Czy można skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów w organizacji rozproszonej?

Wyzwanie: zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji rozproszonej

Współpraca w ramach zespołu rozproszonego co do zasady powinna opierać się na podobnych regułach, co w przypadku zespołów projektowych. Różnica polega na tym, że organizacja rozproszona ze względu na swój charakter wymaga utrzymywania kontaktu ze współpracownikami w formie wirtualnej, ponieważ przebywają w różnych miejscach oddalonych o setki, a niejednokrotnie tysiące kilometrów od siedziby firmy. Bywa również, że tylko część zespołu pracuje w takiej formie, a reszta przebywa na miejscu. Niezależnie od szczegółów rozproszony system pracy daje wiele możliwości – jak na przykład brak konieczności ograniczania się do konkretnego regionu w celu poszukiwania pracownika spełniającego określone wymagania. Jednocześnie warto zdawać sobie sprawę, że taki system rodzi wiele wyzwań, trudności te mogę być jednak skutecznie pokonane dzięki nowoczesnym technologiom.

Najważniejszym wyzwaniem - obok komunikacji - jest z pewnością zarządzanie obiegiem dokumentów w zespole rozproszonym. Firma, która organizuje oddziały w różnych lokalizacjach lub współpracuje z osobami z różnych regionów kraju, czy świata nie może sprawnie funkcjonować bez efektywnego zarządzania dokumentami. Problemem, z którym może mierzyć się przedsiębiorstwo w tym zakresie, jest przede wszystkim dostęp do dokumentacji. Kolejnym wyzwaniem może być utrzymanie w niej porządku i jednolitego systemu oznaczeń. Równie ważne jest zapewnienie możliwości sprawnej pracy na dokumentach, z wszelkimi możliwymi udogodnieniami. Na szczęście odpowiednio dobrane rozwiązania mogą pomóc w przezwyciężeniu trudności napotykanych w tym obszarze i wynieść zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji rozproszonej na wyższy poziom.

Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie o rozproszonej strukturze?

Obieg dokumentów w organizacji rozproszonej nie jest z pewnością kwestią łatwą - jak zorganizować go w przypadku firmy, której struktura jest rozproszona? Z pomocą odpowiednich rozwiązań taki system współpracy nie stanowi problemu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzi umożliwiających zarządzanie obiegiem dokumentów? Przede wszystkim ważne, by pracownicy mieli taki sam, stały dostęp do dokumentacji, która jest istotna np.  w związku z danym projektem, nawet jeśli znajdują się w zupełnie różnych strefach czasowych. Problematyczne może bowiem być przesyłanie dokumentacji od pracownika do pracownika - obieg dokumentów w firmie o rozproszonej strukturze powinien eliminować potencjalne przestoje, które mogą pojawić się np. we wspomnianej sytuacji.

Co jeszcze jest istotne? Warto wybrać rozwiązanie, które będzie minimalizowało ryzyko utraty ważnych danych, jednocześnie umożliwiając utrzymanie porządku. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na różnego rodzaju funkcjonalności przydatne z punktu widzenia konkretnego przedsiębiorstwa - skuteczne zarządzanie obiegiem dokumentów może bowiem wymagać np. skorzystania z systemu ról i uprawnień ze względu na zróżnicowanie i wieloetapowość danego projektu. Dlatego właśnie warto postawić na jak najbardziej funkcjonalne narzędzia do organizacji elektronicznego obiegu dokumentów, które można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy i swobodnie rozbudować zgodnie z indywidualnymi wymaganiami.