Co oznaczają skróty EOD, SEOD, EZD i DMS i dlaczego musisz je znać

Elektroniczne zarządzanie dokumentami

Transformacja cyfrowa nabiera zdumiewającego przyspieszenia, a jej zasięg rozciąga się na kolejne przedsiębiorstwa. Tę falę napędziła jeszcze bardziej pandemia koronawirusa i związane z nią nowe wyzwania, jakie stanęły przed firmami. Zarządzanie i przekazywanie dokumentów może stanowić niemałe wyzwanie, zwłaszcza że gdy nowa firma staje u progu transformacji cyfrowej, pojawia się mnóstwo nowych, zagadkowych pojęć.

Co znaczy skrót EOD? Czy systemy EZD i systemy DMS oznaczają to samo? Warto zapoznać się z tymi określeniami już na początku. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) stanowi ważny krok w procesie cyfryzacji, ułatwiając kwestie tworzenia, gromadzenia i archiwizacji dokumentów. Warto przy tym podkreślić, że EZD jest tym samym, co elektroniczny obieg dokumentacją (EOD) i umożliwia zastąpienie papierowych akt elektronicznymi. Na jakie korzyści można liczyć, wprowadzając elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

• porządek w dokumentacji,
• bezproblemowy i szybki przepływ informacji,
• oszczędność czasu,
• bezpieczeństwo danych,
• łatwy dostęp do informacji,
• niższe koszty obsługi klienta.

Sprawne zarządzanie dokumentacją powinno być celem każdego przedsiębiorstwa, wiąże się bowiem ze znacznie mniejszymi kosztami prowadzenia biznesu. Dodatkowo  elektroniczny obieg dokumentów ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne, co przekłada się na zmianę wizerunku firmy wśród pracowników, partnerów biznesowych i kontrahentów. Oczywiście, by osiągnąć powyższe korzyści, potrzebny jest odpowiedni system elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Zarządzanie dokumentami – systemy DMS

W kontekście zarządzania dokumentami można również spotkać się z określeniem systemy DMS. Skrót pochodzi od angielskiej nazwy Document Management System, jest to system, który podobnie jak EOD wiąże się z obiegiem dokumentów, pomaga   pozostałym uczestnikom obiegu faktury, pisma czy umowy. Do zalet systemów DMS należą przede wszystkim większa efektywność procesów. W tym celu, warto wybrać narzędzie DMS, które wyposażone będzie również we funkcjonalność projektowania obiegu oraz umożliwi swobodną integrację z narzędziami w firmie. Dzięki temuzautomatyzujemy proces przekazywania dowolnego dokumentu do osób odpowiedzialnych za wykonanie danej czynności, a tym samym eliminacji wąskich gardeł oraz , ewentualnych błędów. W związku z tym, że przedsiębiorstwa dążą do skalowalności swojej biznesu, ale również do eliminowania niepotrzebnych kosztów (czasowych, finansowych), takie rozwiązanie jest szansą na skuteczną digitalizację procesów biznesowych w każdym obszarze działalności i osiągniecie modelu paperless.

Jak widać w kontekście elektronicznego obiegu dokumentów pojawia się wiele określeń - z pewnością warto znać to nazewnictwo i zgłębić korzyści z nim związane, zwłaszcza że odpowiednio zarządzane, dostosowane i projektowane systemy mają realny wpływ na efektywność biznesową.