Spis treści
![co oznacza EOD.jpg [269.13 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2023/5/15/e802eb7b2103eb3b4106f3630ed734f0/jpg/logito/preview/co%20oznacza%20EOD.jpg)
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to zintegrowany system informatyczny, który umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją bez względu na to, czy chodzi o lokalną firmę, czy duże przedsiębiorstwo.
Definicja elektronicznego obiegu dokumentów sprowadza się do zastąpienia dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie na wersję zdigitalizowaną, elektroniczną. System EOD odpowiada za:
- tworzenie dokumentów - generowanie nowych plików bezpośrednio w systemie,
- indeksowanie - automatyczne kategoryzowanie i tagowanie dokumentów,
- rejestrację - systematyczne wprowadzanie dokumentów do systemu,
- przechowywanie - bezpieczne składowanie w chmurze lub na serwerach,
- dystrybucję - automatyczne przekazywanie dokumentów między pracownikami niezależnie od lokalizacji siedziby firmy.
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
EOD funkcjonuje jako cyfrowy ekosystem, gdzie każdy dokument przechodzi przez zdefiniowane etapy workflow. Pozwala na zautomatyzowanie pewnych procesów i zapewnia sporą oszczędność czasu i nakładów finansowych przedsiębiorstwa.
System jest szczególnie wartościowy dla organizacji rozproszonych, gdzie praca zdalna pozwala utrzymać ciągłość działań biznesowych.
Elektroniczny obieg dokumentów - korzyści dla biznesu
Proces cyfryzacji w tym obszarze znacząco podnosi efektywność i przynosi szereg wymiernych korzyści, szczególnie dla średnich i dużych firm z branży przemysłowej, produkcyjnej, finansowej, budowlanej, farmaceutycznej czy e-commerce.
Warto jednak zaznaczyć, że elektroniczny obieg dokumentów nie jest rozwiązaniem przypisanym do jednej branży – ma zastosowanie w każdej organizacji, w której podstawową rolę odgrywa praca z dokumentami.
Główne korzyści EOD
Efektywność operacyjna:
- Łatwe wyszukiwanie dokumentów i szybka praca na plikach bez tracenia czasu na przeszukiwanie skrzynek mailowych czy szafek.
- Automatyczne przetwarzanie dokumentów, czyli system sam kieruje faktury, umowy czy wnioski do odpowiednich osób.
- Brak opóźnień w akceptacjach, tzn. pracownicy dostają przypomnienia e-mail o dokumentach, które czekają na ich decyzję.
Bezpieczeństwo i pełna kontrola:
- Dostęp tylko dla wybranych osób, czyli dzięki rolom i uprawnieniom każdy widzi tylko te dokumenty, które powinien.
- Cyfrowe archiwum z porządkiem, bo wszystkie dokumenty są w jednym miejscu, zawsze gotowe do znalezienia w kilka sekund.
- Podgląd statusu dokumentów, tzn. łatwo sprawdzisz, kto i na jakim etapie pracuje nad fakturą, umową czy pismem.
Dostępność i współpraca:
Jak wybrać odpowiedni system EOD?
Elektroniczny obieg dokumentów ma naprawdę wiele zalet, by jednak cieszyć się z korzyści wynikających z jego wprowadzenia, trzeba wybrać odpowiedniego dostawcę systemu.
„EOD potrafi odblokować potencjał organizacji. Widziałem firmy, które dzięki wdrożeniu systemu nagle zyskały czas na
strategiczne działania, bo przestały tracić godziny na szukanie dokumentów. To jest właśnie ten moment, kiedy technologia
przestaje być problemem, a staje się rozwiązaniem.”
Karol Floriańczyk, ekspert LOGITO
Kryteria wyboru najlepszego EOD
Dobry system elektronicznego obiegu dokumentów powinien być szybki i prosty w obsłudze, aby każdy pracownik mógł swobodnie z niego korzystać bez długiego wdrożenia czy skomplikowanej nauki. Ważne, aby pozwalał na rozbudowę i wprowadzanie zmian w miarę rozwoju firmy, a także integrował się z innymi narzędziami, takimi jak systemy księgowe, ERP czy CRM.
Ważne jest również bezpieczeństwo – od kontroli dostępu, przez szyfrowanie danych, aż po regularne tworzenie kopii zapasowych. System powinien wspierać zgodność z przepisami, takimi jak RODO czy ISO, co ułatwia firmie przejście przez audyty i kontrole, a także być regularnie aktualizowany, aby chronić przed nowymi zagrożeniami i działać stabilnie.
Nie można też zapominać o wsparciu technicznym. Dostęp do pomocy w języku polskim, możliwość skorzystania ze szkoleń dla użytkowników oraz dostęp do materiałów edukacyjnych sprawiają, że firma może w pełni wykorzystać potencjał systemu od pierwszego dnia.
Najczęściej zadawane pytania o EOD
Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?
Tak, nowoczesne systemy EOD oferują wielopoziomowe zabezpieczenia, w tym szyfrowanie danych, kopie zapasowe i systemy autoryzacji dostępu.
Ile czasu zajmuje wdrożenie EOD?
Czas wdrożenia zależy od wielkości organizacji i złożoności procesów. Średnio dla średnich przedsiębiorstw wynosi 2 do 4 miesięcy.
Czy EOD integruje się z istniejącymi systemami?
Tak, profesjonalne systemy EOD oferują integracje z systemami ERP, CRM, księgowymi i innymi narzędziami biznesowymi.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak elektroniczny obieg dokumentów może usprawnić procesy w Twojej firmie?
Skontaktuj się z naszymi ekspertami LOGITO, aby otrzymać bezpłatną konsultację i poznać rozwiązania dopasowane do Twojej firmy.
Więcej szczegółów
Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz
Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?
Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.
Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.
Napisz do nas lub skorzystaj z formularza
Logito w liczbach
+20 lat doświadczenia
+100 wdrożeń
+37 000 użytkowników
+18 mln dokumentów
+800 procesów
Wypełnij formularz
Od czego zacząć transformację cyfrową? 5 lekcji z wystąpienia Karola Floriańczyka
Transformacja cyfrowa to warunek rozwoju firmy. Tylko od czego właściwie ją zacząć? Jak nie zgubić się w technologii, projektach i dostawcach rozwiązań? Karol Floriańczyk z LOGITO podczas tegorocznego EOIF Summit pokazał, że cyfryzacja nie zaczyna się od systemu, tylko od zadania sobie kilku niewygodnych pytań.
Automatyzacja procesów księgowych. Jakie narzędzia ułatwią codzienną pracę księgowości?
Średnia firma przetwarza nawet 500 faktur miesięcznie, a ręczne wprowadzanie danych zajmuje dziesiątki godzin i generuje aż 41% błędów. Automatyzacja procesów księgowych pozwala oszczędzić nawet 84% kosztów obsługi faktur. Jakie narzędzia naprawdę przyspieszą pracę księgowości?
System EOD. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i kiedy go wdrożyć?
Czy wiesz, że przeciętny pracownik spędza nawet 2,5 godziny dziennie na szukaniu dokumentów? Firmy, które chcą zwiększyć efektywność działań, mają do dyspozycji wiele narzędzi, ale które z nich faktycznie mogą pomóc? Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów. Czym jest i do czego konkretnie służy EOD?