Papierowy obieg dokumentów do lamusa! Wykorzystaj potencjał e-dokumentu i e-faktury

Spis treści

Obieg dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów firmowych

Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie

Dokumenty i sprawne zarządzanie nimi to nieodłączna część każdego biznesu, niezależnie od wielkości, czy branży. Obieg dokumentów w firmie to proces, bez którego nie może ona działać poprawnie, a tym bardziej się rozwijać. Warto zaznaczyć, że w każdym przedsiębiorstwie jego funkcjonowanie wygląda nieco inaczej. Tradycyjny obieg dokumentów w firmie polega na tym, że wszelkie faktury, wnioski, pisma i inne dokumenty przekazywane są w formie papierowej np. do osób decyzyjnych, współpracowników, czy kontrahentów.

Obecnie sporo firm decyduje się na elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów, jednak nadal istnieje spora część przedsiębiorców, którzy z pewnymi oporami podchodzą do tego rozwiązania. Co może być tego przyczyną? Bardzo dużą rolę odgrywa tutaj utarty i sprawdzający się od lat szablon działania - procedura w znanej formie, do której wszyscy są przyzwyczajeni, jest dla wielu podmiotów zadowalająca, mimo że nieidealna.

Elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów firmowych

Obieg dokumentów w firmie w formie elektronicznej polega na zastąpieniu tradycyjnych, papierowych faktur, pism, wniosków itp. ich zdigitalizowanymi odpowiednikami. Na tym jednak nie koniec – system zapewnia bowiem nie tylko ich tworzenie, ale również m.in. rejestrację, archiwizację oraz dystrybucję. Przepływ dokumentów w formie elektronicznej znajduje zastosowanie w firmach o różnej wielkości, strukturze, działających na różnych rynkach i mających różne specjalności.

Nie ulega wątpliwości, że cyfryzacja wpływa na coraz więcej obszarów funkcjonowania przedsiębiorstw i w efekcie stanowi spore usprawnienie kluczowych procesów. Właścicieli firm skłania szczególnie oszczędność czasu i kosztów, jakie zapewnia elektroniczny obieg dokumentów, a tradycyjny. Jak te parametry wyglądają w jego przypadku?

Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów?

Pytanie, co wybrać – tradycyjny, czy elektroniczny obieg dokumentów jest zupełnie naturalne, nowe technologie często początkowo wzbudzają obawy. Wiele osób nie zdaje sobie również sprawy ze skali oszczędności, które można w ten sposób osiągnąć. Przepływ dokumentów w formie papierowej wiąże się ze zdecydowanie dłuższym czasem ich dostarczania, czy wyszukiwania. Przekazywanie takich dokumentów wymaga czasu, generuje również niepotrzebne koszty związane z materiałami biurowymi, eksploatacją i serwisowaniem urządzeń, czy fizyczną wysyłką dokumentów. Papierowe dokumenty mogą się również zgubić, czy zniszczyć, a ich ochrona w tradycyjnych archiwach, generuje kolejne koszty związane m.in. z zapewnieniem odpowiedniej przestrzeni. 

Jak widać, stojąc przed wyborem - tradycyjny, czy elektroniczny obieg dokumentów – zdecydowanie wygrywa ten drugi. Oczywiście – w każdym przypadku wprowadzenie nowej technologii wiąże się z pewnymi kosztami, warto jednak pamiętać, że jest to rodzaj inwestycji, która zapewni firmie realne oszczędności zarówno pod kątem czasu, jak i finansów, a w dłuższym terminie przyczyni się do szybszego rozwoju biznesu. Zmieniające się realia współczesnego rynku pokazują, że elektroniczny obieg dokumentów będzie z coraz większą siłą wypierał tradycyjny i w efekcie papierowy obieg dokumentów przejdzie do lamusa.