Jak optymalizować koszty inwestując w elektroniczny obieg dokumentów?

Na czym polega cyfryzacja przedsiębiorstw?

Cyfryzacja przedsiębiorstw to zjawisko, które w ciągu ostatnich kilku lat znacznie przybrało na sile. Na wprowadzenie rozwiązań z nią związanych decyduje się coraz więcej podmiotów – od wielkich korporacji, po małe firmy. Skala popularności nie dziwi jednak w świetle wzrostu efektywności, jaki obserwują organizacje, które zdecydowały się na unowocześnienie procesów i strategii i nadanie im cyfrowego charakteru. Digitalizacja firmy może odnosić się do różnych sfer jej funkcjonowania – od obsługi po łańcuch dostaw. Jednym z przykładów zmiany w duchu cyfryzacji jest digitalizacja dokumentacji, czyli rezygnacja z papierowych dokumentów i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji. Jednak co taki obieg oznacza i czy można realnie zoptymalizować koszty, inwestując w to rozwiązanie?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie a optymalizacja kosztów

Rozważania na temat kwestii finansowych i optymalizacji kosztów warto poprzedzić wyjaśnieniem, czym właściwie jest EOD. Elektroniczny obieg dokumentów to system pozwalający na efektywne zarządzanie dokumentami, dzięki zastąpieniu ich papierowych wersji formą zdigitalizowaną. Nie jest to jednak jedyna jego funkcja – system daje możliwość tworzenia, rejestracji, archiwizowania, przekazywania oraz tworzenia dokumentów, co z kolei pozwala na automatyzację procesów, a w efekcie często również osiągnięcie znacznej przewagi nad konkurencją. Inwestycja w elektroniczny obieg dokumentów w firmie przekłada się wprost na optymalizację kosztów w organizacji, dzięki sporym oszczędnościom czasowym i finansowym, co jest osiągane m.in. dzięki:

• osiągnięciu większej kontroli i redukcji błędów – dobry system daje szerokie możliwości kontroli, wglądu zarówno w to, kto pracuje nad dokumentem, jak również nadzoru nad terminami oraz kolejnymi etapami poszczególnych procesów. Automatyzacja sprzyja również wykrywaniu pomyłek i pozwala na sprawne nanoszenie poprawek,
• umożliwieniu dostępu do informacji na bieżąco – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów dostęp do informacji jest możliwy niemal w czasie rzeczywistym i to 24h na dobę, z drugiej strony dobre systemy udostępniają funkcję przyznawania ról i uprawnień, dzięki której można dowolnie zwiększać lub zmniejszać zakres dostępu do dokumentów dla poszczególnych pracowników,
• wzrostowi efektywności kluczowych procesów – bardziej efektywny podział zadań w ramach projektów sprawniejsza praca nad nimi, przekładają się na usprawnienie procesów biznesowych,
• wyeliminowaniu fizycznego archiwum – dzięki zdigitalizowanemu archiwum dokumentom nie tylko nie grozi zagubienie, czy zniszczenie, dla firmy oznacza to ograniczenie kosztów związanych z koniecznością wyznaczenia i utrzymywania dodatkowej przestrzeni na fizyczne archiwum. Ponadto archiwum elektroniczne oznacza sprawniejsze wyszukiwania konkretnych dokumentów oraz łatwiejsze utrzymanie porządku.

Jak widać, inwestycja w elektroniczny obieg dokumentów to faktycznie sposób na optymalizację kosztów w firmie. Opracowując strategię rozwoju firmy, warto wziąć pod uwagę rozwiązania, jakie oferuje transformacja cyfrowa – to one bowiem mogą okazać się czynnikiem dynamizującym rozwój przedsiębiorstwa i realnie wpływającym na redukcję nakładów.