5 korzyści elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów – co warto wiedzieć?

Obieg dokumentów w formie elektronicznej to przykład rozwoju cyfryzacji m.in. w ramach przedsiębiorstw. Jego funkcjonalność sprowadza się w głównej mierze do zastąpienia tradycyjnych, papierowych dokumentów wersjami zdigitalizowanymi. Oprócz tworzenia tego typu dokumentacji system informatyczny, jakim jest EOD, odpowiada również za indeksowanie, archiwizowanie, rejestrację i dystrybucję dokumentów. W związku z powyższym możliwe jest usprawnienie kluczowych procesów w firmie i wzrost wydajności pracy. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, zalety są niezaprzeczalne – warto poznać najważniejsze z nich.

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

W przypadku tak ważnego narzędzia, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów, korzyści najlepiej oddają jego rolę w firmie. Obieg dokumentów w firmie dotyczy każdego rodzaju dokumentów, m.in. faktur, pism, czy umów. To jeden z najważniejszych procesów, jednak w wielu przypadkach nie funkcjonuje sprawnie.  Jakie są najważniejsze zalety związane z wprowadzeniem go w formie elektronicznej?

• wzrost efektywności – jak już wspomniano, EOD zapewnia usprawnienie wielu procesów w firmie, to z kolei przekłada się na większą efektywność pracy. Rozdzielanie projektów i praca na nich odbywa się szybciej, a zaoszczędzony w ten sposób czas można przeznaczyć na inne zadania lub rozwój pracowników,
• bezproblemowy dostęp do danych - elektroniczny obieg dokumentów zapewnia niezakłócony dostęp do danych w każdym momencie (oczywiście w ramach posiadanych dostępów) - jest to szczególnie korzystne w przypadku osób pracujących zdalnie,
• obniżenie kosztów – niższe koszty wynikają zarówno z ograniczenia wydruku dokumentów, jak i redukcji opłat związanych z dostarczaniem papierowych dokumentów, co więcej znika problem związany z dodatkowym miejscem do ich przechowywania,
• większa kontrola i redukcja błędów – zalety elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą również tej kwestii. Automatyzacja pewnych procesów, jaką zapewnia system i jego funkcjonalności, m.in. rejestr zmian, prowadzi do skuteczniejszej weryfikacji oraz eliminowania pomyłek.
• bezpieczeństwo danych - korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą również ochrony danych, zdigitalizowane dokumenty nie są narażone na zniszczenie, zagubienie, czy dostanie się w ręce osoby niepowołanej w takim stopniu, co ich papierowe odpowiedniki. Ponadto takie funkcje jak m.in. system ról i uprawnień mogą również służyć ochronie dokumentów, dzięki możliwości określenia, kto może mieć w nie wgląd lub dokonać ich modyfikacji.

Co daje elektroniczny obieg dokumentów oprócz tego? Z pewnością usprawnia również wdrażanie nowych pracowników, zwłaszcza pracujących poza siedzibą firmy. Dodatkowo ważnym aspektem jest pozytywny wpływ na wizerunek firmy – przedsiębiorstwa korzystające z EOD są uważane za bardziej postępowe, a dzięki zmniejszeniu zużycia papieru również za proekologiczne . Polityka paperless wpływa pozytywnie na szereg procesów biznesowych, dlatego coraz więcej marek decyduje się na jej wprowadzenie. Korzyści wynikające z wdrożenia obiegu dokumentów w formie elektronicznej są jak widać liczne i stanowią szansę na wyniesienie firmy na wyższy poziom rozwoju , osiągnięcie dojrzałości cyfrowej oraz lepsze kontakty z kontrahentami. Jednak, by to osiągnąć, konieczny jest wybór dobrego systemu, który w prosty sposób będzie można dopasować do wymagań i potrzeb firmy.