Czym różni się faktura elektroniczna od ustrukturyzowanej?

Faktura ustrukturyzowana – co warto wiedzieć?

Polscy przedsiębiorcy do końca 2021 roku mieli możliwość wystawiania faktur papierowych oraz elektronicznych – w tej wersji w przypadku zgody drugiej strony. Wraz z rozpoczęciem roku 2022 możliwości te poszerzyły się za pośrednictwem takiej opcji jak faktura ustrukturyzowana. Co to jest? Stanowi ona trzeci rodzaj faktur wystawianych przez przedsiębiorców, zgodnie z art. 2 Ustawy o VAT jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Oznacza to, że ustrukturyzowana faktura ma następujące cechy – jest fakturą elektroniczną, wystawia się ją przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), jest wystawiana zgodnie z odgórnie określonym wzorem. Wprowadzenie KSeF ma stanowić nowoczesne rozwiązanie będące sporym ułatwieniem dla biznesu – automatyzacja fakturowania i księgowania ma pozytywnie wpływać m.in. na obieg faktur w firmie. Jakie dokładnie cechy ma faktura ustrukturyzowana?

• dopuszczalny format to xml,
• faktura jest wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur lub za pośrednictwem oprogramowania,
• każda faktura ustrukturyzowana ma indywidualny numer,
• otrzymywanie faktur z KSeF wymaga wyrażenia zgody,
• brak konieczności przechowywania faktur przez przedsiębiorcę,
• uwierzytelnianie faktury może nastąpić przy pomocy profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej.

Co ważne – warto pamiętać, że fakultatywność faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązywać wiecznie. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 2024 roku ma to być forma obowiązkowa.

Faktura elektroniczna, a faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana bywa utożsamiana z elektroniczną, warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że faktura elektroniczna nie jest tym samym, a obu określeń nie powinno się stosować zamiennie. E-faktura to dokument w wersji elektronicznej, który najczęściej występuje w formacie PDF i wysyłany jest za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Dane z takiej faktury odczytywane są samodzielnie lub za pośrednictwem takich narzędzi, jak OCR – przy czym i tak konieczna jest weryfikacja zgodności informacji. Z kolei jak wcześniej wspomniano, ustrukturyzowana faktura elektroniczna ma sprecyzowany wzór, ustalony i zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów, z kolei wymiana faktur odbywa się w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznacza to w praktyce, że w pierwszym kroku taka faktura trafia do systemu administracji skarbowej, następnie otrzymuje indywidualny numer, a dopiero później trafia do kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewnia m.in.:

• automatyzację procesu księgowania,
• wzrost efektywności procesu fakturowania,
• łatwiejsze porównywanie faktur dzięki jednemu, ustandaryzowanemu wzorowi,
• znaczne zmniejszenie liczby błędów,
• ułatwienie handlu wewnątrzunijnego, dzięki wspólnym regulacjom dotyczącym fakturowania w ramach Unii Europejskiej.

Wiedząc, że od 2024 roku ustrukturyzowane faktury będą obowiązywały każdego przedsiębiorcę bez wyjątków, dobrze jest już teraz zacząć przygotowywać się do tej zmiany i sukcesywnie wdrażać rozwiązania, które pomogą firmie w sprawnym wprowadzeniu tych faktur.