Przyspiesz podpisanie umowy z Kontrahentem: Jak usprawnić proces opiniowania umowy w organizacji?

Spis treści

Wstęp
Czy znasz największe wyzwania w procesie opiniowania umów?
Nieaktualny wzorzec (szablon) umowy i wiele wersji dokumentu
Rozproszenie załączników i aneksów do dokumentu umowy
Brak możliwości wspólnej pracy na dokumencie podczas opiniowania 
Opóźnienia - brak informacji zwrotnej i monitoringu o postępie opiniowania
Umowa zaopiniowana i podpisanie dokumentu umowy w systemie LOGITO 

Opiniowanie umowy to bardzo wnikliwy proces weryfikowania zapisów w umowie pod kątem prawnym, uwzględniającym prawa oraz obowiązki stron podczas realizowania wspólnego projektu lub długoterminowej współpracy.  

O tym, jak ważne jest wypracowywanie ram współpracy, nie trzeba nikogo przekonywać. Z perspektywy prawnej, zapisy w umowach chronią zarówno usługodawcę, jak i usługobiorcę przed potencjalnymi konsekwencjami. Co więcej, im szybciej je uregulujemy, tym szybciej możemy zabrać się za realizację wspólnego celu.  

W dobie digitalizacji wiele firm decyduje się na usprawnienie przepływu dokumentacji w firmach w sposób bardziej dopasowany do procesów w organizacji. Wdrażane są rozwiązania cyfrowe, dzięki którym, digitalizujemy m.in. obieg pism, wniosków czy dokumentacji finansowej.  

Umowy jako element poufnej dokumentacji firmowej, również możemy poddać temu procesowi. Co więcej, czynności związane z zarządzaniem obiegiem umów, m.in. etapem opiniowania – możemy skutecznie zoptymalizować wprowadzając odpowiednie udogodnienia. Ułatwią one naszą pracę, a w efekcie przyspieszą podpisanie umowy biznesowej z Kontrahentem. 

Na podstawie naszego autorskiego rozwiązania LOGITO, przedstawimy jakie udogodnienia są wręcz koniecznie, aby sprawnie zaopiniować umowę korzystając z narzędzi wspierających cyfryzację procesu opiniowania umów w kontekście efektywności i wydajności biznesowej.  

Czy znasz największe wyzwania w procesie opiniowania umów?

W trakcie opracowywania publikacji zebraliśmy listę wyzwań, z jakimi mierzą się osoby biorące udział w opiniowaniu umowy. Do najczęściej wymienionych przez nich elementów, które utrudniają i spowalniają pracę, należą, m.in.:  

1. nieaktualny wzorzec (szablon) umowy i wielu wersji dokumentu; 
2. rozproszenie załączników i aneksów do dokumentu umowy; 
3. brak możliwości wspólnej pracy bądź edycji dokumentu bezpośrednio w systemie; 
4. opóźnienia wynikające z braku informacji i monitoringu o postępie opiniowania.  

Dla każdego wyzwania proponujemy rozwiązanie, które będzie wspierało zarządzanie oraz kontrolowanie procesu opiniowania umowy.  

Nieaktualny wzorzec (szablon) umowy i wiele wersji dokumentu

Proces negocjowania umowy może trwać wiele tygodni w zależności od jego złożoności i charakteru oferowanego produktu lub usługi. O wiele łatwiej jest pracować na częściowo przygotowanych wzorcach dokumentu, stąd firmy często decydują się na przygotowanie takiego dokumentu w formie szablonu. Mogłoby się wydawać, że powinno to usprawnić pracę - tymczasem, jeśli w naszej firmie zawodzi przepływ informacji - często pracownicy nie będą wiedzieli, że taki plik istnieje i rozpoczną przygotowywanie go od nowa. W efekcie, zamiast jednego gotowego do użytku dokumentu otrzymamy kilka lub kilkanaście wersji, a decyzja który szablon wybrać leży po stronie pracownika. 

Co więcej, raz przygotowany dokument często zostaje niejako zapomniany - nie jest stale aktualizowany pod kątem przepisów prawnych, co może generować dodatkowe koszty związane z rewizją takiej umowy. 

W jaki sposób system LOGITO umożliwia zarządzanie szablonami umów?

W jaki sposób system LOGITO umożliwia zarządzanie szablonami umów?  

W kontekście zarządzania szablonami umów, najwygodniejszym, ale i najbardziej produktywnym rozwiązaniem jest zbudowanie uniwersalnej bazy szablonów dla dokumentów umów. Wiedza pracowników o gotowym do użytku dokumencie, niweluje prawdopodobieństwo tworzenia kolejnej wersji umowy, jak również pracy na nieaktualnej wersji. Przekłada się to na przyspieszenie całego procesu opiniowania umowy. 

Jeśli w danej umowie zidentyfikujemy powtarzające się dane, sekcje bądź zapisy, warto utworzyć dla niej profesjonalny szablon do wykorzystania przez pracowników w przyszłości. Utworzenie chociażby jednego szablonu umowy dla najczęściej procesowanego kontraktu (i powiązanych z nią aneksów czy innych dokumentów) potrafi uczynić proces obiegu umowy bardziej produktywnym oraz skróci czas pracy nad dokumentem. 

Wbudowane narzędzie w systemie pozwoli nam na opracowanie elektronicznej wersji szablonu umowy, jak również zapewni nam kontrolę jej wersji, a jego modyfikacja będzie możliwa przez osoby przydzielone do zarządzania wzorcami dokumentów firmowych.

Tak samo możemy postąpić z pozostałymi dokumentami związanymi z samą umową: protokołami, aneksami, załącznikami, np. o zachowaniu poufności. W ten sposób skutecznie organizujemy ważne dla nas dokumenty, zmniejszamy nakład pracy wielu pracowników i możemy przejść do kolejnych etapów pracy nad umową, m.in. samego opiniowania.

Rozproszenie załączników i aneksów do dokumentu umowy

Biorąc pod uwagę, że większość załączników i aneksów do dokumentu umowy przekazywana jest albo w formie papierowej albo elektronicznej, nikogo nie dziwią sytuacje, w której dochodzi do zgubienia dokumentów – nawet na skrzynce mailowej lub na dysku.  

Jednak przedsiębiorcy sami już usiłowali rozwiązać tę kwestię, np. zapisując pliki z wiadomości e-mail i gromadząc je w folderach np. na dyskach w sieci lokalnej. Prosta metoda, jednak problem stanowiła jego skuteczna realizacja oraz egzekwowanie przez samych pracowników. Co więcej, nie dała w większości oczekiwanych efektów, a w późniejszym rozrachunku prowadziła do zamieszania. Przez większość czasu pracownik spędzał na wyjaśnianiu wątpliwości co do zmian treści nie tyle samej umowy, ale również załączników. Prowadziło to do nanoszenia poprawek oraz opóźniało opiniowanie. Osoba zajmująca się umową zmuszona była weryfikować wówczas czy umowa posiada wszystkie załączniki i czy są one w aktualnej wersji, kontaktując się z innymi osobami. 

W jaki sposób system LOGITO umożliwia zarządzanie aneksami i załącznikami do umowy? 

Aby produktywnie przechodzić przez kolejne etapy obiegu umowy istotny jest dostęp do wszystkich załączników i aneksów związanych z umową dla osoby opiniującej. System LOGITO oferuje w tym zakresie kilka przyjaznych dla użytkowników ułatwień, które już na etapie wprowadzania umowy i dalszych etapach obiegu pomagają przyspieszyć cały proces opiniowania.  

• Możliwość dodawania załączników do umowy pozwoli zaoszczędzić czas, jaki spędzamy na przeszukiwaniu bazy dokumentów związanych z dokumentem. Załączniki możemy prosto umieścić w systemie, np. ręcznie z dysku sieciowego i przypisać do kontraktu.  

• Wbudowany podgląd .docx oraz PDF załączników tuż obok metryki np. aneksu, umożliwia wgląd w dokument bez konieczności pobierania i zapisu na dysku komputera. To duża oszczędność czasu, gdyż osoba opiniująca może szybko przejść do danego fragmentu umowy i nanieść poprawki bezpośrednio na dokumencie. 

• Do rekordu umowy oraz załączników, możemy również przypisać pozostałe dokumenty, jak. np. faktury VAT czy pisma.

Brak możliwości wspólnej pracy na dokumencie podczas opiniowania 

Opiniowanie wymaga od pracowników przede wszystkim rzetelności, ale i maksymalnego skupienia. Rewizja dokumentu przez jedną osobę jest nie lada wyzwaniem umysłowym. Dlatego, też w ten proces często angażowani są dodatkowi pracownicy, którzy pełnią funkcję równoległych akceptantów. Im dalej w procesie negocjacji kontraktu, tym więcej pojawia się zmian w treści. 

Utrudnieniem w opiniowaniu umów jest często brak możliwości wspólnej pracy na dokumencie. Opiniujący przesyłają do siebie (zazwyczaj pocztą elektroniczną) kolejne wersje plików z naniesionymi poprawkami. Wskutek błahego błędu lub przeoczenia, np. dodania starszej wersji umowy, może skomplikować sytuację i prowadzić do kolejnych poprawek, których można było uniknąć.  

Winę za taką sytuację, można przypisać brakowi odpowiedniego narzędzia, które w innym wypadku zautomatyzowałoby zarządzanie zmianami podczas edycji umowy przez jej uczestników.  

Jak efektywnie zorganizować współpracę podczas edycji umowy w systemie LOGITO?

W ramach opiniowania możliwe jest ustawienie równoległej akceptacji dla dokumentu dla wielu akceptantów / osób opiniujących co może znacznie przyspieszyć cały proces. Co więcej, wspólna akceptacja i opiniowanie - pozwala na ustrzeżenie się przed zawarciem niekorzystnego dla firmy kontraktu.  

Użytkownicy korzystają ze standardowego widoku: podgląd umowy w formie PDF oraz metryki znajdującej się tuż obok. Dla osób opiniujących oraz akceptantów, platforma LOGITO wobec tego oferuje narzędzie, które dobrze znają z codziennej pracy. 

Wtyczka MS Word
Przygotowaliśmy integrację z MS Word, którą będzie wspierać pliki tekstowe w popularnym oprogramowaniu biurowym - Microsoft. Ze względu na zapotrzebowanie naszych Klientów, zdecydowaliśmy się na umożliwienie edytowania umowy przez użytkowników systemu. To ogromne wsparcie przy wprowadzaniu i zarządzaniu zapisywanymi zmianami w dokumencie umów. Z kolei osoby, z którymi współpracujemy mają wówczas ułatwioną pracę, ale i przepływ informacji przyspiesza pracę nad finalną wersją umowy.  

W kontekście, edycji, ale i zarządzania umową użytkownicy mają również dostęp do następujących funkcji ułatwiających pracę nad umową:  

• równoległa akceptacja umowy przez kilka osób (ustalana na etapie projektowania procesu obiegu umowy), 
• wpisania komentarza tuż pod metryką umowy, 
• dostęp do dokumentów umowy (m.in. skanu papierowej wersji umowy, aneksów, protokołów) 

• możliwość przejrzenia powiązanych plików (m.in. faktur, pism),  
• przekazanie umowy z komentarzem tuż pod metryką umowy do innej osoby opiniującej lub jej zwrot do ostatniej osoby, 
• proste udostępnienie umowy innemu użytkownikowi systemu. 

Opóźnienia - brak informacji zwrotnej i monitoringu o postępie opiniowania

Na opiniowanie umów mają wpływ głównie dwa czynniki: brak bezpośredniej informacji do osób zaangażowanych, jak i nieefektywne monitorowanie postępu opiniowania kontraktów w organizacji.  

Powodów takiej sytuacji może być wiele: tak prozaiczne jak przeoczenie wiadomości e-mail od uczestnika obiegu umowy (osoby opiniującej), czy też chwilowa nieobecność danego pracownika.  

Jednak główną przyczyną może być brak odpowiednich narzędzi, dzięki którym można wypracować system monitoringu i kontroli zadań w procesie opiniowania. Poprawienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami (niezależnie od branży) stanowi wyzwanie - im większą organizacją zarządzamy, tym to zadanie może okazać się trudniejsze.  

Warto pamiętać, że przekazywanie informacji ma ogromny wpływ na czas realizacji obowiązków, co w efekcie przekłada się na relacje z klientami czy partnerami biznesowymi B2B. Naszym celem powinna być szybka zmiana statusu umów z "oczekujących" na "zaopiniowane".   

W jaki sposób system LOGITO umożliwia poradzenie sobie z tym wyzwaniem?

Platforma LOGITO umożliwia skuteczne opiniowanie umów, ułatwia współpracę i przyspiesza cały proces. Dzięki dostępnym funkcjom w systemie, umowy mogą być przekazywane zgodnie z zaprojektowanym procesem pomiędzy pracownikami i bez zbędnych opóźnień.

Ustandaryzowanie ścieżki obiegu umowy - przygotowanie projektu obiegu umowy.
To pierwszy krok w stronę automatyzacji i polepszeniu działania procesu opiniowania w organizacji. Warto mieć na uwadze, że w ramach jego realizacji nadajemy role pracownikom w obiegu, np. przydzielamy osoby opiniujące. Inni pracownicy wiedzą wówczas do kogo powinien trafić dokument w celu jego dalszej weryfikacji. Na tym etapie ustalamy również, jakie osoby powinny mieć dostęp do ważnych biznesowych dokumentów. 

Z perspektywy pracowników biorących udział w obiegu umowy standardem są m.in. takie funkcjonalności jak automatyczne powiadomienia lub przypomnienia e-mail. Otrzymanie informacji na skrzynkę pocztową (oraz w systemie LOGITO), np. o zmianie statusu umowy, przekazaniu jej do opiniowania czy też dokonaniu zmian w dokumencie, pozwala ograniczyć czas jej procesowania. 

Historia obiegu umowy oraz rejestr zmian dokumentuje m.in.   

• aktywność innych uczestników obiegu łącznie ze znacznikiem czasowym, 
• zmiany dokonane w metryce dokumentu, jak i pliku umowy oraz pozostałych załączników, 
• dodane komentarze lub uwagi,  
• załączone, podmienione lub usunięte pliki. 

Tak szczegółowy dostęp może być istotny z trzech powodów: szybszej weryfikacji, wprowadzenia poprawek, ale i śledzenia na jakim obecnie etapie znajduje się umowa, np. z Kontrahentem.  

Poza plikami powiązanymi z umową bezpośrednio, system LOGITO umożliwia powiązanie innych dokumentów znajdujących się już systemie (funkcja Powiązania), np. mogą to być faktury, zamówienia, protokoły odbioru.

Umowa zaopiniowana i podpisanie dokumentu umowy w systemie LOGITO 

Gdy zakończyliśmy proces opiniowania umowy, pozostaje już tylko przekazanie dokumentu do podpisu. Zanim jednak prześlemy umowę Kontrahentowi należy ją odpowiednio przygotować. 

W systemie LOGITO, po pozytywnym rozpatrzeniu zapisów umowy - istnieje możliwość automatycznego wygenerowania pliku PDF dla całego dokumentu umowy. To jedna z popularnych metod zabezpieczenia treści przed wprowadzaniem niepożądanych zmian. Kolejną warstwą zabezpieczeń jest umieszczenie znaku wodnego.  W zależności od potrzeb, możemy umieścić na umowie, m.in. dane osoby odpowiedzialnej za procedowanie umowy, jak i datę oraz godzinę. Należy oczywiście pamiętać o umieszczeniu pól na sam podpis elektroniczny. 

Tak zaopiniowana, zabezpieczona i przygotowana umowa w systemie LOGITO, ułatwia zarządzanie całym procesem w naszej organizacji od momentu wprowadzenia jej do systemu, aż po podpisanie.  

Digitalizacja i obsługa całego obiegu umowy w LOGITO to zaleta nowoczesnych technologii, która przyspieszy podpisanie umowy z Kontrahentem i pozwoli nam na utrzymanie dobrych relacji biznesowych.