6 korzyści elektronicznego obiegu faktur, które musisz znać

Elektroniczny obieg faktur – co warto wiedzieć?

System elektronicznego obiegu faktur zapewnia przepływ dokumentów i informacji. Zamiana dokumentów z papierowych na elektroniczne odpowiedniki jest coraz szerzej wykorzystywana, również w Polsce popularność e-faktur jest coraz większa. Zgodnie z przepisami faktury elektroniczne są pełnoprawnymi dokumentami, akceptowanymi przez administrację skarbową, można je w takiej formie wystawiać, wysyłać oraz przechowywać. Dokument tego rodzaju musi zawierać wszelkie niezbędne elementy (te same, co jego papierowy odpowiednik), z pominięciem pieczątki i podpisu wystawcy. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg faktur, korzyści są niezaprzeczalne – warto poznać najważniejsze z nich.

Zalety korzystania z elektronicznego obiegu faktur

Popularność, jaką cieszy się elektroniczny obieg faktur, nie jest przypadkowa i z pewnością nie wynika z tymczasowego trendu, a stanowi źródło realnych korzyści. W kontekście rozwiązania, jakim jest elektroniczny obieg faktur, zalety są naprawdę liczne – i co warto podkreślić całkowicie niezależne od branży, czy wielkości przedsiębiorstwa. Jakie są najważniejsze z nich?

• redukcja kosztów i oszczędność czasu – dzięki rezygnacji z tradycyjnego obiegu papierowego, przepływ dokumentacji odbywa się znacznie niższym kosztem – zmniejszeniu ulegają wydatki związane m.in. z drukiem, czy dostarczaniem faktur, a samo ich wystawianie i czas wysyłki odbywa się dużo szybciej,
• usprawnienie przepływu faktur – weryfikacja, czy zatwierdzanie dokumentów odbywa się dużo sprawniej dzięki obiegowi faktur w formie elektronicznej - procedura trwa zdecydowanie krócej, a osoby biorące udział w obiegu są informowane na bieżąco o zmianie statusu faktury,
• ochrona danych - zalety korzystania z elektronicznego obiegu faktur dotyczą również większego bezpieczeństwa informacji w porównaniu z papierowymi odpowiednikami, które mogły ulec zniszczeniu, czy zagubieniu. Bezpieczeństwo dokumentów finansowych zapewnia również możliwość ograniczenia dostępu do elektronicznej ewidencji,
• wzrost wydajności pracy – jak już wspomniano, elektroniczny obieg faktur zapewnia znaczną oszczędność czasu - to z kolei przekłada się na wydajność pracy, m.in. dzięki możliwości poświęcenia nadwyżek czasowych na inne zadania,
• zminimalizowanie liczby błędów – automatyzacja niektórych procesów dzięki wykorzystaniu odpowiednich funkcji wspierających pracę (takich jak m.in. OCR, powiadomienia e-mail, role i uprawnienia) sprawia, że liczba błędów jest zredukowana do minimum. Ewentualne pomyłki są łatwiejsze do wykrycia dzięki rejestrowi zamian,
• lepsze kontakty z kontrahentami – funkcje związane m.in. z monitorowaniem terminów płatności, pomagają we wzmacnianiu zaufania i utrzymaniu pozytywnych relacji z takimi podmiotami jak partnerzy biznesowi, czy podwykonawcy.

Znając największe zalety wdrożenia elektronicznego obiegu faktur, jego waga dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju firmy nie budzi wątpliwości. Jednak, by rozwiązanie rzeczywiście przyczyniło się do osiągnięcia znacznych korzyści, warto postawić na system usprawniający proces zarządzania i przetwarzania faktur. Chociażby wyposażony w bardziej zaawansowane funkcje jak m.in. konfiguracja kodów kontrolingowych czy, ustalenie indywidualnych limitów akceptacji dla poszczególnych pracowników. Dostosowanie do potrzeb danego przedsiębiorstwa to najistotniejszy etap wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów kosztowych. Przy wyborze platformy powinniśmy  również pozostawiać pole do integracji z innymi systemami w firmie, rozbudowy o nowe funkcjonalności, a także zapewniać niezakłóconą i intuicyjną obsługę.