Automatyzacja procesów księgowych. Jakie narzędzia ułatwią codzienną pracę księgowości?

Spis treści

Dlaczego warto automatyzować procesy księgowe?
Jak zautomatyzować wprowadzanie danych z faktur i dokumentów? 
Jak automatycznie weryfikować kontrahentów i ich faktury?
Jak usprawnić akceptację faktur i obieg dokumentów finansowych? 
Jakie korzyści daje automatyzacja księgowości i kto na niej skorzysta? 

  

Dlaczego warto automatyzować procesy księgowe?

Według raportu Institute of Financial Operations & Leadership i SAP Concur aż 60% działów księgowości nadal ręcznie wprowadza dane z faktur do systemów, a analiza Business.com wskazuje, że błędy ludzkie przy ręcznym wprowadzaniu danych odpowiadają za 41% pomyłek w sprawozdawczości finansowej.

Warto wiedzieć

“Automatyzacja w LOGITO obejmuje OCR, integrację z GUS i NBP, tabelę VAT z wbudowanym kalkulatorem stawek. Już samo zastosowanie OCR w automatyzacji obiegu dokumentów pozwala oszczędzić około 60%–80% czasu.”

Opóźnienia w obiegu dokumentów finansowych skutkują odsetkami za zwłokę czy komplikacjami podczas kontroli skarbowych. Rozwiązanie? Automatyzacja, która eliminuje tego typu zagrożenia.  Cyfrowe rozwiązania przyspieszają obsługę dokumentów, zapewniają ich poprawność, kontrolę nad przebiegiem akceptacji oraz terminowe księgowanie i płatności.

Jak zautomatyzować wprowadzanie danych z faktur i dokumentów?

Najbardziej czasochłonnym etapem pracy księgowości bywa ręczne przenoszenie danych z faktur do systemu. Nowoczesne platformy – takie jak LOGITO – automatyzują ten proces dzięki technologii OCR. OCR odczytuje treść zeskanowanej lub elektronicznej faktury i automatycznie uzupełnia pola formularza odpowiednimi danymi. Księgowy nie musi już przepisywać informacji – wystarczy sprawdzić, czy wszystko zostało poprawnie rozpoznane.

"Dzięki automatycznemu odczytywaniu faktur nasi klienci oszczędzają dziesiątki godzin miesięcznie." – powiedział dyrektor produktu LOGITO, Mariusz Lęcznar.

Ponadto system może natychmiast wychwycić duplikat faktury, ostrzegając przed podwójnym zaksięgowaniem tego samego dokumentu.  To mocno zmniejsza ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych i pozwala uniknąć późniejszych korekt, które zabierają czas.

Automatyzacja wprowadzania danych idzie w parze z obsługą e-faktur. System można zintegrować ze skrzynką e-mail, aby automatycznie pobierać faktury elektroniczne przesyłane na wybrany adres i od razu dodawać je do obiegu dokumentów. W przypadku faktur papierowych wystarczy ich zeskanowanie – system rozpozna dane dzięki OCR i skieruje dokumenty do dalszego procesu.

Dzięki temu faktury wysyłane e-mailem trafiają od razu do systemu. Te usprawnienia sprawiają, że obieg dokumentów przyspiesza. Badania PwC pokazują, że automatyzacja obiegu faktur potrafi obniżyć średni koszt obsługi jednej faktury o około 84%. 

Jak automatycznie weryfikować kontrahentów i ich faktury?

Warto wiedzieć

Przedsiębiorcy mają obowiązek weryfikacji rachunku kontrahenta na białej liście VAT przed dokonaniem przelewu. Brak sprawdzenia może skutkować konsekwencjami podatkowymi.

Automatyzacja procesów księgowych to nie tylko szybkie wprowadzanie danych, ale też błyskawiczne przygotowanie ich do weryfikacji. System podpowiada dane kontrahenta i dokumentu, co pozwala księgowemu sprawdzić je szybciej i dokładniej.

Biała lista VAT sprawdza, czy numer konta bankowego sprzedawcy figuruje w oficjalnym rejestrze Ministerstwa Finansów; jeśli nie, system wyświetli ostrzeżenie.

Dlaczego to ważne?

Sprawdzając dane na białej liście, firma upewnia się, komu i na jakie konto przelewa pieniądze. To skuteczny sposób ochrony przed oszustwami (np. phishingiem), gdy przestępcy podszywają się pod kontrahenta i przesyłają fałszywe faktury z innym numerem rachunku.

„Automatyczne sprawdzanie kontrahentów w oficjalnych bazach oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo. Dzięki wdrożonemu procesowi weryfikacji mamy pewność, że współpracujemy wyłącznie z dostawcami, którzy przeszli weryfikację” zauważył Marcin Kandefer, dyrektor obsługi klienta LOGITO. 

Dodatkowo platforma automatycznie pobiera aktualne kursy walut NBP – jeśli faktura jest w obcej walucie, kwoty zostaną przeliczone na PLN według bieżącego kursu, co eliminuje pomyłki przy ręcznym liczeniu różnic kursowych. W praktyce oznacza to koniec żmudnego przeszukiwania stron urzędowych przy każdej nowej fakturze. System potwierdzi status podatnika i poprawność danych, a nawet wyśle alert, jeśli coś budzi wątpliwości.

Ponadto narzędzie może kontrolować poprawność kwot na dokumencie – na przykład sprawdzi, czy sumy brutto zgadzają się z podsumowaniem stawek VAT (tzw. tabelka VAT) – co daje pewność, że faktura jest arytmetycznie zgodna. Dzięki temu dział księgowości zyskuje gwarancję, że każdy dokument został rzetelnie zweryfikowany zanim trafi do ksiąg. 

Jak usprawnić akceptację faktur i obieg dokumentów finansowych?

W wielu firmach obieg faktur obejmuje kilka szczebli akceptacji – od działu merytorycznego, przez kierownika, po dział finansowy. Elektroniczny system obiegu dokumentów upraszcza ten proces.

Każda czynność w obiegu faktury zapisywana jest w systemie jako element historii, dzięki czemu widać, na jakim etapie akceptacji znajduje się dokument i kto podejmował kolejne działania. W przypadku nieprawidłowości umożliwia to szybkie ustalenie, w którym momencie wystąpił problem.

Firmy same ustalają listy akceptantów i limity kwotowe, a LOGITO pozwala je łatwo skonfigurować w systemie – np. faktury powyżej ustalonej kwoty trafiają do dyrektora finansowego, a mniejsze do kierownika działu. Taki sposób konfiguracji eliminuje ryzyko zatwierdzania wydatków przez osoby nieuprawnione i pozwala jasno wskazać, kto, kiedy i jaką kwotę zaakceptował. 
Na każdym etapie obiegu faktury dostępne jest pole komentarza, które umożliwia szybkie zadanie pytania, przekazanie informacji lub wyjaśnienie powodów braku akceptacji, gdy pojawi się taka potrzeba.

Ponadto system wysyła automatyczne przypomnienia o oczekujących zadaniach oraz zbliżających się terminach płatności. Dzięki temu dokumenty nie utkną w martwym punkcie. Terminy są odczytywane automatycznie z faktur dzięki OCR.

"Elektroniczny obieg dokumentów daje pełną przejrzystość – zawsze widać, kto i kiedy zajmował się fakturą. Jeśli dane są niekompletne, jednym kliknięciem można odesłać dokument do korekty"– wyjaśnił Paweł Kitka, opiekun klienta, ekspert LOGITO.

System umożliwia również dodawanie komentarzy, co ułatwia komunikację między księgowością a innymi działami. System pozwala też jednym kliknięciem odesłać błędnie opisany dokument do poprawy, dodając komentarz z informacją o brakach. Terminowe zatwierdzanie faktur przekłada się na dotrzymywanie terminów płatności i lepsze relacje z dostawcami.

Jakie korzyści daje automatyzacja księgowości i kto na niej skorzysta? 

Automatyzacja procesów księgowych przynosi wymierne korzyści. To przede wszystkim ogromna oszczędność czasu i mniej błędów. A im mniej pomyłek, tym większe oszczędności finansowe – unikamy kosztów poprawek czy kar za opóźnienia.

Cyfrowy workflow zapewnia ponadto pełną przejrzystość procesów. Kierownictwo ma bieżący wgląd w status dokumentów i wydatki. Na automatyzacji zyskuje cała organizacja.

Korzyści automatyzacji:

Pracownicy księgowości są odciążeni i mogą skupić się na kluczowych zadaniach. Kadra zarządzająca ma szybki podgląd pełnego obrazu finansów firmy, a to ułatwia podejmowanie trafnych decyzji. Nawet kontrahenci odczują różnicę – faktury będą opłacane terminowo, a wyjaśnianie ewentualnych niejasności zajmie mniej czasu.

Największe efekty zauważą firmy, które przetwarzają setki dokumentów miesięcznie lub mają wiele oddziałów. Automatyzacja procesów księgowych to już standard – inwestycja, która szybko się zwraca w postaci zaoszczędzonych godzin, mniejszej liczby błędów i lepszej kontroli finansów.

Czy Twoja firma jest gotowa usprawnić pracę działu księgowości z platformą LOGITO i dołączyć do grona firm czerpiących korzyści z automatyzacji?

Podejmij pierwszy krok i umów się na bezpłatne demo.

Więcej o funkcjach i możliwościach przeczytasz tutaj: Automatyzacja procesów księgowych w LOGITO.