Faktura papierowa, a elektroniczna. Zasadnicze różnice w zarządzaniu dokumentami 

Spis treści

Zarządzanie dokumentami papierowymi

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi

Faktura elektroniczna, a papierowa – porównanie

Zarządzanie dokumentami papierowymi 

Dokumenty papierowe wciąż stanowią popularną formę, wykorzystywaną przez wiele przedsiębiorstw. W przypadku części firm wynika to ze strachu przed zmianami lub obawami, że proces zmian będzie skomplikowany i długotrwały. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wiele zależy w tej kwestii od doboru właściwego oprogramowania i rzetelnego dostawcy usług. Nie ulega wątpliwości, że zarządzanie dokumentami papierowymi będzie stopniowo wypierane na rzecz dokumentów elektronicznych. Tego typu zmiany zachodzą już od lat, choć gwałtowne przyspieszenie, pokazujące jaką rolę odgrywają wersje elektroniczne, nastąpiło przy okazji pandemii COVID-19. Faktura papierowa, jak i cała dokumentacja w tej wersji nadal ma jednak silne grono zwolenników, czy słusznie?  

Warto zdawać sobie sprawę z tego, co faktycznie oznacza zarządzanie dokumentami papierowymi. Przede wszystkim wymaga odpowiedniej archiwizacji i zapewnienia wydzielonego miejsca do przechowywania dokumentów. Dodatkowo w przypadku papierowej wersji kontrola nad całym procesem zarządzania jest utrudniona, ponieważ dokument może np. utknąć u jednego z pracowników. Bardzo ważna jest również słabsza dostępność takiego dokumentu, ma to znaczenie m.in. przy okazji coraz popularniejszej pracy zdalnej. Z zarządzaniem dokumentami papierowymi wiążą się bardziej lub mniej oczywiste koszty – od związanych z drukiem i fizycznym dostarczaniem dokumentów, po takie wynikające ze spowolnienia pewnych działań i procesów. Czy jednak w zestawieniu faktura papierowa, a elektroniczna – wygra ta druga?

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi 

Jak już wspomniano, zarządzanie dokumentami elektronicznymi jest coraz bardziej popularne, m.in. ze względu na duże usprawnienie całego procesu – od kwestii związanych z przekazywaniem po archiwizację. Z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania dostęp do dokumentów jest ściśle określony i przypisany do konkretnych pracowników, jasne są również terminy dotyczące danego dokumentu – dzięki temu ryzyko utknięcia dokumentu u jednego pracownika jest znikome. Co ważne przechowywanie dokumentów elektronicznych również jest dużo prostsze i nie wymaga tak złożonego działania, jak w przypadku wersji papierowej – niepotrzebna jest dodatkowa powierzchnia, segregatory, czy szafki lub regały. Warto w tym miejscu podkreślić również znacznie łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, co pozwala oszczędzić sporo czasu w porównaniu z fizycznym przeszukiwaniem archiwów.   

Faktura elektroniczna, a papierowa – porównanie 

Na pytanie, które rozwiązanie jest lepsze - faktura elektroniczna czy papierowa nie ma jednoznacznej odpowiedzi, jest to sprawa mocno indywidualna. Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że tradycyjne, papierowe wersje dokumentów zaczynają być wypierane przez wersje elektroniczne. Już teraz wielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z zalet tych drugich, doceniając przede wszystkim: 

• wygodę przechowywania, 
• zgodność z ideą paperless i proekologiczność, 
• łatwy dostęp, szybkość edycji i ewentualnych korekt, 
• usprawnienie procesów, 
• oszczędność czasu i pieniędzy. 

Faktura papierowa również ma pewne zalety – przede wszystkim niektórzy klienci preferują taki format, ponieważ przechowują faktury w formie papierowej, więc dokument trafia do nich już w formie docelowej. Ponadto pracownicy, którzy są zatrudnieni w firmie od wielu lat, mogą zwyczajnie mieć problem z przejściem na elektroniczne odpowiedniki.