Czym jest, co potrafi Krajowy System eFaktur (KSeF) i czy wystarczy firmie, aby zoptymalizować procesy finansowe?

Spis treści

Wstęp
Platforma KSeF zmieni fakturowanie w organizacjach?
Nadawanie oficjalnych uprawnień użytkownikom
Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF
Odbieranie faktury lub faktur na 3 sposoby
Szybsze korygowanie faktury
Koniec z wystawianiem duplikatów faktur VAT i KOR
Dlaczego warto zaimplementować KSeF razem z systemem LOGITO?
Czy sam system KSeF wystarczy, aby zoptymalizować księgowość w firmie?

Pojawienie się Krajowego Systemu eFaktur (rządowa platforma teleinformatyczna) zmieni zupełnie funkcjonowanie tradycyjnych faktur w obrocie gospodarczym. Papierowe i elektroniczne faktury (np. PDF) zostaną zastąpione fakturami ustrukturowanymi. Platforma ma udrożnić komunikację pomiędzy organami administracji skarbowej, a firmami – również na linii przedsiębiorca-przedsiębiorca w m.in. w kontekście wystawiania, jak i przekazywania faktur VAT.

Dostęp do Krajowego Systemu eFaktur początkowo był możliwy dla firm, które korzystały z systemów finansowo-księgowych lub ERP – dzięki integracji za pomocą interfejsu API. Zespoły IT mogły przetestować działanie w specjalnie przygotowanym środowisku testowym, jak również połączyć wewnętrzny system fakturowania firmy z KSeF oraz konfigurować istotne elementy, aby umożliwić wysyłanie oraz przesyłanie faktur do testowego konta w KSeF.

Od 7 kwietnia br. roku pojawiła się Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna w przeglądarce internetowej), która przewidziana była dla podmiotów gospodarczych wystawiających faktury – na zdecydowanie mniejszą skalę w przeciwieństwie do wielooddziałowych czy organizacji działających np. w grupach kapitałowych.

Platforma KSeF zmieni fakturowanie w organizacjach

O korzyściach dla przedsiębiorców związanych z KSeF wspominaliśmy już w poprzedniej publikacji. Natomiast ten wpis, poświecimy m.in. dostępowi do platformy, jak i możliwościom jakie oferuje Krajowy Rejestr eFaktur. Skupimy się, wobec tego na informacjach istotnych dla przedsiębiorców, a w szczególnych tych, którzy rozważają wdrożenie KSeF do swojej organizacji. Jeśli nadal wystawiamy faktury na np. papierowych druczkach lub w mało elastycznym systemie do fakturowania skłoni nas do refleksji: czy, aby na pewno sposób fakturowania jaki obraliśmy, to optymalne rozwiązanie dla naszego przedsiębiorstwa.

Dlatego przygotowaliśmy zestawienie funkcji KSeF. Pozwoli nam na zyskanie nowej perspektywy i umożliwi optymalne dostosowanie własnego systemu obiegu dokumentów finansowych.

Nadawanie oficjalnych uprawnień użytkownikom

System ról oraz uprawnień to jeden z popularnych mechanizmów, jaki wykorzystujemy na co dzień w firmach chroniąc ważnej wagi bazy danych (np. rejestr CRM) czy dokumenty – od faktur po umowy handlowe. Naturalnym jest, wobec tego fakt, że system KSeF posiada również i takie zabezpieczenia.

Z dostępnej dokumentacji KSeF dowiedzieliśmy, że istnieje 10 ról, z czego aż 7 dotyczy przedsiębiorców bezpośrednio. Każda z nich posiada uprawnienia do wykonywania określonych czynności w systemie i właśnie od tego to tak naprawdę powinniśmy zacząć konfigurację w KSeF.

Najważniejszą z ról w Krajowym Rejestrze eFaktur jest właściciel – odpowiednik administratora systemu. Posiada wszystkie przewidziane kompetencje: może przeszukiwać i przeglądać faktury na serwerze, jak również wystawiać czy udostępniać je. Co więcej jako osoba zarządzająca może nadawać lub odbierać uprawnienia pozostałym użytkownikom.

Trudno wyobrazić sobie, aby w dynamicznie rozwijającej się firmie zaledwie jedna osoba była odpowiedzialna zarówno za przygotowywanie, jak i wystawianie wszystkich dokumentów finansowych. Konfigurując uprawnienia pośrednie w KSeF warto wspomóc się firmowym schematem naszej organizacji. Chociażby dlatego, że jest to gotowe źródło informacji o wszelkich uprawnieniach związanych z procesem fakturowania.

Przyspieszymy w ten sposób, podjęcie decyzji o tym, kto i na jakim stanowisku powinien posiadać pełny dostęp do funkcji fakturowania – Dział Finansów i Księgowości. System KSeF umożliwia określenie uprawnień dla: faktur (odczyt oraz zapis) i poświadczeń (odczyt, zarządzanie). Należy pamiętać o pracownikach, którzy powinni mieć wgląd w dokumenty finansowe, aby mogli swobodnie wykonywać swoje obowiązki nadając im odpowiednie uprawnienia. 

W systemie KSeF warto wykorzystać również takie role, jak: 

• przedstawiciel podatkowy, jeśli zlecamy usługę fakturowania firmom zewnętrznym (w ramach outsourcingu finansowo-księgowego). Wówczas taką funkcję pełni np. pracownik biura rachunkowego czy niezależny księgowy/a.
• samofakturowanie jest przewidziane dla osób, które prowadzą działalności gospodarczą w pojedynkę i zadeklarowały, że same będą prowadzić własną księgowość. Rozwiązanie możemy również wykorzystać w sytuacji, gdy nasza firma współpracuje z liczną grupą usługodawców. Wówczas nasza firma może wystawić faktury w ich imieniu, co przekłada się na możliwość kontroli nad dokumentami finansowymi przez naszą firmę bez zbędnego okresu oczekiwania na wystawienie faktury przez podmioty współpracujące. 
  Rozwiązanie możemy również wykorzystać w sytuacji, gdy nasza firma współpracuje z liczną grupą usługodawców. Wówczas nasza firma może wystawić faktury w ich imieniu, co przekłada się możliwość kontroli nad dokumentami finansowymi przez naszą firmę bez zbędnego okresu oczekiwania na wystawienie faktury przez podmioty współpracujące.

Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF

W jaki sposób zmieni się samo wystawianie faktur w firmie? Odpowiedź jest dość złożona i zależy od tego, w jaki sposób robiliśmy to do tej pory i z jakich narzędzi korzystaliśmy.

Gdy faktura została przygotowana w wewnętrznym systemie ERP lub finansowo-księgowym - tutaj nic się nie zmieni. Jedynie podczas wystawiania faktury kosztowej nie wysyłamy jej do kontrahenta i urzędu (pliki JPK), a przesyłamy bezpośrednio do systemu KSeF. Będzie to oczywiście możliwe po przeprowadzeniu integracji z KSeF za pomocą gotowego API - wtedy przesyłanie faktur będzie odbywało się w tle.

A jeśli nie korzystamy z takiego rozwiązania, a nie chcemy wracać do wystawiania papierowych faktur sprzedażowych? Pozostaje nam zalogować się na konto naszej firmy w KSeF i wykonać tą czynność z okna przeglądarki internetowej.

• Najprostszą opcją jest ręczne uzupełnienie formularza faktury kosztowej. Ograniczeniem jest tutaj, fakt, że każdą fakturę musimy przygotować pojedynczo. Jednak istnieje też możliwość przygotowania kopii roboczej faktury, aby wrócić do niej później.
  
  
• Nieco trudniejszą opcją jest przygotowanie faktury kosztowej w strukturze XML (pobrać format faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez Ministerstwo). Równie dobrze, możemy przygotowywać jeden dokument i przesłać go do systemu tj. dokonać importu faktury wykorzystując w tym celu odpowiednie narzędzie.  

Warto wspomnieć, że jeśli miesięcznie przetwarzamy sporą liczbę faktur kosztowych (np. jeśli prowadzimy działalność handlową), lub też planujemy ekspansję do wielu kanałów sprzedaży – warto rozważyć wdrożenie systemu elektronicznego obiegu faktur LOGITO. Powinien oferować możliwości integracji z KSeF, abyśmy mogli jak najkrócej czasu spędzić na wystawianiu faktur. Należy przy tym pamiętać, że sama integracja to jednak za mało i najlepiej dostosować go do obiegu faktur, jaki istnieje w naszej firmie.

Skąd wiemy, że faktura została poprawnie wystawiona? 

W momencie, gdy otrzyma własny numer KSeF. Stanowi on oficjalne potwierdzenie, że dokument finansowy został pozytywnie przesłany oraz zweryfikowany przez system KSeF. Sama faktura zmienia swój status aż pięciokrotnie, a system zapisuje te dane. Dodatkowo, generowany jest dokument UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). 

Odbieranie faktury lub faktur na 3 sposoby

Sposób odbioru faktur dotyczy wszystkich rodzajów wystawianych w KSeF rodzajów dokumentów finansowych. Gdy mowa o fakturze VAT, pojawi się w momencie, gdy otrzyma wspominany już numer KSeF. Będąc klientem, po otrzymaniu faktury zakupowej istnieje możliwość pobrania jej na 3 sposoby.

1. logując się bezpośrednio na konto KSeF, wybierając jedną z 3 metod autoryzacji (kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, profil zaufany); 
2. łącząc się w tle z systemem finansowo-księgowego lub ERP (o ile mamy integrację za pomocą API oraz indywidualny token),
3. w sposób anonimowy po wpisaniu wybranych danych z faktury (bez konta KSeF).

W przypadku, dwóch pierwszych metod - faktur nie musimy pobierać pojedynczo, a grupowo w tzw. paczkach korzystając z oprogramowania .zip. Po pobraniu otrzymamy zbiorczy dokumentu UPO, gdzie znajdować będą się dane powiązane z każdą fakturą, m.in. datę przesłania do systemu, odbioru oraz najważniejszy numer, czyli KSeF.

Szybsze korygowanie faktury

Błędnie wystawiona faktura to element codziennego prowadzenia biznesu. Szybka reakcja na tego typu zdarzenie i wyjaśnienie wszelkich wątpliwości to klucz do dobrej relacji biznesowej z naszym partnerem.

W tym momencie, KSeF umożliwia wystawienie 7 rodzajów faktur (o czym wspominaliśmy nieco wyżej), z czego 3 z nich dotyczą faktur korygujących:

• Faktura korygująca (KOR)
• Korekta faktury zaliczkowej (KOR-ZAL) - Faktura korygująca dokumentuje otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 4 ustawy
• (KOR-ROZ) - Faktura korygująca wystawiona w związku z art. 106f ust. 3 ustawy

Z perspektywy przedsiębiorstwa, korygowanie faktur składało się z tak naprawdę z kilku etapów: przygotowania faktury korygującej łącznie z jej weryfikacją, przesłania dokumentu do Kontrahenta oraz wysłania go do publicznej instytucji finansowej. Dodatkowo, mogło się to wiązać również z w wydrukiem takiej faktury, po to, aby umieścić ją w archiwum organizacji czy wysyłki Kontrahentowi w formie tradycyjnej.

Jak zmieni się to w kontekście KSeF?  To zależy od tego, jak robiliśmy to do tej pory i z jakich narzędzi korzystaliśmy.

Przykładowo, jeśli korektę przygotowywaliśmy w wewnętrznym systemie ERP lub finansowo-księgowym, tutaj nic się nie zmieni. Ulegnie natomiast zmianie to, że zamiast wystawiać korektę i wysyłać ją kontrahenta i urzędu (pliki JPK) – korektę prześlemy bezpośrednio do systemu KSeF. Dotyczy to sytuacji, gdy przeprowadzimy integrację z KSeF za pomocą gotowego API. Przesłanie faktur lub kilkunastu faktur będzie tak naprawdę miało miejsce w tle. Warto wspomnieć, że jeśli ustaliliśmy z klientem, że nadal będziemy przesyłać mu korekty faktur w dogodnej przez niego formie.

A jeśli nie mamy takiego rozwiązania, a nie chcemy wracać do papierowych korekt? Pozostaje nam zalogować się na konto naszej firmy z poziomu przeglądarki internetowej: uzupełnić formularz faktury korygującej ręcznie bezpośrednio w przeglądarce lub przygotować ją w strukturze XML (zgodną ze strukturą faktury ustrukturyzowanej), a następnie pojedynczo importować każdy plik do systemu.  

Warto wspomnieć, że jeśli miesięcznie przetwarzamy sporą liczbę takich korekt (np. jeśli prowadzimy działalność handlową), ale i planujemy ekspansję firmy – warto rozważyć wdrożenie systemu elektronicznego obiegu faktur. Powinien oferować możliwość integracji z KSeF, abyśmy mogli jak najkrócej czasu spędzić na korygowaniu faktur.

Koniec z wystawianiem duplikatów faktur VAT i KOR

Prośby o duplikat faktur VAT lub korygującej (KOR), np. ze względu na zgubienie (czy to na skrzynce pocztowej, a nawet na dysku kontrahenta) lub fizyczne zniszczenie, są częstym zjawiskiem w relacjach pomiędzy kontrahentami.

Większość firm przygotowuje faktury VAT we własnych systemach finansowo-księgowych. Żeby przyspieszyć proces wystawiania duplikatu korzystają oni m.in. z takich funkcji, jak wydruk PDF oraz dodanie znaczników DUPLIKAT oraz datę jego wystawienia, a następnie przesyłają dokument do Kontrahenta – w zależności od ustaleń po obu stronach – np. na dedykowany adres email firmowy lub pocztą, jeśli jest to dokument papierowy.

Natomiast firmy, które nie korzystają z żadnego systemu księgowego, zmuszone są odszukać dokument w archiwum i ponownie wystawić fakturę, np. na papierowych drukach. Nie ma tutaj obejścia – kserokopia oryginału faktury opatrzona wspomnianymi danymi – nie jest prawnie uznawana jako duplikat. Wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami dla pracowników księgowości. 

W jaki sposób wystawianie duplikatów zmieni się, gdy zaimplementujemy KSeF?

W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych za pomocą Krajowego Rejestru eFaktur – wystawianie duplikatów zostaje zniesione, a informację o tym znajdziemy kolejno w obowiązującej ustawie o VAT:

• 106l ust. 2 w punkcie " 3. Do faktur wystawionych ponownie przepisu art. 106g ust. 4 nie stosuje się.”;
• oraz wpisie Dz.U.2022.931 Art. 106g.

„4. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4, podatnik, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do wyznaczonej jednostki, o której mowa w art. 97 ust. 17. Przepisu nie stosuje się do faktur ustrukturyzowanych.”

Dzięki platformie KSeF, nasi Kontrahenci będą mogli samodzielnie uzyskać dostęp do wystawionych duplikatów dokumentów nawet bez posiadania konta. Jest to możliwe, dzięki tzw. anonimowemu dostępowi po wpisaniu danych dotyczących faktury, m.in. numeru KSeF czy kwoty faktury. Z kolei, jeśli nasz kontrahent aktywnie korzysta z systemu KSeF, faktura będzie dla niego widoczna po przyznaniu mu numeru KSeF (jako potwierdzenie wystawienia faktury). To ułatwienie znacznie ograniczy nakład pracy jaki wiązał się dotychczas z wystawianiem i przesyłaniem duplikatów.

Dlaczego warto zaimplementować KSeF razem z systemem LOGITO?

Korzyścią wprowadzenia naszego systemu LOGITO oraz integracji z KSeF jest eliminacja papierowego obiegu dokumentów, możliwość przygotowania faktur w systemie, ich weryfikacja oraz zatwierdzenie. Wówczas, gdy jesteśmy pewni, że dokument finansowy jest poprawny, możemy przesłać go do KSeF oraz wystawić fakturę.

Ponadto, powinniśmy wiedzieć o również o kilku niuansach, które pojawią się podczas korzystania tylko z platformy KSeF. Oto zaledwie kilka przykładów:

• W momencie przesyłania faktury do KSeF – system nie sprawdza czy dobrze uzupełniliśmy fakturę, a jedynie czy struktura faktury zgadza się ze schematem faktury ustrukturyzowanej. To my jesteśmy odpowiedzialni za poprawność danych umieszczonych na fakturze. Przykładowo, jeśli usiłujemy przesłać fakturę w innym formacie: JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to mimo, tego, że część pól pokrywa się z polami znajdującymi się na fakturze zgodnej z KSeF – otrzymamy błąd wynikający z niezgodności z odgórnie ustaloną strukturą.
  
  
• W przypadku wygenerowania pliku faktury bezpośrednio z KSeF, np. aby przesłać do naszego kontrahenta – nie otrzymujemy pliku PDF z fakturą, a inny format dokumentu, który pozwala na podgląd formularza faktury kosztowej w przeglądarce. Zawiera wszystkie dane, jakie zostały wprowadzone na fakturze. Część z nich tak naprawdę nie są potrzebne naszemu Klientowi.
  
  
• KSeF nie wyśle nam powiadomienia o pojawieniu się nowego dokumentu finansowego, np. na adres e-mail powiązany z podmiotem gospodarczym. W tym momencie, nie wiadomo, czy ta funkcja zostanie wprowadzona do systemu. Każdorazowo należy zalogować się na konto przez przeglądarkę.

To zaledwie kilka ograniczeń, które powinny skłonić nas do przemyśleń w temacie wdrożenia również elektronicznego obiegu faktur równolegle z KSeF. Chociażby, z tego względu, że powyższe wyzwania zostaną zastąpione efektywnymi rozwiązaniami:

1. przygotowanie schematu faktury ustrukturyzowanej oraz sprawdzania danych (walidacja) na fakturach pod kątem poprawności,
2. generowanie plików PDF faktur dla klientów z np. numerem KSeF (łącznie z wysyłką) na podstawie faktur z ewidencji,
3. automatyczne pobieranie faktur z platformy KSeF do systemu (kilka razy w ciągu dnia, czy o określonej porze) oraz wysyłanie powiadomień.

Samo przedsięwzięcie możemy przeprowadzić w dwóch etapach: najpierw wdrożyć elektroniczny obieg faktur – dopasowany do specyfiki naszej organizacji, a następnie przeprowadzić integrację z Krajowym Rejestrem eFaktur.

Wśród naszych Klientów wzrosło zainteresowanie integracją z KSeF, a systemem LOGITO. Przeprowadzamy w tym momencie analizy przedwdrożeniowe, które umożliwią lepsze dopasowanie systemu KSeF do obecnej infrastruktury IT w firmie. Ponadto, zgłaszają się do nas również Klienci posiadający inne systemy finansowo-księgowe czy ERP, pytając o możliwość ich połączenia.

Czy sam system KSeF wystarczy, aby zoptymalizować księgowość w firmie?

Przedstawione funkcjonalności to te najbardziej istotne z perspektywy przedsiębiorcy. Jednak czy sam KSeF jest w stanie zaspokoić potrzeby biznesowe w o wiele większym stopniu niż samo wystawianie, wysyłanie i przesyłanie faktur?

Obserwując potrzeby biznesowe nowoczesnych organizacji, niestety nie. Dziś, przedsiębiorcy oczekują przede wszystkim wsparcia pod kątem automatyzacji procesów księgowych, dopasowania do procesów finansowych oraz zgodności ze zintegrowanymi systemami znacznie wybiegającymi poza aspekty księgowe. Warto mieć na uwadze, że większość firm dąży to efektu synergii pomiędzy systemami z jakich korzystają, co przekłada się na wysoką efektywność biznesową.

Istotnym elementem jest tutaj wsparcie elektronicznych obiegów dokumentów w firmach, nie tylko samych faktur, ale i pozostałej dokumentacji księgowej, czy chociażby zamówień, oraz powiązanych dokumentów.

Samo wprowadzenie elektronicznego przepływu, np. dla faktur wewnątrz firmy jest korzystne, pozwala zredukować ilość papierowych dokumentów, utrzymać kontrolę nad weryfikacją procesowanymi fakturami. Podzielenie procesu fakturowania na poszczególne etapy przez osoby do tego uprawnione daje nam pewność, że wszystko zgadza się pod kątem finansowym, ale i prawnym.