Czym są systemy DMS?

Firmy, które chcą się rozwijać i zwiększać swoją przewagę konkurencyjną dążą do osiągnięcia jak największej efektywności w zakresie zarządzania procesami. Na szczęście rozwój cyfryzacji, a konkretniej przyspieszenie transformacji cyfrowej, którą można zaobserwować w ostatnich latach, podsuwa w tym przypadku bardzo przydatne rozwiązania. Systemy DMS (Document Management Systems, czyli w przetłumaczeniu na język polski systemy zarządzania dokumentami) to narzędzia pozwalające na zastąpienie tradycyjnego, tzn. papierowego obiegu dokumentacji, jego elektronicznym odpowiednikiem. Umożliwiają one agregację, ewidencję, udostępnianie, przechowywanie oraz sprawne wyszukiwanie dokumentów.

Myli się jednak ten, kto sprowadza oprogramowanie DMS wyłącznie do zarządzania i archiwizacji dokumentacji w wersji zdigitalizowanej, nie są to bowiem jedyne role tego typu systemów. Odpowiednie narzędzie umożliwia eliminację wąskich gardeł i realne przyspieszenie działań, co z kolei zapewnia osiągnięcie licznych korzyści i pozytywnie wpływa na sprawność kluczowych procesów, takich jak obieg faktur, wniosków, korespondencji, czy umów. Oczywiście, by zyskać pełną efektywność i usprawnić workflow, wybór musi paść na rzetelnego dostawcę usług i system gwarantujący właściwe funkcjonalności – jednak na co zwrócić uwagę, by dobrać odpowiedni program DMS?

shutterstock_1376666330-min.jpg [62.36 KB]

Systemy zarządzania dokumentami – na co zwrócić uwagę?

Wybór dostawcy rozwiązania EOD/DMS nie jest prosty i może stanowić wyzwanie, warto więc wiedzieć, na co szczególnie zwrócić w takiej sytuacji uwagę. Pierwszy krok powinien sprowadzać się do ustalenia ogólnych oczekiwań oraz oczekiwań poszczególnych działów, a także potrzeb firmy. Warto zwracać uwagę na systemy zarządzania dokumentami, które są intuicyjne i mają potencjał do faktycznego usprawniania pracy, a jednocześnie umożliwiają integrację z innymi rozwiązaniami. Dostawca oprogramowania powinien zadbać również o jego skalowalność, bezpieczeństwo, rozbudowaną funkcjonalność kolejnych modułów, a także o możliwość rozszerzenia o dodatkowe elementy lub ich zmianę.

Funkcjonalności, których obecność warto sprawdzić podczas wyboru dostawcy rozwiązania DMS to przede wszystkim:

  • obsługa OCR oraz podgląd PDF,
  • zintegrowanie z Głównym Urzędem Statystycznym,
  • opcja segregacji według kategorii dokumentów,
  • integracja z tabelą kursów NBP,
  • ustalanie ról oraz uprawnień,
  • rozbudowane ustawienia powiadomień,
  • opcja samodzielnej modyfikacji,
  • dostępność na urządzeniach mobilnych.

 

W związku z realnymi oszczędnościami czasu i pieniędzy, jakie zapewniają systemy zarządzania dokumentami (Systemy DMS), stają się one coraz częściej wybieranym rozwiązaniem. Biorąc pod uwagę fakt, że digitalizacja przedsiębiorstw jest nieunikniona, warto jak najszybciej zapoznać się z narzędziami workflow, by osiągnąć przewagę konkurencyjną lub utrzymać tę wypracowaną na przestrzeni lat.

 

Zobacz inne aktualności

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Automatyzacja e-commerce dzięki LOGITO

19 września 2024
shutterstock_1203066673.jpg

Prowadzenie sklepu internetowego to ciągła walka z danymi. Stos informacji o klientach, zamówieniach, reklamacjach, przesyłkach oraz stanach magazynowych musi być idealnie uporządkowany, bo w gąszczu tylu danych nietrudno o kosztowną pomyłkę. Jak więc najlepiej poradzić sobie z tym problemem?

arrow-long-right

Automatyzacja procesów biznesowych – korzyści i wyzwania

16 sierpnia 2024
Automatyzacja procesów biznesowych – korzyści i wyzwania.webp

Automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie zyskuje na znaczeniu w dobie przemysłu 4.0. Większa efektywność operacyjna i redukcja kosztów to główne powody coraz częstszych wdrożeń systemów do automatyzacji procesów biznesowych. Skąd biorą się wątpliwości przedsiębiorców? Rozwiązanie tego typu wymaga zastosowania przemyślanej strategii wdrożeniowej. Z tego artykułu dowiesz się, co zyskasz dzięki automatyzacji procesów biznesów, oraz na jakie wyzwania warto się przygotować.

arrow-long-right

System do elektronicznego obiegu dokumentów – jak wybrać najlepszy?

19 lipca 2024
Jak wybrać system EOD?

Chcesz usprawnić i zautomatyzować procesy w swojej firmie? Zależy Ci na systemie do elektronicznego obiegu dokumentów, który będzie odpowiadał na potrzeby Twojego biznesu? Przeczytaj poniższy wpis i poznaj 6 kluczowych elementów, które pomogą Ci wybrać najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów.