System DMS a workflow: czym się różnią i jak je połączyć w jeden obieg dokumentów?
Księgowość skanuje każdą fakturę do systemu DMS, a zatwierdzanie kosztów trwa tyle samo co w czasach segregatorów. Wyjaśniamy, gdzie kończy się DMS, a zaczyna workflow i jak wygląda obieg, w którym oba systemy pracują razem.
- Czym różnią się funkcje systemów DMS i workflow.
- Dlaczego sam DMS nie wystarczy do sprawnego obiegu dokumentów.
- Jakie problemy stwarza stosowanie samego modułu procesowego (workflow) bez uporządkowanego archiwum.
- Jak wygląda połączony obieg faktur i umów w zintegrowanej platformie.
- Czy lepiej wybrać jeden zintegrowany system, czy łączyć dwa osobne rozwiązania.
Biegła rewidentka prosi dział finansowy o wszystkie faktury od firmy transportowej z trzeciego kwartału razem z informacją, kto i kiedy je zatwierdził. Księgowa znajduje faktury w pięć minut, bo dwa lata temu firma wdrożyła system DMS – ale z drugą częścią prośby jest gorzej, bo kierownicy akceptowali koszty w smsach, na Teamsie, w mailach, a czasem przez telefon, więc księgowa przez dwa dni przegląda cudze skrzynki. Jednej akceptacji nie znajduje wcale: kierownik logistyki zatwierdził fakturę ustnie, a od marca pracuje w innej firmie.
Tak kończy się zakup jednego z dwóch systemów, które na pierwszy rzut oka robią to samo. Systemy DMS i workflow pojawiają się w ofertach zwykle w jednym zdaniu, dlatego łatwo uznać je za synonimy albo założyć, że jeden zastąpi drugi. W praktyce każdy z nich rozwiązuje inną połowę tego samego problemu.
DMS i workflow: dwa filary cyfrowej firmy -definicje w pigułce
DMS (Document Management System), czyli system zarządzania dokumentami, odpowiada za same dokumenty. Rejestruje je, nadaje im numery i opisuje metadanymi, przechowuje w jednym repozytorium, pilnuje wersji i uprawnień, a na koniec pozwala je szybko odnaleźć. Dobry system obiegu dokumentów DMS przeszukuje nie tylko nazwy plików, ale też ich treść.
Workflow, czyli przepływ pracy, odpowiada za to, jak działają procesy w firmie i jak krążą w niej dokumenty. Na podstawie ustalonych reguł decyduje, kto dostaje zadanie, w jakiej kolejności i z jakim terminem oraz co się dzieje, gdy ktoś odrzuci dokument. Workflow nie musi przechowywać żadnego pliku, bo jego przedmiotem jest proces.
W skrócie, DMS odpowiada za to, żeby w firmie istniała jedna, aktualna i bezpieczna wersja dokumentu, a workflow za to, żeby ktoś w terminie coś z nią zrobił. Szerzej o samym przepływie pracy piszemy w artykule o tym, jak działa system workflow w firmie.
Czym różni się system DMS od oprogramowania workflow?
| System DMS | Oprogramowanie workflow |
|---|---|---|
Przedmiot pracy | dokument i jego kolejne wersje | zadanie i cały proces |
Na co odpowiada | gdzie leży aktualna wersja i kto ma do niej dostęp | kto teraz z nim działa, na jakim jest etapie, w jakim terminie i co będzie dalej |
Najważniejsze funkcje | rejestry, metadane, wersjonowanie, uprawnienia, wyszukiwanie pełnotekstowe, archiwum | ścieżki akceptacji, reguły i limity, role, powiadomienia, zastępstwa, eskalacje |
Co mierzy | kompletność i dostępność dokumentacji | etap obiegu i miejsca, w których sprawy stoją |
Główni użytkownicy | kancelaria, księgowość, dział prawny, audyt | wszyscy uczestnicy procesu, od specjalisty po zarząd |
Słabość, gdy działa sam | nikt nie dostaje zadania, więc dokumenty czekają | załączniki krążą w mailach i nikt nie wie, która wersja jest ostateczna |
Przy zakupie ta różnica ma znaczenie. Część narzędzi na rynku to w praktyce cyfrowe archiwa z prostym przyciskiem „zatwierdź”, inne to „silniki”, technologie procesowe, które zakładają, że dokumenty leżą w zupełnie innym systemie. Kiedy porównujesz oferty, sprawdź więc, czy narzędzie obsługuje funkcje z obu kolumn tabeli, czy tylko z jednej.
Dlaczego sam DMS to za mało? Problem „martwych” dokumentów w cyfrowym archiwum
Sama cyfryzacja (DMS) zostawia bez zmian cztery rzeczy:
- Nikt nie przydziela zadań. Repozytorium wie, że dokument istnieje, ale nie wie, kto ma coś z nim zrobić i nie proceduje go dalej.
- Reguły żyją (tylko) w mailach i pamięci pracowników. O tym, że umowę powyżej określonej kwoty musi zatwierdzać zarząd, pamięta kilka osób – a system o tym nie wie.
- W archiwum jest plik, ale nie ma informacji o decyzji. DMS pokaże, kto dodał dokument, ale nie odtworzy, kto i kiedy zatwierdził wydatek, jeśli akceptacja odbyła się poza systemem.
- Dane nadal trzeba przepisywać. Księgowa kopiuje kwoty i numery z PDF-a do systemu ERP, bo nic nie przekazuje ich automatycznie.
Odwrotna sytuacja wcale nie jest lepsza, bo firma, która kupiła sam moduł procesowy, może i ma świetnie rozrysowane ścieżki akceptacji – ale dokument istnieje w trzech wersjach na różnych dyskach, a faktura wisi jako załącznik w mailu. Workflow dokumentów bez uporządkowanej bazy automatyzuje w praktyce obieg linków do plików, za których aktualność nikt nie ręczy.
Jak działa hybryda DMS + workflow na przykładzie obsługi faktury kosztowej lub umowy
Najlepiej widać to na fakturze kosztowej, bo przechodzi przez najwięcej rąk. Tak wygląda workflow w elektronicznym obiegu dokumentów, gdy obie warstwy działają w jednej platformie – przykład pochodzi z LOGITO:
- Wpływ dokumentu (DMS). System pobiera e-fakturę z KSeF albo ze skrzynki pocztowej. Plik XML z KSeF zamienia na czytelny PDF. Dokument dostaje numer i trafia do rejestru.
- Weryfikacja (workflow). System sprawdza konto kontrahenta na białej liście VAT i łączy fakturę z numerem zamówienia.
- Opis i akceptacja (workflow). Faktura trafia najpierw do osoby, która opisuje ją merytorycznie, a potem do akceptantów. Ścieżkę wyznaczają kody kontrolingowe, listy akceptantów i limity kwotowe. O każdym nowym zadaniu uczestników informuje powiadomienie w mailu.
- Księgowanie (integracja). Zatwierdzone dane przechodzą do systemu ERP, na przykład SAP, Comarch ERP czy Enova365 i nikt nie musi ich przepisywać.
- Archiwum (DMS). Faktura zostaje w repozytorium z pełną historią: kto ją opisał, kto zatwierdził i kiedy. Raporty pokazują, na którym etapie obieg trwa najdłużej.
W takim obiegu rewidentka z początku artykułu dostałaby historię akceptacji równie szybko jak same faktury, bo decyzje leżą w tym samym miejscu co dokumenty. W ten sposób dzięki LOGITO obieg faktur może się skrócić nawet o 60%.
Podobnie przebiega obieg umowy: dział prawny przygotowuje dokument na podstawie szablonu z repozytorium, workflow wysyła go jednocześnie do kilku opiniujących (na przykład do prawnika i kontrolera finansowego), a potem do akceptacji i podpisu elektronicznego przez Autenti, DocuSign lub Szafir. Po podpisaniu DMS przejmuje nadzór nad terminami i prolongatami, a audytor ma wgląd w historię wszystkich zmian. W LOGITO akceptacje umów przebiegają dzięki temu nawet o 80% szybciej.
Podsumowanie: jedno środowisko czy dwa osobne systemy?
Dwa osobne systemy mogą ze sobą współpracować – taki model ma sens, jeśli firma ma już dobrze działający DMS i zespół IT, który utrzyma integrację. Ten układ ma jednak swoją cenę: dwóch dostawców, dwa modele uprawnień, integrację, którą trzeba poprawiać przy każdej zmianie procesu, i użytkowników przeskakujących między oknami. Historia sprawy rozkłada się wtedy na dwa systemy, a przy audycie ktoś musi ją poskładać.
W zintegrowanej platformie repozytorium, uprawnienia i historia decyzji znajdują się w jednym miejscu, a zmiana ścieżki akceptacji nie wymaga poprawek w dwóch systemach. W LOGITO magazyn danych z rejestrami, wersjonowaniem i systemem ról działa razem z technologią workflow. Procesy projektuje się w nim graficznie w BPMN i zmienia bez programowania.
Tak od ponad 15 lat pracuje Śnieżka – LOGITO DMS odwzorował w tej firmie strukturę całej organizacji, podległość służbową i procedury. W jednym systemie działają tam rejestr umów, ewidencja faktur oraz obsługa spraw i korespondencji, a firma wciąż dokłada kolejne moduły.
Chcesz uporządkować dokumenty i jednocześnie zautomatyzować ich obieg? Zobacz, jak platforma LOGITO łączy funkcje DMS i workflow w jednym systemie.