów – co warto wiedzieć?

System elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązanie, które docelowo ma usprawnić zarządzanie dokumentacją, a przede wszystkim jej obieg wewnątrz organizacji. W większości firm, zasadniczo sprowadza się do zastąpienia papierowych dokumentów ich zdigitalizowanymi wersjami, co prowadzi do zmian zarówno w obszarze tworzenia oraz dystrybucji, jak również przechowywania, indeksowania oraz rejestracji.

Jednak, obecnie coraz więcej firm zauważa, że wdrożenie EOD stanowi szansę na optymalizację procesów biznesowych na o wiele większą skalę. Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów wiele czynności zostaje zautomatyzowanych.  Poniżej zaledwie kilka korzyści związanych z EOD.

• Możemy tworzyć elektroniczne rejestry dla danego typu dokumentów.
• Szybciej wyszukamy dokumenty, co pozwoli nam sprawniej pozyskać daną informację.
• O wiele łatwiejsze jest monitorowanie  procedur firmowych związanych z dokumentami wymagającymi akceptacji.
• Ze względu na system ról i uprawnień, istnieje możliwości nadawania  dostępów do dokumentów, np. pism, umów, wniosków czy dokumentów finansowych,
• Oszczędzamy czas na przepisywanie danych z dokumentów, jeśli dany system wyposażony jest w OCR. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów posiadają również integracje, jak np. z GUS, które umożliwiają pozyskanie informacji bez przechodzenia na stronę www. Dokumentację w formie  elektronicznej  jest o wiele łatwiej przechowywać, a dostęp do e-archiwum jest nieporównywalnie bezpieczniejszy niż tradycyjne archiwum.

Zdecydowanie większa dynamika firmy i workflow dokumentów z pewnością buduje słuszne z resztą przeświadczenie, że wprowadzenie tego rodzaju systemu zapewnić może skok w rozwoju firmy. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że to usprawnienie  nie każdemu może się podobać. Pracownicy mogą bowiem mieć zupełnie inną wizję zmian, do których doprowadzi wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak uniknąć negatywnych reakcji w tym zakresie?

Wdrożenie EOD – jak przygotować pracowników?

Jak już wspomniano, implementacja EOD może budzić mieszane uczucia, pracownicy mogą postrzegać chęć jego wprowadzenia jako swoisty zamach na wypracowany przez nich schemat realizacji obowiązków i poszczególnych zadań.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to usprawnienie, ale warto zdawać sobie sprawę, że każda osoba zatrudniona z biegiem czasu również wypracowuje swoje własne usprawnienia, które wraz z nowym systemem zostaną jej niejako odebrane. Nic więc dziwnego, że informacja o planach wprowadzenia tego typu rozwiązania może nie  spotkać się entuzjazmem. W związku z tym warto w całym procesie związanym z wdrożeniem nowych narzędzi, znaleźć również czas na opracowanie odpowiedniej komunikacji i przygotowanie na to całej organizacji.

Przede wszystkim dobrze jest zaznajomić pracowników z ułatwieniami, jakie ma im zapewnić elektroniczny obieg dokumentów, podkreślając przy tym szczególną troskę o dopracowanie systemu w takich sposób, by był on jak najbardziej intuicyjny w obsłudze.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów powinna poprzedzać więc dobrze przemyślana kampania informacyjna z zachęcającą komunikacją wewnętrzną, przeprowadzona na tyle wcześnie, by pracownicy mogli oswoić się z myślą o nadchodzących zmianach. Dobrą praktyką jest również konsultowanie pewnych związanych z tą kwestią tematów z pracownikami – na przykład odnośnie do terminów wprowadzenia zmian. Wybór odpowiedniego czasu jest bowiem kolejnym czynnikiem, który może ułatwić całemu zespołowi przyjęcie tak dużej zmiany. Wdrożenie EOD oznacza reorganizację wielu obszarów, warto ułatwić ten proces wszystkim pracownikom, by był on postrzegany jako zmiany na lepsze.

Biorąc pod uwagę to, że cyfryzacja i idea Paperless staje się codziennością w biznesie, warto jak najszybciej wdrożyć EOD w firmie, aby poznać na własnej skórze zalety tego rozwiązania.