Elektroniczny obieg dokumentów – co warto wiedzieć?

Obieg dokumentów w formie elektronicznej to przykład rozwoju cyfryzacji m.in. w ramach przedsiębiorstw. Jego funkcjonalność sprowadza się w głównej mierze do zastąpienia tradycyjnych, papierowych dokumentów wersjami zdigitalizowanymi. Oprócz tworzenia tego typu dokumentacji system informatyczny, jakim jest EOD, odpowiada również za indeksowanie, archiwizowanie, rejestrację i dystrybucję dokumentów. W związku z powyższym możliwe jest usprawnienie kluczowych procesów w firmie i wzrost wydajności pracy. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, zalety są niezaprzeczalne – warto poznać najważniejsze z nich.

korzyści obiegu dokumentów.jpg [101.04 KB]

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

W przypadku tak ważnego narzędzia, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów, korzyści najlepiej oddają jego rolę w firmie. Obieg dokumentów w firmie dotyczy każdego rodzaju dokumentów, m.in. faktur, pism, czy umów. To jeden z najważniejszych procesów, jednak w wielu przypadkach nie funkcjonuje sprawnie.  Jakie są najważniejsze zalety związane z wprowadzeniem go w formie elektronicznej?

  • wzrost efektywności – jak już wspomniano, EOD zapewnia usprawnienie wielu procesów w firmie, to z kolei przekłada się na większą efektywność pracy. Rozdzielanie projektów i praca na nich odbywa się szybciej, a zaoszczędzony w ten sposób czas można przeznaczyć na inne zadania lub rozwój pracowników,
  • bezproblemowy dostęp do danych - elektroniczny obieg dokumentów zapewnia niezakłócony dostęp do danych w każdym momencie (oczywiście w ramach posiadanych dostępów) - jest to szczególnie korzystne w przypadku osób pracujących zdalnie,
  • obniżenie kosztów – niższe koszty wynikają zarówno z ograniczenia wydruku dokumentów, jak i redukcji opłat związanych z dostarczaniem papierowych dokumentów, co więcej znika problem związany z dodatkowym miejscem do ich przechowywania,
  • większa kontrola i redukcja błędów – zalety elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą również tej kwestii. Automatyzacja pewnych procesów, jaką zapewnia system i jego funkcjonalności, m.in. rejestr zmian, prowadzi do skuteczniejszej weryfikacji oraz eliminowania pomyłek.
  • bezpieczeństwo danych - korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą również ochrony danych, zdigitalizowane dokumenty nie są narażone na zniszczenie, zagubienie, czy dostanie się w ręce osoby niepowołanej w takim stopniu, co ich papierowe odpowiedniki. Ponadto takie funkcje jak m.in. system ról i uprawnień mogą również służyć ochronie dokumentów, dzięki możliwości określenia, kto może mieć w nie wgląd lub dokonać ich modyfikacji.

Co daje elektroniczny obieg dokumentów oprócz tego? Z pewnością usprawnia również wdrażanie nowych pracowników, zwłaszcza pracujących poza siedzibą firmy. Dodatkowo ważnym aspektem jest pozytywny wpływ na wizerunek firmy – przedsiębiorstwa korzystające z EOD są uważane za bardziej postępowe, a dzięki zmniejszeniu zużycia papieru również za proekologiczne . Polityka paperless wpływa pozytywnie na szereg procesów biznesowych, dlatego coraz więcej marek decyduje się na jej wprowadzenie. Korzyści wynikające z wdrożenia obiegu dokumentów w formie elektronicznej są jak widać liczne i stanowią szansę na wyniesienie firmy na wyższy poziom rozwoju , osiągnięcie dojrzałości cyfrowej oraz lepsze kontakty z kontrahentami. Jednak, by to osiągnąć, konieczny jest wybór dobrego systemu, który w prosty sposób będzie można dopasować do wymagań i potrzeb firmy.

 

Zobacz inne aktualności

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Automatyzacja e-commerce dzięki LOGITO

19 września 2024
shutterstock_1203066673.jpg

Prowadzenie sklepu internetowego to ciągła walka z danymi. Stos informacji o klientach, zamówieniach, reklamacjach, przesyłkach oraz stanach magazynowych musi być idealnie uporządkowany, bo w gąszczu tylu danych nietrudno o kosztowną pomyłkę. Jak więc najlepiej poradzić sobie z tym problemem?

arrow-long-right

Automatyzacja procesów biznesowych – korzyści i wyzwania

16 sierpnia 2024
Automatyzacja procesów biznesowych – korzyści i wyzwania.webp

Automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie zyskuje na znaczeniu w dobie przemysłu 4.0. Większa efektywność operacyjna i redukcja kosztów to główne powody coraz częstszych wdrożeń systemów do automatyzacji procesów biznesowych. Skąd biorą się wątpliwości przedsiębiorców? Rozwiązanie tego typu wymaga zastosowania przemyślanej strategii wdrożeniowej. Z tego artykułu dowiesz się, co zyskasz dzięki automatyzacji procesów biznesów, oraz na jakie wyzwania warto się przygotować.

arrow-long-right

System do elektronicznego obiegu dokumentów – jak wybrać najlepszy?

19 lipca 2024
Jak wybrać system EOD?

Chcesz usprawnić i zautomatyzować procesy w swojej firmie? Zależy Ci na systemie do elektronicznego obiegu dokumentów, który będzie odpowiadał na potrzeby Twojego biznesu? Przeczytaj poniższy wpis i poznaj 6 kluczowych elementów, które pomogą Ci wybrać najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów.