Jak wybrać system do Elektronicznego obiegu faktur? Na co zwrócić uwagę?

Czym jest elektroniczny obieg faktur?

W każdej firmie funkcjonuje szereg różnego rodzaju procesów, które wymagają odpowiedniego zarządzania. Efektywność w tym zakresie stanowi dla wielu podmiotów priorytet – i słusznie, to od niego zależy bowiem, jaką rolę firma odegra na rynku, czy wyprzedzi konkurencję i będzie w stanie realizować zakładane cele. Transformacja cyfrowa doprowadziła do rozwoju wielu skutecznych rozwiązań, które są coraz szerzej stosowane i doceniane. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów, faktury w takim obiegu są zdigitalizowane, a obieg ten stanowi alternatywę dla wersji papierowej. Dobry system obiegu faktur to sposób na automatyzację zadań i poprawę efektywności w zakresie procesowania dokumentów finansowych. Wśród największych zalet rozwiązania można wymienić, m.in.:

• redukcję nakładów finansowych i czasowych – zastąpienie obiegu papierowego pozytywnie wpływa na obniżenie kosztów związanych z przekazywaniem dokumentacji dzięki ograniczeniu wydatków na druk, czy dostarczanie faktur. Wysyłka oraz praca na dokumentach również odbywa się dużo szybciej,
• bezpieczeństwo informacji – elektroniczne dokumenty nie są tak narażone na zagubienie lub uszkodzenie, a dzięki możliwości przyznawania lub ograniczania dostępów wgląd w dokumenty mają wyłącznie osoby upoważnione,
• podniesienie efektywności w zakresie przepływu faktur – kontrola oraz akceptacja dokumentów jest sprawniejsza, cały proces trwa znacznie krócej, wyższą wydajność pracy – dzięki standaryzacji obiegu (workflow) dla faktur w ciągu jednego dnia Dział Księgowości może szybko zweryfikować poprawność dokumentu: zaksięgować lub zwrócić do poprawy,  ograniczenie pomyłek – wiele z funkcji, które umożliwiają automatyzację, stanowią również wsparcie w zakresie redukcji błędów, a te, które się pojawiają, są łatwe do wykrycia,
• lepsze relacje z kontrahentami – dzięki m.in. kontroli terminów płatności firma jest postrzegana jako godna zaufania i sumienna, ale pozwala pracownikom na lepsze zaplanowanie swoich zadań.

Elektroniczny obieg faktur to, jak widać, rozwiązanie bardzo pożyteczne z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Jednak na co zwrócić uwagę, by zagwarantować swojej firmie wymienione korzyści?

System obiegu faktur – na co zwrócić uwagę?

Elektroniczny obieg faktur w firmie skutecznie wspiera pracę i kluczowe procesy w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie, które ma zapewnić osiągnięcie znacznych korzyści, powinno być dobrane po analizie kluczowych czynników. Przede wszystkim liczy się prostota i wygoda obsługi - narzędzie to powinno w końcu ułatwić pracę, a nie być źródłem dodatkowych komplikacji. Ważne jest również, by rozwiązanie odznaczało się skalowalnością, bezpieczeństwem i możliwością szybkiej rozbudowy, dzięki czemu inwestycja będzie przydatna również w przyszłości. Nie można zapominać o dostosowaniu do konkretnych potrzeb i wymagań firmy, a także o opcji bezproblemowej integracji z rozwiązaniami, które już zostały wdrożone.

Aby dostosować system do wymagań swojej firmy, jak i prowadzonego rodzaju biznesu, warto przeprowadzić analizę przedwdrożeniową i warsztaty analityczne u dostawcy oprogramowania. Biorąc pod uwagę te zmienne, wybór systemu obiegu faktur z pewnością będzie łatwiejszy, a samo narzędzie zapewni przedsiębiorstwu dodatkowe możliwości rozwoju.