Jak wybrać dostawcę rozwiązania EOD / DMS?

Czym są systemy DMS?

Firmy, które chcą się rozwijać i zwiększać swoją przewagę konkurencyjną dążą do osiągnięcia jak największej efektywności w zakresie zarządzania procesami. Na szczęście rozwój cyfryzacji, a konkretniej przyspieszenie transformacji cyfrowej, którą można zaobserwować w ostatnich latach, podsuwa w tym przypadku bardzo przydatne rozwiązania. Systemy DMS (Document Management Systems, czyli w przetłumaczeniu na język polski systemy zarządzania dokumentami) to narzędzia pozwalające na zastąpienie tradycyjnego, tzn. papierowego obiegu dokumentacji, jego elektronicznym odpowiednikiem. Umożliwiają one agregację, ewidencję, udostępnianie, przechowywanie oraz sprawne wyszukiwanie dokumentów.

Myli się jednak ten, kto sprowadza oprogramowanie DMS wyłącznie do zarządzania i archiwizacji dokumentacji w wersji zdigitalizowanej, nie są to bowiem jedyne role tego typu systemów. Odpowiednie narzędzie umożliwia eliminację wąskich gardeł i realne przyspieszenie działań, co z kolei zapewnia osiągnięcie licznych korzyści i pozytywnie wpływa na sprawność kluczowych procesów, takich jak obieg faktur, wniosków, korespondencji, czy umów. Oczywiście, by zyskać pełną efektywność i usprawnić workflow, wybór musi paść na rzetelnego dostawcę usług i system gwarantujący właściwe funkcjonalności – jednak na co zwrócić uwagę, by dobrać odpowiedni program DMS?

Systemy zarządzania dokumentami – na co zwrócić uwagę?

Wybór dostawcy rozwiązania EOD/DMS nie jest prosty i może stanowić wyzwanie, warto więc wiedzieć, na co szczególnie zwrócić w takiej sytuacji uwagę. Pierwszy krok powinien sprowadzać się do ustalenia ogólnych oczekiwań oraz oczekiwań poszczególnych działów, a także potrzeb firmy. Warto zwracać uwagę na systemy zarządzania dokumentami, które są intuicyjne i mają potencjał do faktycznego usprawniania pracy, a jednocześnie umożliwiają integrację z innymi rozwiązaniami. Dostawca oprogramowania powinien zadbać również o jego skalowalność, bezpieczeństwo, rozbudowaną funkcjonalność kolejnych modułów, a także o możliwość rozszerzenia o dodatkowe elementy lub ich zmianę.

Funkcjonalności, których obecność warto sprawdzić podczas wyboru dostawcy rozwiązania DMS to przede wszystkim:

• obsługa OCR oraz podgląd PDF,
• zintegrowanie z Głównym Urzędem Statystycznym,
• opcja segregacji według kategorii dokumentów,
• integracja z tabelą kursów NBP,
• ustalanie ról oraz uprawnień,
• rozbudowane ustawienia powiadomień,
• opcja samodzielnej modyfikacji,
• dostępność na urządzeniach mobilnych.

W związku z realnymi oszczędnościami czasu i pieniędzy, jakie zapewniają systemy zarządzania dokumentami (Systemy DMS), stają się one coraz częściej wybieranym rozwiązaniem. Biorąc pod uwagę fakt, że digitalizacja przedsiębiorstw jest nieunikniona, warto jak najszybciej zapoznać się z narzędziami workflow, by osiągnąć przewagę konkurencyjną lub utrzymać tę wypracowaną na przestrzeni lat.