Spis treści

Co oznacza tradycyjny obieg dokumentów?

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów

 

Co oznacza tradycyjny obieg dokumentów?

Filarem każdego biznesu jest dokumentacja i odpowiednie zarządzanie nią – od małych firm po wielkie przedsiębiorstwa. W przypadku każdego podmiotu zarządzenie obiegiem dokumentów przebiega nieco inaczej, jednak mają one jedną wspólną cechę – brak odpowiedniej strategii w tym zakresie utrudnia sprawne funkcjonowanie biznesu oraz jego rozwój. Warto w tym miejscu określić, czym jest tradycyjny obieg dokumentów – sprowadza się on w głównej mierze do przekazywania wszelkich pism, faktur, wniosków oraz pozostałej dokumentacji do kolejnych osób w formie papierowej.

Obecnie jednak coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z tego rozwiązania, a przepływ dokumentów w firmie odbywa się elektronicznie. Odejście od utartego sposobu działania i utrzymywanych od lat procedur nie jest oczywiście łatwe, ciężko jest bowiem walczyć z wypracowanymi schematami. Dla coraz większej grupy podmiotów wady tradycyjnego obiegu dokumentów są jednak na tyle zauważalne, że decydują się na odrzucenie dotychczasowych przyzwyczajeń. Jakie są najsłabsze strony papierowego obiegu dokumentacji?

tradycyjne dokumenty a eod.jpg [66.18 KB]

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów

Faktu, że tradycyjny obieg dokumentów przechodzi do lamusa, z pewnością nie można określić jako krótkotrwały trend. To pełnowymiarowa zmiana, która stanowi jeden z przejawów transformacji cyfrowej. Do niedawna rozwiązania starego typu były w zupełności zadowalające, jednak pandemia zweryfikowała wiele z nich. Okazało się, że kurczowe trzymanie się pewnych procedur nie ma sensu, zwłaszcza gdy jedyną szansą na przetrwanie firmy okazywało się wprowadzenie pracy zdalnej. Właściciele firm zaczęli coraz częściej zwracać uwagę na wady tradycyjnego obiegu dokumentów, co więcej ta tendencja utrzymuje się nawet mimo względnej stabilizacji sytuacji pandemicznej. Z jakimi minusami należy się liczyć, jeżeli chodzi o tradycyjny obieg dokumentów w firmie?

 

  • utrudniona kontrola oraz śledzenie statutu realizacji procesu,
  • możliwość naruszenia ustalonych procedur,
  • ograniczone możliwości ochrony dokumentów,
  • kolejne etapy obiegu dokumentów, a także późniejsze ich wyszukiwanie wymagają większych nakładów czasowych,
  • większe wydatki wynikające z konieczności druku i wprowadzenia dokumentu do obiegu.

 

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów, zwłaszcza zbyt późno zauważone, mogą przekładać się na potencjalne problemy w każdej firmie. Rozwiązania, które nie są dostatecznie skuteczne, nie tylko przyczyniają się do ograniczenia możliwości rozwoju firmy, ale również powodują, że zostaje ona w tyle w porównaniu z konkurencją. Sposobem, aby tego uniknąć może być wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, jednak jak każda decyzja biznesowa - również ta musi być gruntownie przemyślana. System EOD powinien być spójny z firmą i jej potrzebami, warto stawiać w tej kwestii na pełną koordynację.

Dodatkowo należy pamiętać o łatwości obsługi oraz dodatkowych funkcjonalnościach jeszcze bardziej ułatwiających standardowe zadania. Niezmiernie ważne jest również, by nie stanowiło problemu zgranie nowego narzędzia z tymi, które już zostały wdrożone w firmie. Takie kompleksowe podejście zagwarantuje, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów będzie stanowiło świetną inwestycję, umożliwiającą dalszy rozwój biznesu.


Zobacz inne artykuły


Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Biznesowa 3: zarządzanie procesami, elektroniczne obiegi dokumentów, technologie IT 

28 kwietnia 2025
Źródła danych 3 sposoby na wprowadzenie faktur papierowych do systemu faktur.webp

Obecnie automatyzacja procesów, użycie AI i optymalizacja zadań są głównym tematem rozmów o nowoczesnym biznesie. Jak jednak wdrożyć je z głową i na co przede wszystkim należy zwrócić uwagę?

arrow-long-right

Wykorzystaj potencjał OCR w obiegu faktur i poznaj jego rolę

18 kwietnia 2025
Wykorzystanie OCR w elektronicznym obiegu faktur.

Usprawnienie i automatyzacja procesów biznesowych w dużej mierze opierają się na narzędziach i technologiach, które mają na celu usprawnić poszczególne zadania w tych procesach. Jednym z takich narzędzi jest Optical Character Recognition, które zyskuje na popularności zwłaszcza wśród księgowych. Czym jest OCR faktur i jakie korzyści może przynieść firmie?

arrow-long-right

Proste rozliczanie delegacji

03 kwietnia 2025
Proste rozliczanie delegacji

W dzisiejszym, szybkim tempie życia zawodowego, mobilność staje się nie tylko priorytetem dla przedstawicieli handlowych, ale także dla wielu innych pracowników, niezależnie od branży. W tym kontekście, narzędzia wspierające zarządzanie procesami delegacyjnymi, zyskują na znaczeniu.