Czym ryzykujesz, broniąc się przed elektronicznym obiegiem dokumentów?

Spis treści

Transformacja cyfrowa - czym właściwie jest?

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Transformacja cyfrowa – czym właściwie jest?

Transformacja cyfrowa oznacza zmianę – to oczywiste, istotne jest jednak to, czego ta zmiana dotyczy. Termin odnosi się do procesów i strategii opracowywanych i realizowanych w firmie, które za pomocą technologii zmieniają charakter z analogowego na cyfrowy. Cyfryzacja biznesu dotyka różnych obszarów jego funkcjonowania, może mieć na celu zarówno poprawę obsługi klientów i kontrahentów, jak i kwestii związanych z łańcuchem dostaw, czy interesariuszami. Każdy biznes bez względu na wielkość i branżę dąży do zwiększenia efektywności działalności – to z kolei w dzisiejszych czasach może zapewnić właśnie oparcie działań na technologii, która w przypadku odpowiedniego połączenia z biznesem i zasobami ludzkimi zapewni pełen sukces w ramach cyfrowej transformacji firmy. Jednym z przejawów transformacji cyfrowej jest rezygnacja z tradycyjnego, czyli papierowego obiegu dokumentów i zastąpienie go wersją elektroniczną – jakie są jednak zalety elektronicznego obiegu dokumentów i czy firmy faktycznie zyskują na tej zmianie?

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Mimo że cyfryzacja zdobywa coraz szersze grono zwolenników, nadal istnieją firmy, które mają pewne opory przed otwarciem się na nią. Zasadnym jest więc pytanie, czy usilne obstawanie np. przy papierowym obiegu dokumentów niesie za sobą jakieś ryzyko? Odpowiedź brzmi tak. Ryzyko to może być związane zarówno z kwestią zgubienia się dokumentów, jak i brakiem kontroli nad tym, gdzie dokument się znajduje lub kto nad nim pracuje.
Jest to ważne zwłaszcza w kontekście dotrzymywania terminowości dla takiej dokumentacji jak chociażby umowy, dokumenty przetargowe, oficjalne pisma bądź umowy pracownicze. W większości przypadków, firmy najpierw decydują się na digitalizację elektronicznego obiegu faktur.  

Biorąc pod lupę zalety elektronicznego obiegu dokumentów na pierwszy rzut oka widać, że eliminuje on w znacznym stopniu wspomniane wyżej wyzwania. Do głównych korzyści, jakie zapewnia EOD/SEOD, należą bowiem m.in.:

• kontrola i zmniejszenie liczby popełnianych pomyłek – dobrze dobrany system pozwala na bieżącą kontrolę tego, kto pracuje nad dokumentem, jaki jest termin jego oddania i w jakiej fazie jest cały proces związany z pracą nad nim. Dzięki automatyzacji sama praca również przebiega szybciej – łatwiej jest np. wychwycić błędy i je poprawić,
• bieżący dostęp do informacji – elektroniczny obieg dokumentów zapewnia bieżący dostęp do danych w ramach przyznanych uprawnień, więc bez względu na to, czy pracownik pracuje zdalnie, czy może wyjechał w delegację – dokumentacja może być mu przekazana niemal w czasie rzeczywistym,
• usprawnienie kluczowych procesów – w związku z bardziej efektywnym rozdzielaniem projektów, a także sprawniejszą pracą nad nimi, najważniejsze procesy biznesowe również odnotowują znaczne usprawnienie,
• redukcja kosztów – niższe nakłady wynikają zarówno z kwestii związanych z drukiem czy wysyłką papierowych dokumentów, które zostają wyeliminowane, jak i ze skrócenia czasu, którego dotąd wymagały niektóre zadania,
• ochrona informacji – dokumenty w formie elektronicznej przechowywane w zdigitalizowanym archiwum są zabezpieczone przed zniszczeniem czy zagubieniem, a dzięki możliwości przypisywania uprawnień, mają w nie wgląd wyłącznie osoby powołane.

Jak widać, zalety elektronicznego obiegu dokumentów są niepodważalne i realnie wpływają na rozwój biznesu, niezależnie od jego wielkości czy branży. Transformacja cyfrowa daje firmom szerokie możliwości i stanowi szansę na zyskanie przewagi konkurencyjnej. Lepsze zarządzanie obiegiem dokumentacji przekłada się bezpośrednio na efektywne prowadzenie działalności niezależnie od specyfiki całej organizacji. W związku z tym z pewnością nie warto bronić się przed cyfryzacją, zwłaszcza że prędzej, czy później każdy biznes będzie musiał się na nią otworzyć.

Pierwszy krok w stronę systemu do zarządzania elektroniczną dokumentacją

Aby jednak, przeprowadzić ten proces możliwe jak najsprytniej, ważne jest, aby wspomnieć o tym, że nie chodzi tutaj o zeskanowanie dokumentów i umieszczeniu je na lokalnym dysku firmy i osiągniemy zamierzony efekt. Zarządzanie elektroniczną dokumentacją wiąże się z nieprzerwanym przepływem informacji - stąd, przekazywanie dokumentów od osoby do osoby można już nazwać procesem obiegu dokumentów. Przykładowo, obieg elektronicznego dokumentu można podzielić na kilka kroków, etapów.

1. Utworzenie elektronicznego formularza, czyli szablonu dokumentu w systemie.
2. Wskazanie jakie osoby będą zaangażowane w danego obiegu dokumentu, kto z pracowników będzie pełnił rolę decydującej.
3. Zdefiniowanie od kogo do kogo zostanie dokument przekazywany oraz kiedy zostanie uznany jako zakończony, czyli zdefiniowanie pełnej ścieżki obiegu danego dokumentu.
4. Po zakończeniu procesu obiegu dokumentów - zostanie on oznaczony jako wykonany, a następnie zaarchiwizowany.

Na bazie obiegu faktur, opisaliśmy przykładowy schemat obiegu dokumentu kosztowego w firmie bazując na naszej platformie LOGITO. Tak naprawdę, dowolne dokumenty przekazywane i akceptowane w organizacji mogą zostać połączone z dowolnym procesem i być akceptowane przez osoby znajdujące się w innym oddziale firmy, niezależnie od lokalizacji głównego oddziału.