Wykorzystaj potencjał OCR w obiegu faktur i poznaj jego rolę

Czym jest OCR?

OCR, czyli Optical Character Recognition to w tłumaczeniu na język polski optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia ta jest przejawem postępującego procesu cyfryzacji i stanowi coraz bardziej popularne rozwiązanie. Skanowanie OCR za pomocą dedykowanego oprogramowania umożliwia odczytanie dokumentów, nawet jeśli treści zostały sporządzone odręcznie. Ponadto narzędzie to umożliwia modyfikację pozyskanych w ten sposób danych na wersję cyfrową, a także ich sprawny import do systemu. Dzięki temu pracownik otrzymuje do dyspozycji nie tylko sam obraz, ale w pełni interaktywny odpowiednik papierowego dokumentu, na którym swobodnie może pracować i wprowadzać zmiany. OCR dało się poznać jako rozwiązanie, które pomaga usprawnić wiele procesów w firmie, jednak czy program OCR do faktur może być równie przydatny?

Na czym polega OCR w obiegu faktur

Praca w księgowości wymaga ogromnej wiedzy i dokładności, jednocześnie osoby wykonujące ten zawód bardzo często wiele czasu muszą poświęcić na tak mozolne zajęcia, jak m.in. ręczne skanowanie papierowych faktur, zapis oraz ich konwersja na plik PDF. Po wprowadzaniu faktury do systemu, należy jeszcze przepisać danych z faktury oraz zweryfikować ich poprawność z oryginalnym dokumentem. Szacuje się, że przy liczbie 1000 dokumentów ok. 40-50 godzin zajmuje właśnie ta czynność, a z pewnością ten czas mógłby zostać spożytkowany lepiej. Wykorzystując OCR, faktury papierowe są skanowane i przetwarzane w plik elektroniczny, z kolei te, które już funkcjonują w formie cyfrowej (np. w formatach pdf, czy jpg), dzięki specjalnemu mechanizmowi są zczytywane i zmieniane na tekst. Warto zaznaczyć, że automatyczne rozpoznawanie faktur nie zawsze działa z jednakową efektywnością, by zapewnić jak największą dokładność i niemal całkowicie zminimalizować ryzyko błędów, należy wybrać rzetelnego dostawcę oprogramowania. W tym celu warto zwrócić uwagę zarówno na dokładność oraz intuicyjność systemu OCR faktur, jak i jego dodatkowe opcje, np. automatyczną konwersję pliku na PDF. Dobrze jest również dowiedzieć się więcej o sposobie, w jaki dostawca usług zapewnia bezpieczeństwo danych oraz w jaki sposób jest on licencjonowany.

OCR faktur – zalety

Inteligentne, optyczne rozpoznawanie faktur to prawdziwe wybawienie dla większości przedsiębiorców - bez względu na wielkość firmy, czy branżę. Ilość dokumentów jaka regularnie pojawia się w przedsiębiorstwie, jest ogromna, a ich przepływ w tradycyjnej, papierowej formie może być źródłem wielu problemów, które negatywnie wpływają na funkcjonowanie całego biznesu. Nie dziwi więc fakt, że OCR w obiegu faktur znajduje coraz więcej zwolenników, do jego głównych zalet należą:

• szybsze wprowadzanie danych z faktury do systemu, co jest równoznaczne z szybszym rozpoczęciem obiegu faktury,
• odciążenie działu księgowości i wyraźnie wyższa efektywność pracy,
• redukcja kosztów i znaczna oszczędność czasu,
• mniejsza ilość błędów i łatwe wprowadzanie poprawek,
• wygodna i bezpieczna archiwizacja faktur,
• dostęp do oryginalnego, zeskanowanego pliku faktury (gotowego PDF),
• większy porządek i możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów.

Jak widać OCR w obiegu faktur może przynieść firmie szereg korzyści i trudno je zlekceważyć. Warto potraktować to narzędzie jako dobrą inwestycję, która szybko przyniesie zarówno oszczędności finansowe, jak i czasowe.