Dlaczego firmy masowo rezygnują z tradycyjnego obiegu dokumentów?

Spis treści

Co oznacza tradycyjny obieg dokumentów?

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów

Co oznacza tradycyjny obieg dokumentów?

Filarem każdego biznesu jest dokumentacja i odpowiednie zarządzanie nią – od małych firm po wielkie przedsiębiorstwa. W przypadku każdego podmiotu zarządzenie obiegiem dokumentów przebiega nieco inaczej, jednak mają one jedną wspólną cechę – brak odpowiedniej strategii w tym zakresie utrudnia sprawne funkcjonowanie biznesu oraz jego rozwój. Warto w tym miejscu określić, czym jest tradycyjny obieg dokumentów – sprowadza się on w głównej mierze do przekazywania wszelkich pism, faktur, wniosków oraz pozostałej dokumentacji do kolejnych osób w formie papierowej.

Obecnie jednak coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z tego rozwiązania, a przepływ dokumentów w firmie odbywa się elektronicznie. Odejście od utartego sposobu działania i utrzymywanych od lat procedur nie jest oczywiście łatwe, ciężko jest bowiem walczyć z wypracowanymi schematami. Dla coraz większej grupy podmiotów wady tradycyjnego obiegu dokumentów są jednak na tyle zauważalne, że decydują się na odrzucenie dotychczasowych przyzwyczajeń. Jakie są najsłabsze strony papierowego obiegu dokumentacji?

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów

Faktu, że tradycyjny obieg dokumentów przechodzi do lamusa, z pewnością nie można określić jako krótkotrwały trend. To pełnowymiarowa zmiana, która stanowi jeden z przejawów transformacji cyfrowej. Do niedawna rozwiązania starego typu były w zupełności zadowalające, jednak pandemia zweryfikowała wiele z nich. Okazało się, że kurczowe trzymanie się pewnych procedur nie ma sensu, zwłaszcza gdy jedyną szansą na przetrwanie firmy okazywało się wprowadzenie pracy zdalnej. Właściciele firm zaczęli coraz częściej zwracać uwagę na wady tradycyjnego obiegu dokumentów, co więcej ta tendencja utrzymuje się nawet mimo względnej stabilizacji sytuacji pandemicznej. Z jakimi minusami należy się liczyć, jeżeli chodzi o tradycyjny obieg dokumentów w firmie?

• utrudniona kontrola oraz śledzenie statutu realizacji procesu,
• możliwość naruszenia ustalonych procedur,
• ograniczone możliwości ochrony dokumentów,
• kolejne etapy obiegu dokumentów, a także późniejsze ich wyszukiwanie wymagają większych nakładów czasowych,
• większe wydatki wynikające z konieczności druku i wprowadzenia dokumentu do obiegu.

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów, zwłaszcza zbyt późno zauważone, mogą przekładać się na potencjalne problemy w każdej firmie. Rozwiązania, które nie są dostatecznie skuteczne, nie tylko przyczyniają się do ograniczenia możliwości rozwoju firmy, ale również powodują, że zostaje ona w tyle w porównaniu z konkurencją. Sposobem, aby tego uniknąć może być wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, jednak jak każda decyzja biznesowa - również ta musi być gruntownie przemyślana. System EOD powinien być spójny z firmą i jej potrzebami, warto stawiać w tej kwestii na pełną koordynację.

Dodatkowo należy pamiętać o łatwości obsługi oraz dodatkowych funkcjonalnościach jeszcze bardziej ułatwiających standardowe zadania. Niezmiernie ważne jest również, by nie stanowiło problemu zgranie nowego narzędzia z tymi, które już zostały wdrożone w firmie. Takie kompleksowe podejście zagwarantuje, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów będzie stanowiło świetną inwestycję, umożliwiającą dalszy rozwój biznesu.