Elektroniczne zarządzanie dokumentami

Transformacja cyfrowa nabiera zdumiewającego przyspieszenia, a jej zasięg rozciąga się na kolejne przedsiębiorstwa. Tę falę napędziła jeszcze bardziej pandemia koronawirusa i związane z nią nowe wyzwania, jakie stanęły przed firmami. Zarządzanie i przekazywanie dokumentów może stanowić niemałe wyzwanie, zwłaszcza że gdy nowa firma staje u progu transformacji cyfrowej, pojawia się mnóstwo nowych, zagadkowych pojęć.

Co znaczy skrót EOD? Czy systemy EZD i systemy DMS oznaczają to samo? Warto zapoznać się z tymi określeniami już na początku. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) stanowi ważny krok w procesie cyfryzacji, ułatwiając kwestie tworzenia, gromadzenia i archiwizacji dokumentów. Warto przy tym podkreślić, że EZD jest tym samym, co elektroniczny obieg dokumentacją (EOD) i umożliwia zastąpienie papierowych akt elektronicznymi. Na jakie korzyści można liczyć, wprowadzając elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

  • porządek w dokumentacji,
  • bezproblemowy i szybki przepływ informacji,
  • oszczędność czasu,
  • bezpieczeństwo danych,
  • łatwy dostęp do informacji,
  • niższe koszty obsługi klienta.

Sprawne zarządzanie dokumentacją powinno być celem każdego przedsiębiorstwa, wiąże się bowiem ze znacznie mniejszymi kosztami prowadzenia biznesu. Dodatkowo  elektroniczny obieg dokumentów ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne, co przekłada się na zmianę wizerunku firmy wśród pracowników, partnerów biznesowych i kontrahentów. Oczywiście, by osiągnąć powyższe korzyści, potrzebny jest odpowiedni system elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Co oznacza EOD, SEOD.jpg [160.19 KB]

Zarządzanie dokumentami – systemy DMS

W kontekście zarządzania dokumentami można również spotkać się z określeniem systemy DMS. Skrót pochodzi od angielskiej nazwy Document Management System, jest to system, który podobnie jak EOD wiąże się z obiegiem dokumentów, pomaga   pozostałym uczestnikom obiegu faktury, pisma czy umowy. Do zalet systemów DMS należą przede wszystkim większa efektywność procesów. W tym celu, warto wybrać narzędzie DMS, które wyposażone będzie również we funkcjonalność projektowania obiegu oraz umożliwi swobodną integrację z narzędziami w firmie. Dzięki temuzautomatyzujemy proces przekazywania dowolnego dokumentu do osób odpowiedzialnych za wykonanie danej czynności, a tym samym eliminacji wąskich gardeł oraz , ewentualnych błędów. W związku z tym, że przedsiębiorstwa dążą do skalowalności swojej biznesu, ale również do eliminowania niepotrzebnych kosztów (czasowych, finansowych), takie rozwiązanie jest szansą na skuteczną digitalizację procesów biznesowych w każdym obszarze działalności i osiągniecie modelu paperless.

Jak widać w kontekście elektronicznego obiegu dokumentów pojawia się wiele określeń - z pewnością warto znać to nazewnictwo i zgłębić korzyści z nim związane, zwłaszcza że odpowiednio zarządzane, dostosowane i projektowane systemy mają realny wpływ na efektywność biznesową.


Zobacz inne artykuły


 

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Jak firmy skracają obieg faktur o 60% dzięki AI i low-code/no-code?

21 sierpnia 2025
automatyzacja-księgowości.webp

Dane się nie mylą. Firmy, które wdrożyły AI i low-code w księgowości, znacząco skracają czas obiegu dokumentów. Automatyzacja nie opiera się już na OCR i kopiuj-wklej. Działa inaczej, bo szybciej i dokładniej. Jak skonfigurować system, który sam wybiera obieg dla faktury lub generuje streszczenie umowy? I co zrobić, żeby zmiany w procesie wdrażać od razu i bez angażowania IT?

arrow-long-right

Jak AI i low-code usprawniają codzienną pracę działów wsparcia?

18 sierpnia 2025
proces-workflow.webp

Podczas tegorocznego Summit EOIF Marcin Wojtoń i Marcin Kandefer z LOGITO opowiedzieli o tym, jak sztuczna inteligencja i low-code realnie usprawniają procesy w działach wsparcia. Oparli się przy tym na danych i przykładach z wdrożeń, które pokazują faktyczne możliwości AI w tych obszarach.

arrow-long-right

Od czego zacząć transformację cyfrową? 5 lekcji z wystąpienia Karola Floriańczyka

14 sierpnia 2025
transformacja-cyfrowa.webp

Transformacja cyfrowa to warunek rozwoju firmy. Tylko od czego właściwie ją zacząć? Jak nie zgubić się w technologii, projektach i dostawcach rozwiązań? Karol Floriańczyk z LOGITO podczas tegorocznego EOIF Summit pokazał, że cyfryzacja nie zaczyna się od systemu, tylko od zadania sobie kilku niewygodnych pytań.