Ograniczenia papierowego obiegu dokumentów – czas, dystans i koszt

Spis treści

Tradycyjny obieg dokumentów – ograniczenia

Zarządzanie dokumentacją w firmie – o czym należy pamiętać?

Tradycyjny obieg dokumentów – ograniczenia

Papierowy czy, innymi słowy, tradycyjny obieg dokumentów oznacza przekazywanie i procedowanie wszelkich faktur, umów, wniosków poszczególnym osobom w wersji papierowej. Oznacza to konieczność wydruku i fizycznego dostarczenia dokumentacji m.in. osobom decyzyjnym, kontrahentom czy pracownikom. Już na tym etapie nasuwają się potencjalne problemy związane z tego rodzaju rozwiązaniem. Kluczowymi ograniczeniami, jeżeli chodzi o papierowy obieg dokumentów w firmie, są czas, dystans i koszt.

Przede wszystkim problemy mogą dotyczyć kwestii związanych z terminami – fizyczne przekazywanie dokumentów pochłania dużo więcej czasu, niż przesyłanie ich w formie elektronicznej, dodatkowo znacząco wydłuża kolejne etapy obiegu odbywające się wewnątrz firmy, zwłaszcza że skontrolowanie tego u kogo utknął papierowy dokument, jest dużo bardziej skomplikowane, niż w przypadku pracy na egzemplarzach elektronicznych, gdy system zapisuje informacje o historii procedowanego dokumentu łącznie z uczestnikami obiegu.

Ponadto należy również zwrócić uwagę na ograniczenie, jakim jest dystans – w przypadku kontrahentów lub pracowników pracujących zdalnie przekazywanie dokumentacji papierowej jest dużo bardziej utrudnione. Nie mniej ważne są koszty, zarządzanie dokumentacją w firmie nie powinno powodować niepotrzebnych wydatków, a wręcz zapewniać ich ograniczenie. Tymczasem tradycyjny obieg jest nieefektywny również pod kątem kosztowym – należy wziąć pod uwagę zarówno nakłady na druk oraz fizyczn dostarczenie bądź przesyłanie dokumentów, jak i te związane z nieprawidłowo zagospodarowanym czasem.

Zarządzanie dokumentacją w firmie – o czym należy pamiętać?

Optymalizacja procesu obiegu dokumentów, podobnie jak w przypadku innych kluczowych procesów decyduje często o przewadze konkurencyjnej i stanowi filar rozwoju biznesu. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza że niejednokrotnie wypracowane schematy i przywiązanie do rozwiązań stosowanych od lat mogą utrudniać dostrzeżenie problemu. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, zalety stanowią kontrę dla ograniczeń formy papierowej, dobrze dobrany system EOD może zagwarantować:

• szybsze wprowadzanie, procesowanie i wyszukiwanie dokumentacji,
• przyspieszenie obsługi klientów i usprawnienie kontaktów z kontrahentami,
• niższe nakłady m.in. na wydruk, dostarczanie oraz archiwizowanie dokumentacji papierowej,
• sprawną pracę na kolejnych dokumentach, łatwe nanoszenie zmian i poprawek oraz łatwe wykrywanie błędów,
• możliwość monitorowania procedur firmowych, np. wniosków zakupów czy akceptacji kosztów,
• bezpieczeństwo danych i łatwe utrzymanie porządku w archiwum, możliwość przyznawania dostępów wybranym osobom,
• sprawne tworzenie raportów o ilości opiniowanych umów w danym kwartale, czy wystawionych faktur
• możliwość obsługi załączników,
• bieżącą kontrolę nad kolejnymi etapami obiegu łącznie z historią dokumentu o zakończonym obiegu,
• nowoczesne, bardziej przyjazne dla pracowników środowisko pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów to ogromna szansa dla firmy, ale również wyzwanie – wiele osób obawia się nowych rozwiązań i rezygnacji ze znanych schematów działania, pieczołowicie wypracowanych na przestrzeni lat.

Warto jednak rozpatrywać EOD w kontekście dobrej inwestycji, która w efekcie przyniesie szereg korzyści, by tak się jednak stało, należy postawić na dobry system. Na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Przede wszystkim nie można zapominać o tym, co jest ważne dla firmy – to system powinien być dostosowany do konkretnego biznesu, a nie odwrotnie. Warto również szczegółowo sprawdzać funkcjonalności oraz wziąć pod lupę intuicyjność obsługi – nowe narzędzie ma w końcu ułatwiać i usprawniać procesy, nie czynić je bardziej skomplikowanymi. Ponadto dobrze jest skontrolować możliwości związane z integracją z już wdrożonymi w przedsiębiorstwie rozwiązaniami – trzymanie się tych wytycznych zagwarantuje sukces w wyborze nowego systemu, a zarządzanie dokumentacją w firmie będzie pozbawione dotychczasowych ograniczeń.