Co najczęściej wpływa na opłacenie fałszywej faktury?

Fałszywa faktura jest wysyłana do przedsiębiorstwa w nadziei, że wtopi się w natłok innych dokumentów, a później ktoś popełni błąd i wykona płatność. Co więcej, kiedy oszust zatrze po sobie ślady, pieniądze są już nie do odzyskania. Dlaczego firmy wpadają w tę pułapkę? Najczęstsze powody to: 

 

Niewystandaryzowany proces akceptowania faktur 

Proces opłacania faktury powinien obejmować wskazane stałe osoby do jej weryfikacji i akceptacji. W przeciwnym razie może zdarzyć się, że faktura przejdzie przez kilku pracowników czy nawet działy i finalnie trafi do księgowości, gdzie zostanie opłacona, ponieważ zostanie potraktowana jako sprawdzona. 

 

Obciążenie działu księgowości

Jeżeli dział księgowy/finansowy na co dzień musi poradzić sobie z ogromną ilością dokumentów, przez co jest obciążony nadmiarem pracy, to prawdopodobnie wiele zadań wykonywanych jest pod presją czasu. Łatwo wtedy o ryzyko opłacenia fałszywej faktury w natłoku obowiązków.

 

Niewłaściwa weryfikacja dokumentów

Jeśli faktura nie jest w żaden sposób powiązana z zamówieniem, kontrahentem czy dostawcą jej weryfikacja może zostać pominięta. Taka sytuacja znacznie zwiększa szanse oszustów na przemycenie” fałszywej faktury do naszej księgowości. 

 

Jak się ustrzec przed fałszywymi fakturami?

Sprawdź, co możesz zrobić, żeby skutecznie wyłapywać fałszywe dokumenty i opłacać jedynie te faktury, które faktycznie wystawił Twój kontrahent:

 

Weryfikacja danych

Pamiętajmy zawsze o sprawdzeniu głownie dwóch informacji, które często mogą pomóc w zweryfikowaniu faktury. Jedna z nich to adres e-mail, z którego przeszedł dokument, druga – to numer konta. Dane kontaktowe przedsiębiorstw, z którymi współpracujemy zawsze powinny być magazynowane w bazie danych i bezwzględnie aktualizowane. Wtedy nie tylko zabezpieczamy się przed wyłudzeniem, ale unikamy także wykonania operacji finansowych z użyciem nieaktualnych danych. 

W weryfikacji faktury może nam pomóc również biała lista VAT. Jest to lista, która zawiera informacje dotyczące podatników VAT wraz z numerami ich firmowych rachunków - zarejestrowanych, niezarejestrowanych czy korzystających ze zwolnienia, a także tych, którzy zostali wykreśleni lub przywróceni do rejestru. Lista jest dostępna m.in. na stronie Ministerstwa Finansów. 

 

Weryfikacja zamówień

Świetnym zabezpieczeniem jest możliwość sprawdzenia czy nowa faktura pokrywa się z poprzednimi. Każde przedsiębiorstwo powinno posiadać system, w którym faktury, zamówienia oraz baza kontaktów są ze sobą powiązane. Jeśli system znajdzie niezgodność w danych, faktura powinna trafić do ręcznej weryfikacji. 

 

Regularne szkolenia pracowników

Nie mówimy tutaj jedynie o członkach działu księgowości. Zdarza się, że to osoba realizująca zamówienie czy usługę otrzymuje fałszywą fakturę i przekazuję ją dalej. Równie niebezpieczne jest wszelkie otwieranie linków czy załączników w mailach, pochodzących z niepewnych źródeł. Ciągła aktualizacja wiedzy na temat metod oszustw jest więc bardzo istotna. 

 

Jak ułatwić sobie walkę z oszustwami finansowymi w firmie?

Jasno określone i przestrzegane przez wszystkich zasady z pewnością pomogą zabezpieczyć Twoją firmę przed wyłudzeniem. Oczywiście, jeśli przedsiębiorstwo działa na dużą skalę, a w związku z tym przetwarza mnóstwo dokumentów, informacji i procesów, to ręczne weryfikowanie każdej faktury może być uciążliwe. Z tego powodu warto pomyśleć o systemie, który zautomatyzuje proces przetwarzania dokumentów finansowych. Jeśli zdigitalizujesz i zautomatyzujesz obieg faktur w swojej firmie, już nigdy nie opłacisz fałszywej lub zdublowanej faktury.

 

Należy tu szczególnie zwrócić uwagę na takie funkcje systemu jak: 

  • integracja z rejestrem KRS, 
  • automatyczna weryfikacja dostawców, 
  • integracja z białą listą podatników VAT i systemem VIES, 
  • możliwość nadania ról osobom akceptującym dokumenty finansowe, 
  • możliwość stworzenia zautomatyzowanych procesów obiegu dokumentów. 

 

Dzięki zastosowaniu właściwych praktyk i szczególnej uważności Twoja firma będzie bezpieczna nawet w czasach zaawansowanych oszustw internetowych czy kradzieży danych. Wspierając się dodatkowo rozwiązaniem, które wyłapie nawet najmniejszą niezgodność procesu znacznie i unikniesz wypłynięcia środków z konta. 

 

Zobacz inne artykuły

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Zmiany i wyzwania w KSeF – jak przygotować się na rok 2026?

27 listopada 2024
ksef.jpg

Rząd opublikował niedawno założenia nowelizacji ustawy VAT, w tym odroczenie o dodatkowe pół roku terminu na dostosowanie się do niektórych wymogów KSeF. Jak w takim razie przygotować się na obowiązkowe wdrożenie e-Faktur w 2026 roku?

arrow-long-right

Jak zabezpieczyć firmę przed próbami wyłudzeń?

22 listopada 2024
Fałszywe faktury.jpg

Coraz częściej spotykamy się z próbami wyłudzeń za pomocą fałszywych faktur. Oszuści, używając prawdziwych danych firmy (NIP, nr KRS, REGON), wysyłają sfałszowane faktury, które bardzo ciężko odróżnić od oryginału. Zdarza się, że jedynym szczegółem, który wyróżnia nieprawdziwą fakturę od tej autentycznej, jest numer konta.

arrow-long-right

Do czego przyda Ci się elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

24 października 2024
shutterstock_24368787154.jpg

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to krok ku nowoczesności, który może znacznie usprawnić codzienne procesy biznesowe. Systemy low-code pozwalają na szybkie tworzenie aplikacji, które mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy, a jednocześnie są łatwe w obsłudze i integracji z istniejącymi systemami.