PEF a KSeF - jaka jest różnica?

Spis treści

Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Główne różnice między PEF a KSeF
Dla kogo ważny jest PEF, a dla kogo KSeF?
Terminy wdrożeń - harmonogram na 2025-2026
Integracja PEF i KSeF - co czeka przedsiębiorców?
Korzyści z centralizacji fakturowania elektronicznego
Co z tego wynika dla Twojej firmy?

Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to system stworzony specjalnie do obsługi faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. Funkcjonuje już od 18 kwietnia 2019 roku i jest odpowiedzią na dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Jest dedykowany do wymiany dokumentów między:
 

Najważniejsze cechy PEF:

• Obowiązek odbioru faktur przez zamawiających - od kwietnia 2019 roku instytucje publiczne muszą przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne przez PEF. 
• Dobrowolność dla wykonawców - przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą wystawiać faktur przez PEF (chyba że uzgodnią to z zamawiającym).
• Bezpłatny system - korzystanie z platformy jest darmowe.
• Zgodność z europejskimi standardami - PEF działa w sieci PEPPOL, co umożliwia wymianę faktur z innymi krajami UE.
• Obsługa wielu dokumentów - oprócz faktur, przez PEF można przesyłać zamówienia, awiza dostaw, potwierdzenia odbioru czy noty księgowe.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to znacznie szerszy system, który obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. To ogólnopolska platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.

Najistotniejsze cechy KSeF:

• Uniwersalność - dotyczy transakcji B2B (między przedsiębiorcami) oraz B2G (przedsiębiorca-administracja).
• Będzie obowiązkowy - od 2026 roku stanie się obligatoryjny.
• Centralne przechowywanie - wszystkie faktury są archiwizowane w systemie przez 10 lat.
• Jedna norma dla wszystkich - ujednolicony standard faktur w całym kraju.
• Automatyzacja rozliczeń podatkowych - administracja skarbowa ma bezpośredni dostęp do faktur. 

Główne różnice między PEF a KSeF

Dla kogo ważny jest PEF, a dla kogo KSeF?

PEF jest istotny dla:

KSeF obowiązkowy dla: 

• Wszystkich czynnych podatników VAT: niezależnie od wielkości firmy czy branży. 
• Podatników zwolnionych z VAT: zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. 
• Przedsiębiorców w procedurze OSS z polskim NIP. 

Wyjątki: KSeF nie będzie obowiązywać m.in. dla podatników bez siedziby w Polsce (jeśli ich stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji) oraz dla niektórych rodzajów faktur (bilety, faktury uproszczone do końca września 2026). 

Terminy wdrożeń - harmonogram na 2025-2026 

PEF – już działa! 

PEF funkcjonuje od 18 kwietnia 2019 roku. Obowiązek odbioru faktur przez instytucje publiczne obowiązuje od samego początku.

KSeF - etapowe wdrożenie w 2026 roku: 

• 1 listopada 2025: możliwość pobrania certyfikatów wystawcy faktur (do trybu offline)
• Listopad 2025: udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 
• 1 lutego 2026: start obowiązkowego KSeF dla dużych firm (przychody powyżej 200 mln zł w 2025 roku) 
• 1 kwietnia 2026: obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców 
• 1 października 2026: koniec okresu przejściowego dla najmniejszych firm „wykluczonych cyfrowo" (transakcje do 450 zł i łączna wartość do 10 000 zł miesięcznie) 

Integracja PEF i KSeF - co czeka przedsiębiorców? 

 
Od 1 lutego 2026 roku oba systemy zostaną zintegrowane. Co to oznacza w praktyce?

1. Faktury wystawione w PEF będą walidowane w KSeF, tzn. każda faktura w zamówieniach publicznych otrzyma numer KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). 
2. Data przydzielenia numeru KSeF to data otrzymania faktury przez nabywcę. 
3. Administracja skarbowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy pochodzą z PEF czy KSeF. 
4. Jeden standard przechowywania, czyli dokumenty z obu systemów będą archiwizowane przez 10 lat. 

Integracja ta oznacza, że przedsiębiorcy pracujący z sektorem publicznym będą musieli dostosować swoje systemy zarówno do wymogów PEF, jak i KSeF.

 

1. Faktury wystawione w PEF będą walidowane w KSeF, tzn. każda faktura w zamówieniach publicznych otrzyma numer KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). 
2. Data przydzielenia numeru KSeF to data otrzymania faktury przez nabywcę. 
3. Administracja skarbowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy pochodzą z PEF czy KSeF. 
4. Jeden standard przechowywania, czyli dokumenty z obu systemów będą archiwizowane przez 10 lat. 
   
   

Integracja ta oznacza, że przedsiębiorcy pracujący z sektorem publicznym będą musieli dostosować swoje systemy zarówno do wymogów PEF, jak i KSeF. 

Korzyści z centralizacji fakturowania elektronicznego 

Choć wdrożenie nowych systemów może wydawać się wyzwaniem, cyfryzacja fakturowania niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej.

Dla przedsiębiorców to przede wszystkim: 

• oszczędność czasu i kosztów - nie ma potrzeby drukowania, skanowania i fizycznego przesyłania faktur, 
• automatyzacja księgowości - e-faktury można automatycznie importować do systemów księgowych, 
• centralne przechowywanie - dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu przez 10 lat, bez ryzyka zgubienia czy zniszczenia, 
• szybszy zwrot VAT - użytkownicy KSeF mogą liczyć na skrócenie okresu oczekiwania na zwrot z 60 do 40 dni, 
• większa transparentność - łatwy dostęp do historii transakcji dla wszystkich uprawnionych stron, 
• mniej błędów - system automatycznie weryfikuje poprawność struktury faktury. 
  
  

Dla administracji:

• uszczelnienie systemu VAT - bieżący dostęp do wszystkich transakcji, 
• szybsza weryfikacja - automatyczne kontrole zamiast czasochłonnych audytów, 
• walka z oszustwami podatkowymi - natychmiastowa detekcja nieprawidłowości, 
• efektywność - zmniejszenie kosztów administracyjnych. 

Co z tego wynika dla Twojej firmy? 

PEF i KSeF to dwa różne, ale uzupełniające się systemy fakturowania elektronicznego w Polsce. PEF obsługuje zamówienia publiczne i funkcjonuje już od 2019 roku. KSeF obejmie cały rynek – i od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Choć dziś korzystanie z KSeF jest jeszcze dobrowolne, to czas na spokojne przygotowania szybko się kończy. Im wcześniej Twoja firma rozpocznie testy i dostosowanie systemów, tym łatwiej będzie uniknąć błędów, pośpiechu i stresu w momencie, gdy przepisy wejdą w życie.

Źródła: 

Ministerstwo Finansów - Krajowy System e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl)
Ministerstwo Rozwoju i Technologii - Platforma Elektronicznego Fakturowania (efaktura.gov.pl)
Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych
Ustawa z dnia 11 czerwca 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług