elektroniczna faktura a ustrukturyzowana.jpg [668.68 KB]

Faktura ustrukturyzowana – co warto wiedzieć?

Polscy przedsiębiorcy do końca 2021 roku mieli możliwość wystawiania faktur papierowych oraz elektronicznych – w tej wersji w przypadku zgody drugiej strony. Wraz z rozpoczęciem roku 2022 możliwości te poszerzyły się za pośrednictwem takiej opcji jak faktura ustrukturyzowana. Co to jest? Stanowi ona trzeci rodzaj faktur wystawianych przez przedsiębiorców, zgodnie z art. 2 Ustawy o VAT jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Oznacza to, że ustrukturyzowana faktura ma następujące cechy – jest fakturą elektroniczną, wystawia się ją przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), jest wystawiana zgodnie z odgórnie określonym wzorem. Wprowadzenie KSeF ma stanowić nowoczesne rozwiązanie będące sporym ułatwieniem dla biznesu – automatyzacja fakturowania i księgowania ma pozytywnie wpływać m.in. na obieg faktur w firmie. Jakie dokładnie cechy ma faktura ustrukturyzowana?

  • dopuszczalny format to xml,
  • faktura jest wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur lub za pośrednictwem oprogramowania,
  • każda faktura ustrukturyzowana ma indywidualny numer,
  • otrzymywanie faktur z KSeF wymaga wyrażenia zgody,
  • brak konieczności przechowywania faktur przez przedsiębiorcę,
  • uwierzytelnianie faktury może nastąpić przy pomocy profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej.

Co ważne – warto pamiętać, że fakultatywność faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązywać wiecznie. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 2024 roku ma to być forma obowiązkowa.

 Jak dokładnie wygląda moduł Elektronicznego Obiegu Faktur? Szczegóły na naszej stronie.

Faktura elektroniczna, a faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana bywa utożsamiana z elektroniczną, warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że faktura elektroniczna nie jest tym samym, a obu określeń nie powinno się stosować zamiennie. E-faktura to dokument w wersji elektronicznej, który najczęściej występuje w formacie PDF i wysyłany jest za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Dane z takiej faktury odczytywane są samodzielnie lub za pośrednictwem takich narzędzi, jak OCR – przy czym i tak konieczna jest weryfikacja zgodności informacji. Z kolei jak wcześniej wspomniano, ustrukturyzowana faktura elektroniczna ma sprecyzowany wzór, ustalony i zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów, z kolei wymiana faktur odbywa się w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznacza to w praktyce, że w pierwszym kroku taka faktura trafia do systemu administracji skarbowej, następnie otrzymuje indywidualny numer, a dopiero później trafia do kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewnia m.in.:

  • automatyzację procesu księgowania,
  • wzrost efektywności procesu fakturowania,
  • łatwiejsze porównywanie faktur dzięki jednemu, ustandaryzowanemu wzorowi,
  • znaczne zmniejszenie liczby błędów,
  • ułatwienie handlu wewnątrzunijnego, dzięki wspólnym regulacjom dotyczącym fakturowania w ramach Unii Europejskiej.

Wiedząc, że od 2024 roku ustrukturyzowane faktury będą obowiązywały każdego przedsiębiorcę bez wyjątków, dobrze jest już teraz zacząć przygotowywać się do tej zmiany i sukcesywnie wdrażać rozwiązania, które pomogą firmie w sprawnym wprowadzeniu tych faktur.

 

Zobacz inne artykuły

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij

Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?

23 listopada 2023
Low-code - szybsze projektowanie i wdrażanie systemów IT

Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją

arrow-long-right

Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?

02 listopada 2023
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie_.webp

Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?

arrow-long-right

Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

24 października 2023
Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.webp

Modernizacje w firmie przybierają różne formy, jedną z nich jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie daje możliwość stworzenia nowoczesnego systemu pracy, jednak wprowadzenie każdej poważnej zmiany w przedsiębiorstwie powinno być dokładnie zaplanowane. Dowiedz się, jak przygotować firmę i opracować idealny plan wdrożenia EOD!