Elektroniczne zarządzanie dokumentacją i fakturami bez granic

Zarządzanie dokumentacją w firmie – co warto wiedzieć?

Właściwa organizacja procesów pracy jest kluczowa dla uzyskania korzystnych parametrów, co z kolei umożliwia konkurowanie na rynku i rozwój. Zarządzanie dokumentacją w firmie to jeden z najważniejszych procesów, właśnie dlatego warto poświęcić odpowiednio dużo uwagi optymalizacji obiegu dokumentów. W wielu firmach pewne wypracowane schematy działania nie funkcjonują już poprawnie, a z czasem są wręcz źródłem nieefektywności i potencjalnych problemów. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów jest tego świetnym przykładem – wiele firm mierzy się z jego ograniczeniami i faktem, że nie odpowiada on współczesnym standardom. Praca na papierowych wersjach dokumentów powoduje wydłużenie etapów obiegu i brak kontroli nad nimi. Utrudnione jest również przekazywanie takiej dokumentacji zarówno pracownikom pracującym poza siedzibą firmy, jak i partnerom biznesowym, czy kontrahentom. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na koszty – te związane z drukiem i dostarczaniem dokumentów w takiej wersji, jak i z nieefektywnie zagospodarowanym czasem pracy. W jakim zakresie elektroniczny system zarządzania dokumentacją może wpłynąć na poprawę procesów związanych z dokumentami?

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją i fakturami - zalety

Mniejsze i większe przedsiębiorstwa z różnych branż coraz częściej doceniają rozwiązania, które podsuwają nowoczesne technologie. Jednym z nich jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją – EZD, czyli specjalny system umożliwiający m.in. tworzenie, gromadzenie i archiwizację dokumentów w wersji zdigitalizowanej. Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją stanowi bardzo ważny krok w procesie cyfryzacji przedsiębiorstwa i może być źródłem wielu korzyści dla firmy, takich jak m.in.:

• oszczędność kosztów,
• oszczędność czasu,
• redukcja błędów,
• porządek w ramach procedur,
• kontrola terminów,
• monitorowanie zmian,
• systematyzacja pracy,
• wzrost konkurencyjności,
• niezakłócony rozwój.

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją finansową, jak i każdym innym rodzajem dokumentów ma, jak widać, wiele do zaoferowania. Wybór powinien być jednak starannie przemyślany – to od rzetelnego dostawcy usług zależy bowiem w dużej mierze efektywność rozwiązania. Przede wszystkim należy szczególnie zwrócić uwagę na zagwarantowanie bezpieczeństwa w ramach systemu, a także na stabilność rozwiązania i jego pożyteczność z punktu widzenia konkretnych wymagań firmy. Istotna jest również elastyczna struktura oraz możliwość rozbudowy kolejnych modułów – platforma wybrana na podstawie tych zmiennych pozytywnie wpłynie na rozwój przedsiębiorstwa i jego pozycję na rynku. Wybór systemu EOD ma ogromny wpływ na skuteczne prowadzenie biznesu, dlatego wiele firm stawia pierwszy krok w stronę transformacji cyfrowej, digitalizując najpierw obieg korespondencji firmowej i elektroniczny obieg faktur - ze względu na ilość przetwarzanych dokumentów.