Przejdź do głównej zawartości

Formularz zewnętrzny

Service Taska typu "Wyślij formularz zewnętrzny" służy do generowania linku do formularza, którego uzupełnienie nie wymaga logowania do systemu Logito. Formularz może zostać udostępniony poza systemem, np. klientowi, kontrahentowi, osobie spoza organizacji. Formularz jest częścią procesu i jego wypełnienie przez użytkownika pozwala na kontynuowanie obiegu dokumentu.

Service Task automatycznie wysyła wiadomość email na wskazany adres przekazując wybrane akcje.

⚙️ Konfiguracja​

Należy utworzyć blok Service Task przed krokiem, w którym chcemy udostępnić formularz zewnętrzny.

Przykład konfiguracji procesu z wykorzystaniem Service Task - Wyślij formularz zewnętrzny

Konfiguracja Service Task - Wyślij formularz zewnętrznyW konfiguracji Service Task należy zdefiniować:

  • Zadanie - Wyślij formularz zewnętrzny,
  • Moment wykonywania - Po akcji,
  • Pole jeżeli - określa warunki wywołania Service Task (puste == zawsze),
  • Wyślij do - wskazać pole z adresem e-mail,
  • Tytuł - tytuł wiadomości e-mail,
  • Treść - treść wiadomości e-mail,
  • Akcja - akcja z procesu przekazywana jako przycisk w wiadomości e-mail.
ostrzeżenie

URL wysyłany w powiadomieniach do formularzy zewnętrznych generowany jest na podstawie zmiennej LOGITO_EXTERNAL_DOMAIN w .env backendu. Konfiguracja tego pola jest wymagana.

ostrzeżenie

Przy konfiguracji zewnętrznych formularzy należy zachować szczególną ostrożność w zakresie danych, które są udostępniane anonimowym użytkownikom.

Przykładowo: przekazanie listy dokumentów powiązanych z kontrahentami może prowadzić do nieautoryzowanego ujawnienia danych.

wskazówka

Dobra praktyka: ogranicz przekazywane dane tylko do niezbędnego minimum i unikaj przekazywania danych, jeśli nie są one konieczne.

Zalecane jest skonfigurowanie zmiennej LOGITO_EXTERNAL_DOMAIN na inny url niż samo Logito. Pozwala to na przekierowanie URL do API rozpoczynających się do api/external-form na osobną ścieżkę, z osobną konfiguracją sieciową/firewall.

✅ Przykładowe zastosowania formularzy zewnętrznych​

  • Formularz oceny usługi po zakończeniu sprawy,
  • Potwierdzenie zamówienia przez klienta,
  • Zgłoszenie szkody, zapytanie ofertowe, formularz kontaktowy,
  • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

❓FAQ - formularz zewnętrzny​

🔹 Jaki jest czas ważności linku formularza zewnętrznego?

Domyślnie link do formularza zewnętrznego nie ma ograniczenia czasowego - jest ważny tak długo, jak proces czeka na jego wypełnienie. Link wygasa dopiero w momencie przejścia do kolejnego kroku procesu.

Aby ograniczyć czas oczekiwania na wypełnienie formularza, należy dodać blok eskalacji (więcej w ) i ustaw czas wykonania kroku. Przykład:

🔹 Czy wysłanie ponownie formularza kończy się dezaktywacją poprzedniego?​

Nie. Dopóki proces pozostaje na tym samym kroku, wszystkie wygenerowane linki do formularza pozostają aktywne.