Jakie wady ma EOD?

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów cieszy się w ostatnim czasie niemałą popularnością. Ten sztandarowy przykład wykorzystania nowoczesnych technologii w biznesie nie jest chwilowym i nic nieznaczącym trendem, a faktycznym przełomem w funkcjonowaniu wielu firm. Czy przełom nie jest w tym przypadku stwierdzeniem nad wyraz? Z całą pewnością nie, zwłaszcza biorąc pod uwagę to, jak jego wprowadzenie przekłada się na firmowe zyski i efektywność działań. EOD to narzędzie do sprawnego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwach o różnej wielkości i różnym charakterze działalności. Umożliwia wyeliminowanie dokumentów w wersji papierowej i wymianę na ich zdigitalizowaną, czyli elektroniczną wersję.

System do elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje tworzenie, rejestrację, indeksowanie, archiwizację i przekazywanie dokumentacji, dzięki czemu kluczowe procesy mogą zostać zautomatyzowane. Przedsiębiorstwo zyskuje szybszy i dużo sprawniejszy w porównaniu z papierowym obieg dokumentów i dostęp do danych. Do tego dochodzi również bieżący monitoring dokumentacji oraz większe bezpieczeństwo. Usprawnienie procesowania dokumentów oraz obniżenie kosztów związanych m.in. z drukiem, czy przekazywaniem papierowej dokumentacji zapewnia firmie zyski i zwiększa produktywność. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, wady i zalety nie są proporcjonalne, warto jednak poznać ewentualne minusy tego rozwiązania.

Wady elektronicznego obiegu dokumentów

Biorąc pod uwagę tak często wymieniane korzyści związane z wprowadzeniem EOD, naturalnie pojawia się również pytanie o wady elektronicznego obiegu dokumentów. Jak każde rozwiązanie, również i to może mieć pewne minusy, wiążą się one jednak w dużej mierze z podejściem do zmian i przygotowaniem do tego całego zespołu. Czy można mówić więc o wadach EOD? I tak i nie, może być on bowiem nieefektywny, ale ta nieefektywność wynika na ogół z dobrania nieodpowiedniego dostawcy systemu lub nieprzygotowania pracowników na tak dużą zmianę.

W związku z tym można spotkać się z sytuacją, w której zespół lub jego część nadal będzie funkcjonowała zgodnie ze starymi schematami i pracowała na papierowych wersjach dokumentów, nie będzie potrafiła zastosować się do wprowadzonych zmian również w zakresie m.in. archiwizacji i katalogowania dokumentów. Z kolei źle dobrany system to ryzyko niedostosowania rozwiązania do indywidualnych wymagań przedsiębiorstwa, co nie tylko nie polepszy wyników firmy, ale wzbudzi ogromną frustrację wśród całego zespołu.