Spis treści

Co najczęściej wpływa na opłacenie fałszywej faktury?   

Jak się ustrzec przed fałszywymi fakturami? 

Jak ułatwić sobie walkę z oszustwami finansowymi w firmie? 

 

Co najczęściej wpływa na opłacenie fałszywej faktury?

Fałszywa faktura jest wysyłana do przedsiębiorstwa w nadziei, że wtopi się w natłok innych dokumentów, a później ktoś popełni błąd i wykona płatność. Co więcej, kiedy oszust zatrze po sobie ślady, pieniądze są już nie do odzyskania. Dlaczego firmy wpadają w tę pułapkę? Najczęstsze powody to: 

Niewystandaryzowany proces akceptowania faktur 

Proces opłacania faktury powinien obejmować wskazane stałe osoby do jej weryfikacji i akceptacji. W przeciwnym razie może zdarzyć się, że faktura przejdzie przez kilku pracowników czy nawet działy i finalnie trafi do księgowości, gdzie zostanie opłacona, ponieważ zostanie potraktowana jako sprawdzona. 

Obciążenie działu księgowości

Jeżeli dział księgowy/finansowy na co dzień musi poradzić sobie z ogromną ilością dokumentów, przez co jest obciążony nadmiarem pracy, to prawdopodobnie wiele zadań wykonywanych jest pod presją czasu. Łatwo wtedy o ryzyko opłacenia fałszywej faktury w natłoku obowiązków.

Niewłaściwa weryfikacja dokumentów

Jeśli faktura nie jest w żaden sposób powiązana z zamówieniem, kontrahentem czy dostawcą jej weryfikacja może zostać pominięta. Taka sytuacja znacznie zwiększa szanse oszustów na „przemycenie” fałszywej faktury do naszej księgowości. 

Jak się ustrzec przed fałszywymi fakturami?

Sprawdź, co możesz zrobić, żeby skutecznie wyłapywać fałszywe dokumenty i opłacać jedynie te faktury, które faktycznie wystawił Twój kontrahent:

Weryfikacja danych

Pamiętajmy zawsze o sprawdzeniu głownie dwóch informacji, które często mogą pomóc w zweryfikowaniu faktury. Jedna z nich to adres e-mail, z którego przeszedł dokument, druga – to numer konta. Dane kontaktowe przedsiębiorstw, z którymi współpracujemy zawsze powinny być magazynowane w bazie danych i bezwzględnie aktualizowane. Wtedy nie tylko zabezpieczamy się przed wyłudzeniem, ale unikamy także wykonania operacji finansowych z użyciem nieaktualnych danych. 

W weryfikacji faktury może nam pomóc również biała lista VAT. Jest to lista, która zawiera informacje dotyczące podatników VAT wraz z numerami ich firmowych rachunków - zarejestrowanych, niezarejestrowanych czy korzystających ze zwolnienia, a także tych, którzy zostali wykreśleni lub przywróceni do rejestru. Lista jest dostępna m.in. na stronie Ministerstwa Finansów. 

Weryfikacja zamówień

Świetnym zabezpieczeniem jest możliwość sprawdzenia czy nowa faktura pokrywa się z poprzednimi. Każde przedsiębiorstwo powinno posiadać system, w którym faktury, zamówienia oraz baza kontaktów są ze sobą powiązane. Jeśli system znajdzie niezgodność w danych, faktura powinna trafić do ręcznej weryfikacji. 

Regularne szkolenia pracowników

Nie mówimy tutaj jedynie o członkach działu księgowości. Zdarza się, że to osoba realizująca zamówienie czy usługę otrzymuje fałszywą fakturę i przekazuję ją dalej. Równie niebezpieczne jest wszelkie otwieranie linków czy załączników w mailach, pochodzących z niepewnych źródeł. Ciągła aktualizacja wiedzy na temat metod oszustw jest więc bardzo istotna. 

Jak ułatwić sobie walkę z oszustwami finansowymi w firmie?

Jasno określone i przestrzegane przez wszystkich zasady z pewnością pomogą zabezpieczyć Twoją firmę przed wyłudzeniem. Oczywiście, jeśli przedsiębiorstwo działa na dużą skalę, a w związku z tym przetwarza mnóstwo dokumentów, informacji i procesów, to ręczne weryfikowanie każdej faktury może być uciążliwe. Z tego powodu warto pomyśleć o systemie, który zautomatyzuje proces przetwarzania dokumentów finansowych. Jeśli zdigitalizujesz i zautomatyzujesz obieg faktur w swojej firmie, już nigdy nie opłacisz fałszywej lub zdublowanej faktury.

Należy tu szczególnie zwrócić uwagę na takie funkcje systemu jak: 

• integracja z rejestrem KRS, 

• automatyczna weryfikacja dostawców, 

• integracja z białą listą podatników VAT i systemem VIES, 

• możliwość nadania ról osobom akceptującym dokumenty finansowe, 

• możliwość stworzenia zautomatyzowanych procesów obiegu dokumentów. 

Dzięki zastosowaniu właściwych praktyk i szczególnej uważności Twoja firma będzie bezpieczna nawet w czasach zaawansowanych oszustw internetowych czy kradzieży danych. Wspierając się dodatkowo rozwiązaniem, które wyłapie nawet najmniejszą niezgodność procesu znacznie i unikniesz wypłynięcia środków z konta. 

Zobacz inne artykuły