Spis treści

Tradycyjny obieg dokumentów – ograniczenia

Zarządzanie dokumentacją w firmie – o czym należy pamiętać?

 

Tradycyjny obieg dokumentów – ograniczenia

Papierowy czy, innymi słowy, tradycyjny obieg dokumentów oznacza przekazywanie i procedowanie wszelkich faktur, umów, wniosków poszczególnym osobom w wersji papierowej. Oznacza to konieczność wydruku i fizycznego dostarczenia dokumentacji m.in. osobom decyzyjnym, kontrahentom czy pracownikom. Już na tym etapie nasuwają się potencjalne problemy związane z tego rodzaju rozwiązaniem. Kluczowymi ograniczeniami, jeżeli chodzi o papierowy obieg dokumentów w firmie, są czas, dystans i koszt.

Przede wszystkim problemy mogą dotyczyć kwestii związanych z terminami – fizyczne przekazywanie dokumentów pochłania dużo więcej czasu, niż przesyłanie ich w formie elektronicznej, dodatkowo znacząco wydłuża kolejne etapy obiegu odbywające się wewnątrz firmy, zwłaszcza że skontrolowanie tego u kogo utknął papierowy dokument, jest dużo bardziej skomplikowane, niż w przypadku pracy na egzemplarzach elektronicznych, gdy system zapisuje informacje o historii procedowanego dokumentu łącznie z uczestnikami obiegu.

Ponadto należy również zwrócić uwagę na ograniczenie, jakim jest dystans – w przypadku kontrahentów lub pracowników pracujących zdalnie przekazywanie dokumentacji papierowej jest dużo bardziej utrudnione. Nie mniej ważne są koszty, zarządzanie dokumentacją w firmie nie powinno powodować niepotrzebnych wydatków, a wręcz zapewniać ich ograniczenie. Tymczasem tradycyjny obieg jest nieefektywny również pod kątem kosztowym – należy wziąć pod uwagę zarówno nakłady na druk oraz fizyczn dostarczenie bądź przesyłanie dokumentów, jak i te związane z nieprawidłowo zagospodarowanym czasem.

Zarządzanie dokumentacją w firmie – o czym należy pamiętać?

Optymalizacja procesu obiegu dokumentów, podobnie jak w przypadku innych kluczowych procesów decyduje często o przewadze konkurencyjnej i stanowi filar rozwoju biznesu. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza że niejednokrotnie wypracowane schematy i przywiązanie do rozwiązań stosowanych od lat mogą utrudniać dostrzeżenie problemu. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, zalety stanowią kontrę dla ograniczeń formy papierowej, dobrze dobrany system EOD może zagwarantować:

  • szybsze wprowadzanie, procesowanie i wyszukiwanie dokumentacji,
  • przyspieszenie obsługi klientów i usprawnienie kontaktów z kontrahentami,
  • niższe nakłady m.in. na wydruk, dostarczanie oraz archiwizowanie dokumentacji papierowej,
  • sprawną pracę na kolejnych dokumentach, łatwe nanoszenie zmian i poprawek oraz łatwe wykrywanie błędów,
  • możliwość monitorowania procedur firmowych, np. wniosków zakupów czy akceptacji kosztów,
  • bezpieczeństwo danych i łatwe utrzymanie porządku w archiwum, możliwość przyznawania dostępów wybranym osobom,
  • sprawne tworzenie raportów o ilości opiniowanych umów w danym kwartale, czy wystawionych faktur
  • możliwość obsługi załączników,
  • bieżącą kontrolę nad kolejnymi etapami obiegu łącznie z historią dokumentu o zakończonym obiegu,
  • nowoczesne, bardziej przyjazne dla pracowników środowisko pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów to ogromna szansa dla firmy, ale również wyzwanie – wiele osób obawia się nowych rozwiązań i rezygnacji ze znanych schematów działania, pieczołowicie wypracowanych na przestrzeni lat.

Warto jednak rozpatrywać EOD w kontekście dobrej inwestycji, która w efekcie przyniesie szereg korzyści, by tak się jednak stało, należy postawić na dobry system. Na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Przede wszystkim nie można zapominać o tym, co jest ważne dla firmy – to system powinien być dostosowany do konkretnego biznesu, a nie odwrotnie. Warto również szczegółowo sprawdzać funkcjonalności oraz wziąć pod lupę intuicyjność obsługi – nowe narzędzie ma w końcu ułatwiać i usprawniać procesy, nie czynić je bardziej skomplikowanymi. Ponadto dobrze jest skontrolować możliwości związane z integracją z już wdrożonymi w przedsiębiorstwie rozwiązaniami – trzymanie się tych wytycznych zagwarantuje sukces w wyborze nowego systemu, a zarządzanie dokumentacją w firmie będzie pozbawione dotychczasowych ograniczeń.


Zobacz inne artykuły


Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Biznesowa 3: zarządzanie procesami, elektroniczne obiegi dokumentów, technologie IT 

28 kwietnia 2025
Źródła danych 3 sposoby na wprowadzenie faktur papierowych do systemu faktur.webp

Obecnie automatyzacja procesów, użycie AI i optymalizacja zadań są głównym tematem rozmów o nowoczesnym biznesie. Jak jednak wdrożyć je z głową i na co przede wszystkim należy zwrócić uwagę?

arrow-long-right

Wykorzystaj potencjał OCR w obiegu faktur i poznaj jego rolę

18 kwietnia 2025
Wykorzystanie OCR w elektronicznym obiegu faktur.

Usprawnienie i automatyzacja procesów biznesowych w dużej mierze opierają się na narzędziach i technologiach, które mają na celu usprawnić poszczególne zadania w tych procesach. Jednym z takich narzędzi jest Optical Character Recognition, które zyskuje na popularności zwłaszcza wśród księgowych. Czym jest OCR faktur i jakie korzyści może przynieść firmie?

arrow-long-right

Proste rozliczanie delegacji

03 kwietnia 2025
Proste rozliczanie delegacji

W dzisiejszym, szybkim tempie życia zawodowego, mobilność staje się nie tylko priorytetem dla przedstawicieli handlowych, ale także dla wielu innych pracowników, niezależnie od branży. W tym kontekście, narzędzia wspierające zarządzanie procesami delegacyjnymi, zyskują na znaczeniu.