Zarządzanie dokumentacją w firmie – co warto wiedzieć?

Właściwa organizacja procesów pracy jest kluczowa dla uzyskania korzystnych parametrów, co z kolei umożliwia konkurowanie na rynku i rozwój. Zarządzanie dokumentacją w firmie to jeden z najważniejszych procesów, właśnie dlatego warto poświęcić odpowiednio dużo uwagi optymalizacji obiegu dokumentów. W wielu firmach pewne wypracowane schematy działania nie funkcjonują już poprawnie, a z czasem są wręcz źródłem nieefektywności i potencjalnych problemów. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów jest tego świetnym przykładem – wiele firm mierzy się z jego ograniczeniami i faktem, że nie odpowiada on współczesnym standardom. Praca na papierowych wersjach dokumentów powoduje wydłużenie etapów obiegu i brak kontroli nad nimi. Utrudnione jest również przekazywanie takiej dokumentacji zarówno pracownikom pracującym poza siedzibą firmy, jak i partnerom biznesowym, czy kontrahentom. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na koszty – te związane z drukiem i dostarczaniem dokumentów w takiej wersji, jak i z nieefektywnie zagospodarowanym czasem pracy. W jakim zakresie elektroniczny system zarządzania dokumentacją może wpłynąć na poprawę procesów związanych z dokumentami?

eod i eof bez granic.jpg [89.42 KB]

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją i fakturami - zalety

Mniejsze i większe przedsiębiorstwa z różnych branż coraz częściej doceniają rozwiązania, które podsuwają nowoczesne technologie. Jednym z nich jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją – EZD, czyli specjalny system umożliwiający m.in. tworzenie, gromadzenie i archiwizację dokumentów w wersji zdigitalizowanej. Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją stanowi bardzo ważny krok w procesie cyfryzacji przedsiębiorstwa i może być źródłem wielu korzyści dla firmy, takich jak m.in.:

  • oszczędność kosztów,
  • oszczędność czasu,
  • redukcja błędów,
  • porządek w ramach procedur,
  • kontrola terminów,
  • monitorowanie zmian,
  • systematyzacja pracy,
  • wzrost konkurencyjności,
  • niezakłócony rozwój.

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją finansową, jak i każdym innym rodzajem dokumentów ma, jak widać, wiele do zaoferowania. Wybór powinien być jednak starannie przemyślany – to od rzetelnego dostawcy usług zależy bowiem w dużej mierze efektywność rozwiązania. Przede wszystkim należy szczególnie zwrócić uwagę na zagwarantowanie bezpieczeństwa w ramach systemu, a także na stabilność rozwiązania i jego pożyteczność z punktu widzenia konkretnych wymagań firmy. Istotna jest również elastyczna struktura oraz możliwość rozbudowy kolejnych modułów – platforma wybrana na podstawie tych zmiennych pozytywnie wpłynie na rozwój przedsiębiorstwa i jego pozycję na rynku. Wybór systemu EOD ma ogromny wpływ na skuteczne prowadzenie biznesu, dlatego wiele firm stawia pierwszy krok w stronę transformacji cyfrowej, digitalizując najpierw obieg korespondencji firmowej i elektroniczny obieg faktur - ze względu na ilość przetwarzanych dokumentów.


Zobacz inne artykuły


 

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Zmiany i wyzwania w KSeF – jak przygotować się na rok 2026?

27 listopada 2024
ksef.jpg

Rząd opublikował niedawno założenia nowelizacji ustawy VAT, w tym odroczenie o dodatkowe pół roku terminu na dostosowanie się do niektórych wymogów KSeF. Jak w takim razie przygotować się na obowiązkowe wdrożenie e-Faktur w 2026 roku?

arrow-long-right

Jak zabezpieczyć firmę przed próbami wyłudzeń?

22 listopada 2024
Fałszywe faktury.jpg

Coraz częściej spotykamy się z próbami wyłudzeń za pomocą fałszywych faktur. Oszuści, używając prawdziwych danych firmy (NIP, nr KRS, REGON), wysyłają sfałszowane faktury, które bardzo ciężko odróżnić od oryginału. Zdarza się, że jedynym szczegółem, który wyróżnia nieprawdziwą fakturę od tej autentycznej, jest numer konta.

arrow-long-right

Do czego przyda Ci się elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

24 października 2024
shutterstock_24368787154.jpg

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to krok ku nowoczesności, który może znacznie usprawnić codzienne procesy biznesowe. Systemy low-code pozwalają na szybkie tworzenie aplikacji, które mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy, a jednocześnie są łatwe w obsłudze i integracji z istniejącymi systemami.