Praca zdalna wymusza transformację cyfrową w biznesie i podejście paperless

Spis treści

Praca zdalna a cyfrowa transformacja

Czym jest Paperless?

Praca zdalna a cyfrowa transformacja

Cyfrowa transformacja oznacza wprowadzenie cyfrowej technologii w ramach wszystkich obszarów funkcjonowania firmy, proces ten powinna poprzedzać starannie dopracowana strategia. Następstwa tego typu zmian są bowiem ogromne i sprowadzają się do znacznych modyfikacji w zakresie zarówno procesów biznesowych, jak i kwestii organizacyjnych w przedsiębiorstwie. Cyfryzacja okazała się nieocenionym wsparciem w zakresie rozpowszechnionego podczas pandemii koronawirusa modelu pracy, jakim jest praca zdalna.

To właśnie ten trudny czas i konieczność dystansu społecznego wymusiły znaczne przyspieszenie cyfrowej transformacji i doprowadziły do wdrażania nowoczesnych rozwiązań. Wprowadzenie pracy zdalnej w firmie stanowiło w przypadku wielu podmiotów jedyną szansę na kontynuowanie działalności. Nie oznacza to oczywiście, że wcześniej rozwiązania tego typu były niedostępne – najczęściej występował jednak problem z ich integrowaniem, stanowiły one oddzielne, całkowicie rozproszone narzędzia. Obecnie dostępne są już rozwiązania na tyle dopracowane i kompleksowe, że praca zdalna z domu może odznaczać się taką samą efektywnością, co wykonywanie zadań w siedzibie firmy.

Czym jest Paperless?

Cyfrowe innowacje spopularyzowane przez pandemię COVID-19 opierają się m.in. na digitalizacji, która z kolei wpisuje się w trend paperless. Digitalizacja sprzyja bowiem eliminacji papierowych dokumentów na różnych etapach procesów biznesowych. Wdrożenie procesów paperless ma szereg korzyści, nie tylko jeśli chodzi o tryb zdalny pracy. Warto zwrócić uwagę szczególnie na wzrost efektywności firmy, osiągniętą dzięki szybszej realizacji kolejnych procesów. Ponadto wśród zalet tego podejścia można wymienić:

• oszczędność kosztów – zarówno w ramach wydatków związanych z drukiem i dostarczaniem dokumentacji, jak i jej przechowywaniem i utylizacją,
• oszczędność czasu – sprawny obieg dokumentów, przetwarzanie dokumentów niemal w czasie rzeczywistym,
• lepszą ochronę dokumentów – dzięki autoryzowanemu dostępowi do dokumentacji, mają w nią wgląd wyłącznie osoby powołane. Ponadto w przypadku dobrych systemów, , istnieje również funkcjonalność udostępniania dokumentu czasowo dla danej osoby.
• redukcję pomyłek – rozwiązania wpisujące się w podejście paperless minimalizują ryzyko popełnienia błędów, a w przypadku ich wystąpienia pozwalają na szybkie naniesienie poprawek,
• podejście proekologiczne – ograniczenie zużycia papieru pozwala odciążyć środowisko naturalne,
• zwiększenie kontroli nad kolejnymi etapami obiegu dokumentów dzięki historii zmian.

Jak widać, utrzymująca się popularność pracy zdalnej niejako wymusiła przyspieszenie transformacji cyfrowej w biznesie i wprowadzenie w wielu przedsiębiorstwach podejścia paperless. Warto jednak podkreślić, że firmy mogą osiągnąć wiele korzyści biznesowych dzięki cyfryzacji, a w efekcie zapewnić sobie znaczący rozwój, jak i skalowalność działań firmy