Oprogramowanie i narzędzia workflow w firmie. Jak wybrać system, który usprawni pracę zespołów?

Firma zdecydowała już, że chce uporządkować obieg zadań i decyzji, szuka więc odpowiedniego oprogramowania. Ale co w sytuacji, gdy na prezentacji każde narzędzie wygląda dobrze i nie wiadomo, które wybrać?

Jest to o tyle ważne pytanie, że nietrafiony wybór może oznaczać dalsze ręczne przepisywanie danych, dodatkowe koszty zmian albo system, który sprawdza się przy kilku użytkownikach, ale nie udźwignie całej organizacji. Dlatego przed zakupem oceń nie tylko listę funkcji, ale też to, jak narzędzie poradzi sobie z codzienną pracą zespołów i ze zmianami w firmie. Jednym słowem – spójrz na to narzędzie z perspektywy tego, co się dzieje w firmie, a nie z perspektywy tego, czy narzędzie jest atrakcyjne samo w sobie.

Prosty SaaS czy platforma workflow dla większej organizacji?

Proste narzędzia workflow w modelu SaaS mogą wystarczyć, gdy chcesz uporządkować jeden nieskomplikowany proces, a jego reguły rzadko się zmieniają. Taki system łatwo uruchomić bez angażowania dużego zespołu IT.

Inaczej jest, gdy proces obejmuje kilka działów, różne poziomy akceptacji i wyjątki. Do tego dochodzą wymagania dotyczące uprawnień, raportowania czy integracji z systemami, z których firma już korzysta. Wtedy sprawdź, czy narzędzie da się dopasować do firmy i rozbudowywać je, kiedy pojawią się kolejne potrzeby. Nie każda firma potrzebuje rozbudowanej platformy, ale też nie każdej wystarczy proste narzędzie.

Zanim zaczniesz rozmawiać z dostawcami, odpowiedz sobie na kilka pytań:

• Ile osób i działów bierze udział w procesie?
• Czy ścieżka akceptacji zależy od kwoty, rodzaju sprawy lub jednostki organizacyjnej?
• Jak często zmieniają się zasady i osoby odpowiedzialne?
• Z jakimi systemami narzędzie musi wymieniać dane?
• Czy planujesz objąć automatyzacją kolejne procesy?

Odpowiedzi pomogą ocenić, czy wystarczy proste narzędzie, czy potrzebujesz platformy obsługującej bardziej złożone reguły. Sama etykieta „enterprise” nie przesądza o dopasowaniu. Liczy się to, czy dostawca potrafi pokazać, jak system poradzi sobie z konkretnymi scenariuszami z Twojej organizacji.

Więcej o tym, jak przeprowadzić firmę przez taką decyzję krok po kroku, piszemy w artykule o systemach workflow.

5 funkcji, które warto sprawdzić przed wyborem oprogramowania workflow

Listy funkcji w ofertach bywają długie, ale ważniejsze jest to, czy dana funkcja rozwiązuje problem, który występuje w Twojej firmie. Na demonstracji proś więc o pokazanie własnych scenariuszy, a nie tylko standardowego obiegu przygotowanego przez dostawcę.

Low-code / no-code i BPMN, czyli zmiany bez czekania na programistów

W firmie procesy zmieniają się wraz z ewolucją firmy – zmianom ulegają np. limity akceptacji, struktura działów i osoby odpowiedzialne za decyzje. Jeśli każda taka korekta wymaga prac programistycznych i osobnego budżetu, system może nie nadążać za zmianami w organizacji, bo proces się zmieni, a w systemie nie będzie można tej zmiany wprowadzić.

Podejście low-code / no-code pozwala skonfigurować część procesów bez pisania kodu albo przy niewielkim jego udziale. Graficzny projektant pokazuje kolejne etapy i warunki przejścia między nimi. BPMN, czyli standardowa notacja do opisywania procesów w formie schematów, może ułatwić rozmowę ludziom z biznesu i z IT, bo obie strony widzą na schemacie, kto wykonuje zadanie i co dzieje się dalej.

W LOGITO ten sam graficzny edytor służy też do wersjonowania procesu: nową wersję obiegu można przetestować równolegle ze starą, zanim się nią zastąpi tę dotychczasową. Dokumenty, które są już w toku, kończą swoją ścieżkę w starej wersji, a nowe trafiają od razu do zmienionej. Dzięki temu zespół poprawia jeden etap bez ryzyka, że przy okazji zepsuje działający obieg.

Na prezentacji poproś, żeby dostawca zmienił konkretną regułę, na przykład dodał etap akceptacji po przekroczeniu określonej kwoty. Sprawdź, które zmiany zespół może wprowadzić samodzielnie, a które wymagają udziału dostawcy. Od tego zależy, ile czasu i pieniędzy pochłonie potem utrzymanie systemu.

Integracje z ERP, CRM i pocztą

Jeśli te same dane trzeba wpisywać do kilku systemów, to rośnie ryzyko pomyłek, a obsługa sprawy trwa dłużej. Integracja może przekazywać potrzebne informacje między systemem workflow a ERP albo CRM, dzięki czemu ręcznego przepisywania jest mniej.

Zapewnienie, że „system można zintegrować”, niewiele jednak mówi o konkretnym zakresie prac. Ustal, jakie dane będą wymieniane i w którą stronę: czy system tylko je pobiera, tylko przekazuje dalej, czy robi jedno i drugie. Zapytaj też, co się stanie, gdy zmieni się system źródłowy, i kto odpowiada za przygotowanie oraz utrzymanie połączenia. Od tych szczegółów zależy zarówno przebieg wdrożenia, jak i późniejszy koszt obsługi.

Zastępstwa, delegacje i powiadomienia

Gdy osoba akceptująca wyjeżdża na urlop, a wniosek czeka na jej decyzję, to samo powiadomienie o nowym zadaniu niewiele wtedy da – system powinien przekazać sprawę właściwej osobie zgodnie z ustaloną regułą zastępstwa. Dlatego przed wyborem sprawdź, czy zadanie można przypisać konkretnemu pracownikowi, roli lub zespołowi. Zapytaj, jak system obsługuje nieobecności, terminy i przypomnienia oraz czy zapisuje, kto przejął zadanie. Ustal też, kto będzie aktualizował reguły po zmianach w strukturze firmy.

Uprawnienia, historia działań i kontrola nad procesem

Menedżer procesu powinien móc sprawdzić, na jakim etapie jest sprawa i kto ma wykonać następny krok. Równie ważne są uprawnienia, bo nie każdy użytkownik powinien widzieć wszystkie informacje i dokumenty. Ustal więc, czy system rejestruje kolejne działania, decyzje i zmiany statusu oraz kto ma dostęp do tych danych. Historia może pomóc odtworzyć przebieg sprawy, a raporty – wskazać etapy, na których regularnie pojawiają się opóźnienia.

Skalowalność i rozwój etapami

Wdrożenie systemu workflow w firmie nie musi od razu obejmować wszystkich obszarów. Często rozsądniej zacząć od jednego procesu, który jest powtarzalny i dobrze opisany, a potem stopniowo dokładać kolejne.

Sprawdź zatem, czy narzędzie pozwala dodawać procesy i użytkowników bez zmiany platformy. Sprawdź też, czy przy rozbudowie da się wykorzystać już skonfigurowane elementy, czy wszystko trzeba projektować od nowa. W Śnieżce, o której pisaliśmy w poprzednich artykułach, wdrożenie LOGITO zaczęło się od modułów standardowych, a kolejne obszary dochodziły później. Taki model pozwala rozwijać system etapami, gdy organizacja jest na to gotowa.

Najczęstsze błędy przy wyborze programu do workflow

• Wybór wyłącznie na podstawie ceny. Do ceny licencji mogą dojść konfiguracja, integracje, szkolenia, utrzymanie i opłaty za późniejsze zmiany.
• Ocena tylko na podstawie prezentacji. Standardowy scenariusz przygotowany przez dostawcę może nie pokazać, jak system obsłuży wyjątki i Twój konkretny proces. Poproś o pokazanie procesu, który rzeczywiście występuje w Twojej firmie, łącznie z nietypowym przebiegiem.
• Pomijanie osób, które będą korzystać z narzędzia. Jeśli formularze są niejasne, a zadania trudno znaleźć, użytkownicy będą szukać obejść. Zaproś przedstawicieli zespołów do oceny systemu jeszcze przed zakupem.
• Automatyzowanie nieustalonych zasad. Jeśli różne działy inaczej rozumieją kolejność akceptacji, system nie rozstrzygnie za nich, która zasada obowiązuje. Najpierw trzeba ustalić, jak proces działa w praktyce, a dopiero potem przenosić go do narzędzia.
• Traktowanie integracji jako szczegółu na później. Po zakupie może się okazać, że połączenie z ERP wymaga dodatkowych prac i pieniędzy. Zakres integracji omów i wyceń już na etapie porównywania ofert.

Koszt wdrożenia systemu workflow. Co składa się na budżet?

Cena licencji to tylko jeden ze składników całkowitego kosztu. Przygotowując budżet, uwzględnij także między innymi:

• licencje i liczbę użytkowników,
• analizę i konfigurację procesów,
• integracje z ERP, CRM lub innymi systemami,
• migrację potrzebnych danych,
• szkolenia i czas zespołu zaangażowanego we wdrożenie,
• utrzymanie, wsparcie oraz przyszłe zmiany.

Koszt zależy między innymi od liczby procesów, ich złożoności, wymaganych integracji i zakresu prac konfiguracyjnych. Porównując oferty, sprawdź więc, co dokładnie obejmuje cena i pamiętaj, że oferta z najniższą ceną na start nie musi być najtańsza w kolejnych latach użytkowania.

Zapytaj też dostawcę, jak rozlicza zmiany po uruchomieniu systemu. Czy drobna korekta reguły akceptacji mieści się w konfiguracji, czy wymaga osobnej wyceny? Odpowiedź pomoże ocenić, jak elastyczne będzie narzędzie na co dzień.

Lista pytań do dostawcy przed zakupem systemu workflow

Podczas rozmowy ofertowej zapytaj:

1. Które elementy procesu możemy zmieniać samodzielnie?
2. Jakie prace wymagają udziału dostawcy lub programistów?
3. Czy system obsłuży nasze wyjątki, limity i różne ścieżki akceptacji?
4. Jakie dane system będzie wymieniał z naszym ERP, CRM lub innymi narzędziami?
5. Kto przygotowuje i utrzymuje integracje?
6. Jak działają zastępstwa, delegacje i przypomnienia o terminach?
7. Jakie działania i decyzje zapisuje historia sprawy?
8. Co obejmuje cena w ofercie, a co jest wyceniane osobno?
9. Czy możemy zacząć od jednego procesu, a potem rozszerzyć wdrożenie?
10. Jak wygląda wsparcie po uruchomieniu systemu?

Ogólne deklaracje niewiele znaczą; odpowiedzi odnoś do konkretnego procesu, na przykład akceptacji faktury, umowy albo wniosku zakupowego – najlepiej takiego, który już działa w Twojej firmie. Dopiero realny scenariusz pokaże, czy system pasuje do potrzeb Twojej firmy.

Jak przeprowadzić taką rozmowę z dostawcą i na co zwrócić uwagę przy demonstracji, opisujemy w artykule o różnicach między DMS a systemem workflow.

Od czego zacząć wybór oprogramowania workflow?

Zanim porównasz dostawców, wybierz proces, który chcesz usprawnić jako pierwszy. Opisz jego typowy przebieg, zaangażowane osoby, wyjątki i miejsca, w których sprawy czekają najdłużej. Potem sprawdź na demonstracji, jak system obsłuży właśnie ten przypadek.

Tak zmniejszasz ryzyko, że kupisz narzędzie, które dobrze wygląda w katalogu, ale trudno je dopasować do codziennej pracy. Oprogramowanie workflow ma porządkować odpowiedzialność i ułatwiać zmianę reguł, kiedy firma się przeorganizuje. Od dopasowania do rzeczywistych potrzeb zależy, czy system odciąży zespoły, czy stanie się dla nich kolejnym miejscem, którego trzeba pilnować.

Jeśli więc planujesz wdrożenie oprogramowania workflow, to skonsultuj swoje wymagania z architektem procesów LOGITO i zobacz bezpłatną demonstrację możliwości systemu.